cosinex VMS in der Version 10.1 mit vielen neuen Funktionen

Zitiervorschlag:
Vielhaber: „cosinex VMS in der Version 10.1 mit vielen neuen Funktionen“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/4q55. (Abgerufen am: Uhr)

Nach dem Major Release VMS 10 bleibt die Weiterentwicklung des cosinex Vergabemanagementsystems selbstverständlich nicht stehen. Mit der Version 10.1 liefern wir eine Reihe neuer Funktionen wie die Anzeige ausstehender Genehmigungen, die Serienarchivierung von Vergabeakten und die Abbildung freiberuflicher Leistungen.

Serienarchivierung

Die Archivierung einer Vergabeakte schließt zum einen das Vergabeverfahren auch gegen weitere Einträge oder Ergänzungen dauerhaft ab, zum anderen kann der Abschluss auch den Zeitpunkt der Übermittlung einer Vergabeakte an ein angeschlossenes Dokumentenmanagement– oder Archivsystem markieren. Je nach angebundenem Drittsystem müssen hierzu individuelle Parameter eingegeben werden, weshalb die Archivierung einer Vergabeakte im Regelfall einzeln erfolgt.

Wird die SFTP-Archivierungsschnittstelle des VMS-Connectors genutzt, so steht nun auch die Möglichkeit einer Serienarchivierung bereit. Es können also alle abgeschlossenen Vergabeakten vor einem zu bestimmenden Zeitraum auf einmal archiviert werden. Dies spart besonders dann Zeit, wenn die Archivierung vieler Vergabeakten nachgeholt werden soll. Die Einzelarchivierung aus der Vergabeakte heraus bleibt natürlich weiterhin möglich.

Parametereingabe für die Serienarchivierung mit SFTP-Schnittstelle

Die Serienarchivierung ist Nutzern mit der besonderen Rolle „Archivierungsverantwortlicher“ vorbehalten, die in der Standardausprägung nicht auswählbar ist. Sie muss also in aller Regel in der mandantenspezifischen Rollenkonfiguration der Organisation konfiguriert werden.

Berücksichtigt werden bei der Serienarchivierung Vergabeakten, die über folgende Eigenschaften kumulativ verfügen:

  • Die Akte befindet sich im Status „Zuschlag abgeschlossen“ oder „Aufgehoben“ und
  • die Akte ist vor der Archivierungsfrist in diesen Status übergegangen und
  • die Akte ist noch nicht vollständig archiviert und
  • die Akte hat keinen offenen Bearbeitungsstatus in Menüpunkten, die noch bearbeitet werden könnten (z. B. Vergabestatistik, Ex-post, Synchronisierung) und
  • die Akte wurde nicht explizit von der Serienarchivierung ausgenommen.

Soll eine einzelne Akte von der Archivierung ausgenommen werden, so ist diese Eigenschaft innerhalb der Vergabeakte unter dem Menüpunkt „Archivierung“ einzustellen. Hier können Teammitglieder Vergabeakten von einer versehentlichen Archivierung ausschließen.

Eine Vergabeakte von der Archivierung ausschließen

Anzeige ausstehender Genehmigungen auf der Startseite

Mit dem VMS 10.1 verbessern wir die Kommunikation anstehender Genehmigungen von Vergabeakten. Wird ein Anwender zur Mitzeichnung (Genehmigung) explizit aufgefordert, so erhält er eine Benachrichtigung per E-Mail und sieht zusätzlich in seiner Aufgabenliste auf der Startseite einen Eintrag der betreffenden Vergabeakte. Eine Hervorhebung durch die Anzahl an Vergabeakten im Reiter „Genehmigungen“ weist auf diese offenen Aufgaben hin.

Weiterhin ist der Nutzer auch zur Erteilung einer Genehmigung berechtigt, zu der er nicht explizit ausgewählt wurde, wenn er über die entsprechende Rolle verfügt und Teil des Vergabeakten-Teams ist. Auf diese Weise können Stellvertretungen bei der Mitzeichnung realisiert werden.

Zum Erhalt eines Gesamtüberblicks aller ausstehenden Genehmigungsentscheidungen wurde die Aufgabenliste „Genehmigung“ auf alle Vergabeakten erweitert, in denen der angemeldete Nutzer über seine Rolle zur Entscheidung berechtigt ist.

Alle ausstehenden Genehmigungen in der Aufgabenliste der Startseite, zu denen der angemeldete Benutzer berechtigt ist

In der Liste werden diejenigen Vergabeakten zuerst aufgeführt, in denen der angemeldete Nutzer explizit ausgewählt wurde. Nur diese werden auch für die Zählung berücksichtigt und optisch hervorgehoben. Darunter erscheinen die Vergabeakten, in denen er zur Genehmigungsentscheidung berechtigt ist, jedoch nicht explizit ausgewählt wurde.

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Abbildung freiberuflicher Leistungen nach UVgO und VgV

Eine Ausschreibung freiberuflicher Leistungen erfolgt nach der Unterschwellenvergabeordnung (§ 50 UVgO) beziehungsweise nach der Vergabeverordnung (§ 5 VgV). Es handelt sich hierbei um eine besondere Form der Dienstleistung. Als „Art des Auftrags“ konnte bisher im Verfahrensassistent in den Vergabeordnungen UVgO und VgV auch nur „Dienstleistung“ ausgewählt werden. Die explizite Auswahl „freiberuflich“ war hingegen nur nach der Auswahl „Sonstige“ als Vergabeordnung möglich. Dies ändert sich mit der VMS-Version 10.1. Sowohl unter der Vergabeordnung UVgO, als auch VgV ist die explizite Auswahl „freiberuflich“ möglich, um diese Vergabeverfahren von anderen Dienstleistungen abzugrenzen.

Neue Option „Freiberuflich“ unter VgV/UVgO im Verfahrensassistenten

In weiten Teilen werden solche Vergabeverfahren ähnlich der herkömmlichen Dienstleistungsausschreibung durchgeführt. Es gibt Schnittstellen, die als „Art des Auftrags“ die Option „Freiberuflich“ nicht unterstützten, wie etwa die Schnittstelle zum Amt für Veröffentlichungen der EU (OJS-Schnittstelle). In diesen Fällen überträgt das VMS bei freiberuflichen Vergabeakten die Eigenschaft „Dienstleistung“ zum angebundenen Drittsystem.

Nebenangebote sind bei Ausschreibungen freiberuflicher Leistungen im Regelfall nicht zugelassen. Das Feld „Sind Nebenangebote zugelassen?“ im Bereich Angebote wird daher mit „Nein“ vorbelegt. Sollte es auf „Ja“ geändert werden, muss eine Begründung eingegeben werden. Diese Pflichtangabe ist nur bei Ausschreibungen freiberuflicher Leistungen vorzunehmen. Im herkömmlichen Dienstleistungsbereich ist diese Pflichtangabe – wie auch im Liefer- und Baubereich – nicht vorgesehen.

Bedingte Pflichtigkeit einer Begründung für die Zulassung von Nebenangeboten in Ausschreibungen freiberuflicher Leistungen

Ausblenden von Verfahrensarten

Systemadministratoren des Vergabemanagementsystems werden mit der neuen Version 10.1 in die Lage versetzt, je Mandant vorgeben zu können, welche Vergabeordnung und welche konkreten Verfahrensarten durch die Nutzer des VMS ausgewählt werden können. Diese Einschränkung hilft dabei, organisatorische Vorgaben einzuhalten und sie vereinfacht den Nutzeralltag, da die Auswahl einer falschen Verfahrensart weitreichende Auswirkungen haben kann.

Konfigurationsmöglichkeiten auf Mandantenebene im Systemadministrationsbereich

Ausblenden von Wertungsmethoden

Mit der Version 10.1 des Vergabemanagementsystems sind die ohnehin schon umfangreichen Wertungsmethoden zur Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebots noch weiter ergänzt worden.

Um auch hier organisatorische Vorgaben abbilden zu können und um Benutzern die Auswahl des Vergabeverfahrens zu erleichtern, kann ab der Version 10.1 das Angebot der zur Verfügung stehenden Wertungsmethoden je Mandant eingeschränkt werden. Dabei können Wertungsmethoden vollständig oder unter bestimmten Bedingungen von der Auswahl durch den Nutzer ausgeblendet werden. Bedingungen dafür, welche Methoden angeboten werden, können die unterschiedlichen Verfahrensarten oder die Auswahl sein, ob es sich um nationale oder EU-weite Vergaben handelt.

Auswahl aus allen Wertungsmethoden in einer Vergabeakte

Weitere Informationen

Die Bereitstellung der neuen Version erfolgt ab KW 41.

Die vollständige Release-Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.

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