Trends im öffentlichen Auftragswesen: Wir haben 400 Vergabeexperten gefragt …

Auf dem Vergabesymposium am 24. und 25. Mai kamen rund 400 Vergabeexperten und -praktiker zusammen. Für uns bot dies einen guten Anlass, um ein aktuelles Meinungsbild zum Stand der Vergabe und angrenzender Themen einzuholen.

Daher haben wir im Verlauf der Veranstaltung mehrere Kurzumfragen durchgeführt, an denen niederschwellig via Smartphone teilgenommen werden konnte. Fast 80 Prozent aller Teilnehmer haben von der Möglichkeit Gebrauch gemacht. Die Ergebnisse stellen wir in diesem Beitrag vor.

Nachhaltige Beschaffung

Nachhaltige Beschaffung genießt zumindest politisch einen hohen Stellenwert. SPD, Grüne und FDP vereinbarten in ihrem Koalitionsvertrag eine ökologische (aber auch soziale, wirtschaftliche und innovative) Ausrichtung des Vergaberechts. Baden-Württemberg plant ebenfalls eine entsprechende Weiterentwicklung. Leitfäden zur nachhaltigen, umweltfreundlichen und ressourcenschonenden Beschaffung verschiedenster Produktgruppen erscheinen nahezu im Wochentag.

Immerhin 60 Prozent gaben an, dass sie bereits Nachhaltigkeitsaspekte im Rahmen der Ausschreibungen berücksichtigen – sei es in der Leistungsbeschreibung, oder in den Bewertungskriterien. 30 Prozent berücksichtigen die Nachhaltigkeit in der Beschreibung der Leistung wie in Bewertungskriterien.

Aber: 40 Prozent sagen auch, dass Nachhaltigkeitsaspekte bei ihren Ausschreibungen noch keine Rolle spielen:

Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens

Die elektronische Kommunikation mit den Bietern im Rahmen der E-Vergabe im Oberschwellenbereich und ganz überwiegend auch in der Unterschwelle gesetzlich verankert und seit Jahren geübte Praxis.

Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) wird verstärkt auch die weitere Digitalisierung der Beschaffung und des Auftragswesens vorangetrieben – so etwa im „Kooperationsprojekt zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses“, an dem die Freie Hansestadt Bremen, das nordrhein-westfälische Wirtschaftsministerium, der Freistaat Sachsen, die Koordinierungsstelle für IT-Standards und das Bundesinnenministerium gemeinsam arbeiten.

Dies schlägt sich offenbar auch in den Vergabestellen nieder, wie unsere Umfrage ergab: Lediglich 5 Prozent gaben an, dass eine Digitalisierungsstrategie in ihrem Haus noch nicht geplant sei. Bei mehr als der Hälfte ist sie hingegen bereits in Betrieb.

Zentrale Vergabestelle

Die Vorzüge einer zentralen Vergabestelle – oder zumindest eines entsprechenden Verantwortlichen – überwiegen offenbar deutlich: Nur 9 Prozent der Befragten gaben an, dass es in ihrer Organisation nicht nur keine zentrale Vergabestelle gibt, sondern auch keine geplant ist. In rund drei Viertel aller Organisationen sind Vergabeprozesse seit Jahren zentralisiert.

Ausschluss wegen Schlechtleistung

Der Ausschluss eines Bieters wegen mangelnder Vertragserfüllung (Schlechtleistung) nach § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB ist nicht ohne Fallstricke. Schließlich muss die Schlechtleistung zweifelsfrei dem auszuschließenden Unternehmen zugerechnet werden. Umso bemerkenswerter, dass fast die Hälfte aller Befragten angab, in der Vergangenheit bereits einen Bieter mit dieser Begründung ausgeschlossen zu haben.

Vertragsmanagement

Die Verwaltung und Überwachung bestehender Verträge im Anschluss an ein abgeschlossenes Vergabeverfahren gewinnt seit Jahren an Komplexität und Bedeutung. Nicht ohne Grund bieten wir seit über zwei Jahren ein entsprechendes Modul für das Vertragsmanagement an. Eine zentrale Zuständigkeit für diesen Bereich gibt es aber nur bei einem Drittel der Befragten auf dem Vergabesymposium. Lediglich 17 Prozent planen deren Einrichtung.

Ausblick

Zum Abschluss des Vergabesymposiums wollten wir wissen, wo die Teilnehmer das drängendste Thema sehen. Die Auswahl war und ist groß: Nicht nur haben Krisen wie die Pandemie und der russische Angriffskrieg gegen die Ukraine unmittelbare Auswirkungen auf die öffentliche Beschaffung, auch die oben angeführten Themen von der nachhaltigen Beschaffung bis zur Digitalisierung werden nicht an Bedeutung einbüßen.

Von höchster Relevanz, das zog sich durch alle Fragen und Gespräche im Rahmen des Vergabesymposiums, sind aber die Preissteigerungen und Preisgleitklauseln.

Titelbild: Katrin Hauter