Leistungsbewertung im BMS

Das cosinex Beschaffungsmanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

Unterstützte Wertungsmethoden

Das BMS unterstützt die folgenden Wertungsmethoden:

• Niedrigster Preis (mit Ausschlusskriterien)
• Gewichtete Richtwertmethode – Referenzwert
• Niedrigster Preis (ohne Kriterien
• Preis-Quotient-Methode
• Bestangebots-Quotienten-Methode
• Gewichtete Richtwertmethode – Median
• Einfache Richtwertmethode
• Erweiterte Richtwertmethode
• Preis als Kriterium

Selbstverständlich können Bewertungen auch mit anderen, individuellen Wertungsmethoden durchgeführt werden. Hierzu kann die Wertung außerhalb des BMS stattfinden und die Wertungskennzahlen können innerhalb des BMS zur Rangfolgenbildung eingetragen werden.

Mit dem BMS ab der Version 10 haben wir den Bereich „Wertung“ der Verfahrensangaben komplett überarbeitet. Die neue, nutzerfreundliche Eingabeoberfläche ist ebenfalls in den Detailangaben zu Losen zu finden, sofern losweise Wertungsmethoden definiert werden.

Im ersten Schritt ist die Wertungsmethode auszuwählen. Hierzu gibt es zunächst nur eine einzige Auswahl sämtlicher vom BMS unterstützter Wertungsmethoden. Zusätzliche Felder mit methodenspezifischen Parametern werden erst eingeblendet, wenn die vorausgesetzte Wertungsmethode ausgewählt wurde. Auch der zweite Reiter „Leistungskriterien“ erscheint erst, wenn eine Wertungsmethode ausgewählt wurde, zu der Kriterien bestimmt werden müssen.

Unter dem Reiter „Leistungskriterien“ ist dann die Entscheidung zu treffen, ob die Kriterien hier direkt zusammengestellt werden sollen, oder ob ein Katalog aus dem Bereich „Kriterienkataloge“ ausgewählt und verknüpft werden soll.

Excel-Fragebögen für Bewerber und Bieter als Vergabeunterlagen

Die bisher unter der Bezeichnung „Zuschlagskriterien.xlsx“ bekannte Vergabeunterlage (im Excel-Format) wurde umbenannt in „Fragebogen zur Leistungsbewertung.xlsx“. Hierdurch wird zum einen ihr Zweck deutlicher, zum anderen lässt sie sich so besser von der neuen Vergabeunterlage „Fragebogen zur Eignungsprüfung.xlsx“ unterscheiden.

Beide Vergabeunterlagen können in den Verfahrensangaben ausgewählt werden, sie erscheinen dann im Bietertool in dem Bereich „Vom Unternehmen auszufüllende und mit dem Angebot einzureichende Unterlagen“. Der Bieter muss sie ausfüllen, um sein Angebot elektronisch abgeben zu können. In der späteren Eignungsprüfung beziehungsweise Angebotswertung kann die Vergabeunterlage dann eingelesen werden. Die Vergabestelle erhält damit automatisch alle Angaben des Bieters strukturiert in der Detailansicht des jeweiligen Prüf- oder Wertungsschrittes.

Eingelesene Werte dienen als Vorbelegung für Eingabefelder in dem Abschnitt „Angaben des Bieters“. Die Werte sind durch den Nutzer des BMS bearbeitbar, um nötigenfalls Korrekturen durchzuführen, wenn etwa der Bieter nicht die Original-Vergabeunterlage verwendet oder diese mit Excel derart verändert hat, dass Werte unvollständig eingelesen wurden.

Selbstverständlich steht die mit dem Angebot eingereichte Vergabeunterlage hier zusätzlich zum Download zur Verfügung und auch der vom BMS automatisch eingelesene Wert bleibt unter dem Briefumschlagsymbol als Tooltip unverändert erhalten. Eine Kennzeichnung wird sichtbar, wenn der Nutzer die Angaben des Bieters korrigiert hat.

Definition von Mindestanforderungen

Die Bewertung nach Kriterien führt zu einer mathematisch verwendbaren Leistungspunktzahl eines Angebotes. Nach der Formel der Bewertungsmethode wird daraus zusammen mit dem Angebotspreis und gegebenenfalls weiteren Parametern aus den besten Angeboten die Kennzahl des Angebotes errechnet, die zur Rangfolgenbildung verwendet wird.

Dies allein würde auch Angebote mit schlechter Qualität platzieren, im schlimmsten Fall sogar sehr hoch, wenn der Preis derart niedrig wäre, dass er die schlechte Leistung kompensiert. In diesem Fall wäre unter Umständen ein Angebot zu bezuschlagen, dessen Leistungen nicht den Anforderungen des Auftraggebers genügen. Hierfür konnten und können weiterhin Ausschlusskriterien definiert werden, die zwar die Rangfolge nicht direkt beeinflussen, jedoch zu schlechte Angebote von vornherein von der Wertung ausschließen.

Seit der BMS-Version 10 können darüber hinaus auch bei jedem Wertungskriterium Mindestanforderungen definiert werden, sodass ein solches Kriterium Angebote mit schlechten Leistungen direkt ausschließt und nur noch Angebote mit einer Mindestleistung in der Rangfolgenbildung berücksichtigt.

Die Mindestanforderung kann auf die Bewertungspunktzahl angewendet werden. So kann etwa festgelegt werden, dass in einem Einzelkriterium mindestens 2 (von 10) Bewertungspunkten erzielt werden müssen, damit das Angebot überhaupt berücksichtigt wird. Damit kann in einem Kriterium mit Erfüllungsgraden auch der mindestens zu erreichende Erfüllungsgrad benannt werden.

Die Leistungspunktzahl kann nicht als Mindestanforderung bestimmt werden, weil sie gewichtungsabhängig ist und die (spätere) Änderung der Gewichtung des Kriteriums zu einer nicht transparenten Veränderung der Mindestanforderung führen würde. Grundsätzlich kann eine gewünschte Mindestleistungspunktzahl aber mittels Division durch die Gewichtung in die festlegbare Mindestbewertungspunktzahl umgerechnet werden.

Sofern eine Mindestanforderung auf eine Kriteriengruppe gewünscht ist, muss diese ebenfalls in Form der Mindestbewertungspunktzahl angegeben werden, obwohl für eine Kriteriengruppe keine Bewertungspunkte vergeben werden. Die Erfüllung dieser Mindestanforderung ermittelt das BMS später durch die Division der erzielten Leistungspunktzahl durch die Gewichtung der Kriteriengruppe. Es handelt sich dabei um die Bewertungspunktzahl, die bei gleicher Bewertung vergeben worden wäre, wenn es sich um ein Einzelkriterium handeln würde.