VMS 10: Die neuen Wertungsmethoden

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Vielhaber: „VMS 10: Die neuen Wertungsmethoden“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/huq5. (Abgerufen am: Uhr)

Das VMS 10 führt viele neue Funktionen ein.Mit dem cosinex Vergabemanagementsystem in der Version 10 profitieren Nutzer von einer Vielzahl neuer Funktionen, die wir in einer Artikelserie vorstellen. In der Fortsetzung des Artikels zur Leistungsbewertung stellen wir die neuen Wertungsmethoden vor.

Bisher erschienen

I. Bewerten nach Erfüllungsgraden

Für manchen Bieter, aber auch für Mitarbeiter der Vergabestellen, ist die Bewertung mit Punkten oft zu abstrakt, denn was sagt es schon aus, wenn ein Angebot in einem Kriterium 4 von 10 Bewertungspunkten erhalten soll? Ist es wirklich gleichwertig mit einem anderen Angebot, das zeitlich viel später ebenfalls 4 von 10 Bewertungspunkten in diesem Kriterium erhalten hat?

Hier können „Erfüllungsgrade“ für eine präzise und transparente Bewertung sorgen. Dabei legt die Vergabestelle bereits in der Vorbereitung des Vergabeverfahrens fest, für welche Eigenschaften welche Bewertungspunktzahl zu vergeben ist. Diese Erfüllungsgrade lassen sich je Einzelkriterium spezifisch festlegen.

Für den Nutzer in der Angebotswertung wird es später sehr hilfreich sein, denn er muss die Bewertungspunkte nicht mehr direkt vergeben, sondern erhält eine Auswahl dieser Erfüllungsgrade und kann damit präzise und gerecht bewerten. Es lassen sich bis zu 10 Erfüllungsgrade je Kriterium festlegen.

Festlegung von Erfüllungsgraden

Festlegung von Erfüllungsgraden in der Vorbereitung der Verfahrensangaben

Bewertung des Angebots

Bewertung des Angebots durch die Vergabestelle in dem Kriterium mit den Erfüllungsgraden

Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit der Nutzung dieser Erfüllungsgrade als „Antwortoptionen für Bieter“. Wird in diesem Feld die Eigenschaft „Auswahl einer aus mehreren Optionen“ ausgewählt, dann wird der Bieter später im „Fragebogen zur Leistungsbewertung“ den Erfüllungsgrad selbst auswählen. Nach Einlesen der Vergabeunterlage in der Angebotswertung ist der zutreffende Erfüllungsgrad und damit die Bewertungspunktzahl bereits ausgewählt.

Antwortoptionen für Bieter in den Verfahrensangaben

Festlegung von Erfüllungsgraden und Antwortoptionen für Bieter in den Verfahrensangaben

II. Bewerten nach linearer Interpolation abhängig vom besten Angebot

Es gibt Kriterien, bei denen die zu erwartende Leistung nicht genau bekannt ist. Denn die Festlegung der Kriterien erfolgt zu einem frühen Zeitpunkt, bevor das Vergabeverfahren veröffentlicht wird und damit ohne ein Angebot eines Bieters. Die Vergabestelle möchte aber die beste Leistung haben und kann deshalb die Bewertungspunktevergabe davon abhängig machen, welche Leistung insgesamt von allen Bietern geliefert wird. Die Ausprägung des Kriteriums ist in dem Fall auf „Mit linearer Interpolation“ zu stellen.

Maßgeblich für die Bewertung ist dann ein Messwert in einer festgelegten Einheit. Das Angebot mit dem besten Messwert erhält in diesem Kriterium die 10 Bewertungspunkte. Durch die Festlegung eines Schwankungsbereichs in Prozent um diesen besten Messwert herum werden alle anderen Angebote innerhalb des Schwankungsbereichs auf die Bewertungspunkte zwischen 10 und 0 interpoliert. Messwerte außerhalb des Schwankungsbereichs führen zu 0 Bewertungspunkten in dem Kriterium.

Die resultierende Bewertungspunktzahl wird in der Angebotswertung angezeigt, sie kann sich aber nach Bewertung anderer Angebote ändern, denn maßgeblich ist immer das beste Angebot, das erst nach Bewertung aller Angebote endgültig feststeht.

Festlegung einer linearen Interpolation

Beispiel für die Festlegung einer linearen Interpolation: Die Motorleistung eines Kraftfahrzeugs

Bewertung eines Kriteriums mit linearer Interpolation

Bewertung eines Kriteriums mit linearer Interpolation durch Eingabe des Messwertes

Auch bei diesem Kriterientyp besteht die Möglichkeit, die Antwortoption für Bieter festzulegen: Mit „Zahl“ gibt der Bieter im „Fragebogen zur Leistungsbewertung“ direkt den Messwert ein. Nach Einlesen der Vergabeunterlage errechnet das VMS die vorübergehende Bewertungspunktzahl und zeigt diese an. Auch in diesem Fall kann sich die Bewertungspunktzahl noch einmal ändern, solange noch weitere Angebote gewertet werden müssen, da der beste Messwert maßgeblich ist für die Bewertungspunktevergabe.

Antwortoption "Zahl" in den Verfahrensangaben

Festlegung von linearer Interpolation und der Antwortoption „Zahl“ in den Verfahrensangaben

Bei einem Kriterium mit linearer Interpolation ist die Festlegung einer Mindestanforderung auf den Messwert möglich. Eine Mindestanforderung errechneter Bewertungspunkte ist hingegen nicht möglich, weil deren Erfüllung im Vorfeld der Angebotsabgabe für den Bieter nicht erkennbar sein würde.

III. Das Ausschlusskriterium mit direkter Antwortoption

Auch bei einem Ausschlusskriterium kann die Vergabestelle festlegen, dass der Bieter zu dem Kriterium anstelle eines Textes die direkte Antwort eintragen muss, unabhängig davon, ob das Kriterium erfüllt wird. Hierzu ist als Antwortoption für Bieter die Eigenschaft „Auswahl einer aus mehreren Optionen“ auszuwählen.

Die Bezeichnungen für Erfüllung und Nichterfüllung können ebenso festgelegt werden, sie sind zunächst mit „Erfüllt“ und „Nicht erfüllt“ vorbelegt, können aber für jedes Ausschlusskriterium individuell geändert werden (zum Beispiel in „Ja“ oder „Nein“). Der Bieter erhält genau diese Bezeichnungen als Antwortoptionen in der Excel-Vergabeunterlage und gibt damit selbst an, ob er das Kriterium erfüllt oder nicht. Dies wird später in der Angebotswertung eingelesen.

Festlegung der Auswahl aus mehreren Optionen bei einem Ausschlusskriterium

Festlegung der Auswahl aus mehreren Optionen bei einem Ausschlusskriterium

IV. Bewertung eines Angebots in allen Kriterien

Bei vielen Kriterien und wenigen Angeboten kann es sinnvoll sein, jedes Angebot vollständig zu bewerten, bevor man zum nächsten übergeht. Spezielle Eigenschaften von Einzelkriterien verhindern dabei sich im Laufe der Wertung verschiebende Bewertungsmaßstäbe. Erfüllungsgrade und lineare Interpolation unterstützen bei der die Bewertung eines jeden Angebotes nach gleichen Voraussetzungen.

Antwortoptionen für Bieter können darüber hinaus zu einer Automatisierung führen, die keine Ungenauigkeit bei der resultierenden Bewertungspunktevergabe zulässt. Hier spielt die Verständlichkeit der in der Wertung einzugebenden Werte und daraus resultierenden Ergebnisse eine große Rolle. Deshalb wurde die Darstellung der Kriterienbewertung grundlegend geändert und übersichtlicher gestaltet.

Bei den Angaben des Bieters handelt es sich um die Eingaben aus dem oben beschriebenen Excel-Fragebogen, beziehungsweise eine vom Nutzer des VMS stellvertretend eingegebene Angabe aus anderen Quellen des Bieters (etwa ein von ihm gesondert beigefügtes Dokument).

Die Angaben der Vergabestelle sind eine Reaktion darauf. Hat der Bieter beispielsweise zu einem Kriterium eine Antwort in Form eines Textes eingeben müssen, kann die Vergabestelle während der Wertung den daraus resultierenden Wert eintragen oder direkt die Bewertungspunkte vergeben.

Die Automatische Bewertung basiert auf Logiken des VMS auf Basis der eingelesenen oder manuell eingetragenen Bieterantwort, zum Beispiel der berechneten interpolierten Wertungspunktzahl nach Angabe eines Messwertes.

Bewertung eines Angebotes in allen Kriterien

Bewertung eines Angebotes in allen Kriterien

V. Vergleichswertung eines Einzelkriteriums

Im Fall vieler Angebote und vor allem bei Verwendung der Standardausprägung eines Kriteriums, in der eine Bewertungspunktzahl von der Vergabestelle einzugeben ist, eignet sich die Vergleichsansicht zu einem Einzelkriterium. Zu diesem Kriterium werden die Bewertungspunktzahlen in den nebeneinander dargestellten Bieterantworten gemeinsam vergeben.

So kann eine in diesem Kriterium beste Leistung mit 10 und eine schlechtere mit entsprechend weniger Punkten im direkten Vergleich bewertet werden. Durch Navigationsschaltflächen kann anschließend im Kriterienbaum vor- und zurücknavigiert werden, um den Vorgang für die anderen Kriterien zu wiederholen.

Bewertung mehrerer Angebote nebeneinander in einem Kriterium

Bewertung mehrerer Angebote nebeneinander in einem Kriterium

VI. Optimierte Wertungsmatrix

Die Wertungsmatrix zeigt eine Zusammenfassung der Angebotswertung im vollständigen Vergleich aller Angebote. Die jeweils beste Leistung wird grün, die schlechteste rot hervorgehoben und die Reihenfolge der Angebote richtet sich nach der Kennzahl der Wertung und des Preises. Die Darstellung der Details in dieser möglicherweise sehr großen Tabelle ist nun übersichtlicher und klarer gestaltet worden.

  • Wertungskriterium/Gewichtung: Zu jedem Wertungskriterium wird die Gewichtungspunktzahl angezeigt. Sie wird immer nach dem „Top-Down“-Ansatz angezeigt, also einer im gesamten Kriterienbaum verteilten Gewichtung von 1.000 Punkten. So ist jedes Kriterium unabhängig von seiner Ebene mit jedem anderen Kriterium direkt vergleichbar.
  • Spanne: Die Spanne zeigt an, in welchem Bereich die Leistungspunktzahl eines Kriteriums liegen muss. Es handelt sich dabei um die Multiplikation aus Bewertungs- und Gewichtungspunktzahl.
  • Angebote: Je Angebot und Kriterium werden angezeigt:
    • Die Bewertungspunktzahl, multipliziert
    • mit der Gewichtungspunktzahl und
    • die aus diesem Produkt resultierende Leistungspunktzahl.

VII. Schulungen und Webinare

Zur Einführung der VMS-Version 10 bieten wir kostenfreie Webinare an. Schwerpunkt der ersten Webinare ist die Vorstellung der neuen Funktionen im Bereich Kriterienkataloge.

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VIII. Fortsetzung folgt

Unsere Beitragsreihe zum VMS 10 ist längst nicht abgeschlossen. Abonnieren Sie am besten gleich unseren Benachrichtigungsdienst. So erhalten Sie zu jedem neuen Beitrag eine E-Mail direkt ins Postfach. Jetzt anmelden »

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