eForms: Was Vergabestellen wissen müssen

Zitiervorschlag:
Witte: „eForms: Was Vergabestellen wissen müssen“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/wHSG. (Abgerufen am: Uhr)

Schon ab November dieses Jahres ist die Verwendung der sogenannten eForms auf freiwilliger Basis möglich, ab dem 25. Oktober 2023 werden sie bei EU-weiten Vergaben zur Pflicht. Was eForms sind und was ihre Einführung für die Bekanntmachung von Vergaben und Aufträgen bedeutet, erläutern wir in diesem Beitrag.

I. Was sind eForms?

eForms sind der neue offene Standard der EU für Daten, die zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen über beabsichtigte und durchgeführte Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber auf Tenders Electronic Daily (TED) des Amts für Veröffentlichungen der EU zukünftig verwendet werden müssen.

Mit eForms verabschiedet sich die EU endgültig von einer Darstellung der zu veröffentlichenden Daten in Form von Formularen und stellt auf eine rein technische Beschreibung der zu übermittelnden Informationen im Rahmen EU-weiter Bekanntmachungen ab.

Die Europäische Union beschreibt eForms als „das Herzstück der digitalen Transformation der öffentlichen Auftragsvergabe in der EU“. Durch die Verwendung eines gemeinsamen Standards und einer gemeinsamen Terminologie könnten sie die Qualität und Analyse von Daten erheblich verbessern und von entscheidender Bedeutung sein für die die digitale Transformation des öffentlichen Beschaffungswesens und das bessere Funktionieren der öffentlichen Beschaffungssysteme.

II. Auf welcher Rechtsgrundlage werden eForms eingeführt?

Rechtsgrundlage für diese eForms ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission vom 23. September 2019.

Sie ersetzt die Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986, durch die die Standardformulare im TED-Meldesystem des Amts für Veröffentlichungen der EU zur Referenz für Bekanntmachungen in Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte festgelegt wurden.

III. Welcher Zweck wird mit eForms verfolgt?

Wie die EU-Kommission im eForms Policy Implementation Handbook schreibt, sollen eForms Wirtschaftsteilnehmern die Möglichkeit geben, relevante Bekanntmachungen zu finden, den Verwaltungsaufwand für Käufer verringern, die Fähigkeit der Regierungen verbessern, datengestützte Entscheidungen über öffentliche Ausgaben zu treffen und die Transparenz gegenüber den Bürgern erhöhen.

Vereinfacht ausgedrückt, sollen also über die Bekanntmachungen nicht nur mehr Daten, sondern diese zudem in besseren “Qualitäten“ im Hinblick auf eine strukturierte Weiterverarbeitung, erhoben werden.

IV. Wie verläuft die Umsetzung von eForms in Deutschland?

Die EU betont, dass die eForms-Durchführungsverordnung kein Gesetz „von der Stange“ darstellt. Vielmehr seien die Entscheidungsträger im öffentlichen Beschaffungswesen angehalten, gemeinsam mit Interessenvertretern den nationalen Ansatz für die verschiedenen Aspekte von eForms festzulegen. Anschließend werden eForms in nationale eProcurement-Systeme implementiert.

In Deutschland wird dieser nationale Anpassungsprozess seit Herbst 2019 im Auftrag des IT-Planungsrates von einer Bund-Länder-Kooperation aktuell bestehend aus Vertretern des Bundes, der freien Hansestadt Bremen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz vollzogen.

Eingebunden sind als zentrale Akteure die Föderale IT-Kooperation (FITKO) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Nach dem geplanten Betriebskonzept zu XStandards Einkauf (XSE) ist eForms-DE neben bereits etablierten Standards wie XRechnung als Bestandteil der XStandard-Familie vorgesehen und durch ein eigenes Expertengremium vertreten.

V. Was passiert während des Anpassungsprozesses?

eForms können vor ihrer Verwendung auf den einzelstaatlichen Bedarf zugeschnitten werden. Das heißt, sie sind keine Rechtsvorschriften, die die politischen Entscheidungsträger den IT-Abteilungen zur Umsetzung überlassen müssen. Stattdessen sollen die Entscheidungsträger der Beschaffungspolitik alle Beteiligten an einen Tisch bringen und entscheiden, wie die verschiedenen Merkmale von eForms umgesetzt werden sollen.

Der Anpassungsprozess erfordert Entscheidungen zu Fragen wie

  • Sollen eFormulare unterhalb der Schwellenwerte verwendet werden?
  • Sollen Bekanntmachungen für Verträge auf der Grundlage von Rahmenvereinbarungen veröffentlicht werden?
  • Gibt es Arten von Bekanntmachungen, die wir nicht brauchen?
  • Welche optionalen Felder sollen obligatorisch werden?
  • Welche optionalen Felder sollen überhaupt nicht verwendet werden?
  • Werden die Nutzer zwischen den IT-Lösungen wählen können, die zum Ausfüllen der eFormulare verwendet werden?
  • Brauchen wir eine nationale Plattform für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen oder ist TED ausreichend?

Die letzte Frage soll mit der Ankündigung eines deutschen Bekanntmachungsservices bereits beantwortet; mit ihm sollen überdies auch optionale Felder und insbesondere solche zu strategischen Vergabekriterien obligatorisch werden. Den Bekanntmachungsservice (BKMS) haben wir in einem weiteren Beitrag erläutert.

VI. Was heißt das konkret für Vergabestellen?

Für Vergabestellen könnte dies bedeuten, dass der Umfang der Daten und insbesondere die in der Bekanntmachung pflichtig anzugebenden Informationen eher zunehmen werden.

VII. Wann werden eForms pflichtig?

Ab dem 25. Oktober 2023 ist die Verwendung von eForms obligatorisch, und das Amt für Veröffentlichungen wird nur noch eForms-Bekanntmachungen akzeptieren. Auf dem TED-Portal werden die bis zum 24. Oktober 2023 eingegangenen Bekanntmachungen nach dem TED-Schema weiterhin angezeigt.

Bereits ab dem 14. November 2022 ist die Nutzung von eForms durch öffentliche Auftraggeber und Auftraggeber fakultativ und das Amt für Veröffentlichungen wird sowohl die aktuellen TED-Schema-Bekanntmachungen als auch die neuen eForms-Bekanntmachungen akzeptieren. Auf dem TED-Portal werden sowohl die aktuellen TED-Schemata als auch die eForms-Bekanntmachungen angezeigt.

VIII. Was bedeutet das für Nutzer von Lösungen auf Basis der cosinex-Technologie?

Die neuen eForms machen in technischer Hinsicht eine Vielzahl von Änderungen im Bereich der Strukturen der Datenerfassung und deren Verarbeitung erforderlich. Von diesen Änderungen werden Nutzer unserer Lösungen aber nur relativ wenig mitbekommen; im besten Fall nur insoweit, als dass sich einige zu erfassende Angaben bei EU-weiten Vergabeverfahren entsprechend der neuen Vorgaben ändern werden.

Auch die Übermittlung an die EU wird unverändert medienbruchfrei erfolgen. Ob wie bislang direkt oder zukünftig über zentrale Infrastrukturkomponenten des Bundes, befindet sich in der Abstimmung.

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IX. Weitere Informationen

Titelbild: Gerd Altmann – Pixabay 

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