Vergabeakten finden statt suchen: Filterfunktionen im BMS

Mit zunehmender Zentralisierung der Vergabestellen wird immer häufiger eine Vielzahl von Beschaffungsverfahren zeitgleich durchgeführt. Um den Überblick zu behalten und um eindeutige Verfahrenszuständigkeiten zu dokumentieren, bieten wir Nutzern unseres Beschaffungsmanagementsystems (BMS) mit der optionalen Funktion der „Aktenverantwortlichkeit“ eine entsprechende Lösung.

Abhängig vom individuell hinterlegten Rollen- und Rechte-Konzept sowie der Art der Nutzung der Team-Funktion kann es vorkommen, dass auf der Startseite des Beschaffungsmanagementsystems eine Vielzahl von Vergabeakten im Bereich der Termine/Fristen oder in der Aufgabenliste angezeigt wird.

Hier bietet sich die Nutzung der sog. „Aktenverantwortlichkeit“ an. Diese kann in jeder elektronischen Vergabeakte im BMS einem oder mehreren Team-Mitgliedern erteilt werden. Ein Filter direkt auf der Startseite erlaubt es dann, dass nur die Akten angezeigt werden, für die der jeweilige Nutzer als „Aktenverantwortlicher“ festgelegt wurde.

• Der eigene Name zeigt auf der Startseite ausschließlich die Akte an, für die man selbst als Aktenverantwortlicher der jeweiligen Akte eingetragen ist. Das ist unter anderem für die Konzentration auf die Termine und Aufgaben sinnvoll, für die man zuständig ist.
• „Akten ohne Aktenverantwortlichkeit“: zeigt auf der Startseite nur die Akten an, in denen niemand als Aktenverantwortlicher angegeben wurde. Bei Nutzung der Funktion lässt sich so etwa frühzeitig erkennen, welche Termine und Aufgaben übersehen werden könnten, weil noch keine eindeutige Zuständigkeit für die entsprechende Akte vergeben wurde.
• Der Name einer Kollegin oder eines Kollegen zeigt Akten an, für die eine bestimmte Person als Aktenverantwortlicher ausgewählt ist – sinnvoll etwa, wenn ein Kollege vorübergehend abwesend ist und daher vertreten werden muss.
• Die Auswahlmöglichkeit „Kein Filter“ zeigt auf der Startseite alle Akten an.

Grundsätzlich werden nur solche Vergabeakten angezeigt, in denen man selbst mitarbeitet bzw. dem Team der Akte zugewiesen wurde oder die man aufgrund eines mandanten- oder benutzergruppenweiten Aktenzugriffsrechtes sehen und bearbeiten darf. Der Filter nach Aktenverantwortlichkeit kann die Ergebnisse in den angezeigten Listen nur reduzieren, er erweitert sie nicht.

Nicht gefiltert werden die Liste der zuletzt geöffneten Akten und die persönlichen Aufgabenlisten „Erinnerungen“ und „Genehmigungen“ sowie dringende Meldungen im Reiter „Hinweise“, der nur bei Bedarf eingeblendet wird.

Für die Filterung stehen nur Nutzer zur Auswahl, die über eine Aktenverantwortlichkeit verfügen. Der erste Auswahl-Eintrag ist der eigene, wenn man über eine Aktenverantwortlichkeit verfügt. Danach folgen die Aktenverantwortlichen der eigenen Benutzergruppe, dann die restlichen Aktenverantwortlichen. Bei einer langen Auswahlliste lässt sich der gesuchte Eintrag durch Schreiben des Nachnamens in das Suchfeld schneller finden.

Titelbild: Rabie Madaci – Unsplash