Die Auswahl der richtigen CPV-Codes hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie viele potenzielle Bieter über eine Bekanntmachung erreicht werden. Eine Umfrage im Rahmen des diesjährigen Vergabesymposiums gibt einen Stand und zeigt Verbesserungspotenzial auf.
Für die Klassifizierung der Auftragsgegenstände EU-weiter Ausschreibungen dient das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (Common Procurement Vocabulary). Entsprechenden Codes sind Liefer- wie Dienstleistungen (einschließlich Bau) eindeutig zugewiesen. Bei jedem Auftrag sind die für diesen einschlägigen Codes durch die Vergabestelle obligatorisch bekannt zugeben.
Potenziellen Bietern ermöglicht die Klassifizierung umgekehrt die Recherche von für sie interessanten Aufträgen. Da die Bedeutung von CPV-Codes in der Praxis häufig unterschätzt wird, haben wir im Rahmen des Vergabesymposiums eine Umfrage zur Anwendung durchgeführt.
Wie viele CPV-Codes werden durchschnittlich ausgewählt?
Im Rahmen des Vergabe-Symposiums wurde den Teilnehmern neben einer Reihe anderer Fragen rund um die Themen Beschaffung und Vergaberecht, die wir für Sie in einem gesonderten Blog-Beitrag aufbereitet haben, folgende Frage zur Verwendung des CPV-Codes gestellt:
1. Wie viele CPV-Codes wählen Sie durchschnittlich pro Bekanntmachung aus?
62 Prozent der Teilnehmer antworteten, sie würden einen bis drei CPV-Codes angeben. 20 Prozent gaben an, drei bis fünf CPV-Codes zu benutzen und nur 6 Prozent versehen ihre Bekanntmachung mit mehr als fünf CPV-Codes.
Aus welchen Kategorien wird ausgewählt?
Die zweite Frage zur Benutzung des CPV-Codes im Rahmen der Umfrage lautete:
2. Aus welcher Kategorie wählen Sie die CPV-Codes hauptsächlich aus?
Hintergrund dieser Frage ist, dass dem CPV-Code eine Baumstruktur aus maximal neun Ziffern zugrunde liegt, denen jeweils eine Bezeichnung zugeordnet ist, die den Auftragsgegenstand beschreibt. Der CPV- Code ist unterteilt in sogenannte:
- Abteilungen, die durch die beiden ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden,
- Gruppen, die durch die drei ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden,
- Klassen, die durch die vier ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden,
- Kategorien, die durch die fünf ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden.
Jede der drei letzten Ziffern eines Codes entspricht einer weiteren Präzisierung innerhalb der einzelnen Kategorien. Eine neunte Ziffer dient zur Überprüfung der vorstehenden Ziffern (sogenannte „Prüfziffer“).
Am besten finden öffentliche Auftraggeber und Bewerber zueinander, wenn erstere den einschlägigen und bestmöglich präzisen CPV-Code (also im Sinne einer „tiefen“ Einsortierung in der Baumstruktur) für die Klassifizierung ihrer Bekanntmachung verwenden und Bewerber auf der anderen Seite denselben (oder übergeordneten) Code bei der Suche nach Bekanntmachungen verwenden. Nur so können potenzielle Bieter die für sie relevanten Ausschreibungen identifizieren.
45 Prozent der Befragten gaben an (überwiegend) den CPV-Code der Hauptkategorie zu verwenden, also der Abteilung und damit der höchsten Ebene des CPV-Baums. Knapp die Hälfte (49 Prozent) gaben an, sich um die präziseren Codes aus den Unterkategorien (Gruppe, Klassen) zu bemühen. 6 Prozent der Teilnehmer achten nicht auf die Kategorien, sondern orientieren sich an den Suchergebnissen einer Volltextsuche über den CPV-Code, wie ihn unter anderem die Suchmaschine CPVCode.de bietet.
Sehr geehrte Frau Dr. Kuljanin,
vielen Dank für die interessante Umfrage.
Da ich für Bieter nach potentiellen Ausschreibungen recherchiere, ärgere ich mich oft über die vergebenen CPV-Codes.
Die Verwendung sehr allgemeiner CPV-Codes aus den Hauptkategorien (45 %) erschwert eine Suche für Bewerber enorm, denn es möchte niemand eine Vielzahl von irrelevanten Bekanntmachungen lesen. Dazu kommt, dass die Zahl der Veröffentlichungen seit letztem Jahr pro Woche sehr schwankt und freitags häufig über 5000 Ausschreibungen veröffentlicht werden. Damit ist die Anzahl der Suchergebnisse sowieso schon sehr hoch und mit einem unpräzisen CPV-Code noch höher.
Ein besonders drastisches Beispiel für einen falschen CPV-Code und die Nichtbeachtung der Hierarchie hatte ich vor einigen Jahren, als Eisenbahnschienen ausgeschrieben werden sollten und der CPV-Code 33141760 aus der Hauptkategorie 33000000 Medizinische Ausrüstungen verwendet wurde.
Es bleibt zu wünschen, dass sich noch mehr ausschreibende Stellen mit der Baumstruktur des CPV-Codes auseinandersetzen um mögliche Unterkategorien zu identifizieren. Auch die Vergabe mehrerer Codes erleichtert das Auffinden relevanter Ausschreibungen.
Viele Grüße sendet
Evelin Reklies
INFOBROKER Jena