Gewichtungsmethoden im Kriterienkatalog

Das cosinex Beschaffungsmanagementsystem wird kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt, die Beschaffungs- und Vergabeverfahren vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren. In dieser Beitragsreihe stellen wir besondere Arbeitserleichterungen vor.

I. Gewichtungsmethoden

In diesem Beitrag haben wir die Erstellung von Kriterienkatalogen einschließlich der Festlegung von Kriteriendetails und der Gewichtung der Wertungskriterien beschrieben. In dieser Fortsetzung schildern wir die Gewichtungsmethoden, die das Modul Kriterienkatalog ermöglicht. Grundsätzlich stehen zwei unterschiedliche Gewichtungsmethoden für Wertungskriterien zur Verfügung.

1. Top-Down-Gewichtung

Die Top-Down-Gewichtung erfolgt durch eine Punkteverteilung beginnend auf der obersten Ebene des Kriterienbaums, sodass die Gewichtungspunkte auf die unteren Ebenen verteilt werden.

Der Vorteil dieser Methode ist ihre durchgehende Transparenz. Gewichtungen von zwei Kriterien innerhalb unterschiedlicher Gruppen können direkt miteinander verglichen werden, ohne die Gewichtung ihrer Gruppen zu betrachten. Eine eventuell zu tiefe Struktur, in der die verbliebenen Gewichtungspunkte derart gering sind, dass die Unterstrukturierung kaum eine oder gar keine Relevanz hat, wird leicht erkennbar.

2. Bottom-Up-Gewichtung

Bei der Bottom-up-Gewichtung werden zuerst die Einzelkriterien der untersten Ebene gewichtet. Die Gewichtung erfolgt in jeder Gruppe unabhängig von übergeordneten Gewichtungen in Prozent, das heißt, auf die Kriterien einer jeden Gruppe sind 100 Prozentpunkte zu verteilen. Anschließend erfolgt die Gewichtung der nächsthöheren Ebene.

Selbstverständlich kann jederzeit zwischen den beiden Gewichtungsmethoden umgeschaltet werden. Das BMS führt die Umrechnung automatisch durch, so dass die Betrachtungsweise der Gewichtung mittels beider Methoden erfolgen kann.

II. Wiederverwendung von Kriterienkatalogen

Warum das Rad jedes Mal neu erfinden? Häufig wiederholen sich Ausschreibungen regelmäßig und bereits aufwendig zusammengestellte Kriterienkataloge können unverändert oder bei Bedarf auch angepasst wiederverwendet werden. Es können aber auch Kriteriengruppen in früheren Vergabeverfahren festgelegt worden sein, die für unterschiedliche Leistungen wiederverwendet werden können, wie beispielsweise bestimmte Umwelt- oder Nachhaltigkeitskriterien.

Bei der Zusammenstellung eines neuen Kriterienkatalogs im BMS besteht daher immer auch die Möglichkeit, durch andere, meist frühere Kriterienkataloge zu stöbern und diese ganz oder in Teilen zu übernehmen. Suchfilter helfen beim zügigen Auffinden eines geeigneten Katalogs. Die Übernahme von Teilstrukturen unterschiedlicher Kriterienkataloge ist in nur einem Schritt möglich.

III. Aufgabenteilung zwischen Fachabteilung und Vergabestelle

Das BMS verbessert die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Vergabestelle erheblich. Denn es ermöglicht die Erstellung von Kriterienkatalogen unabhängig von Vergabeverfahren bzw. außerhalb der Vergabeakte. So kann beispielsweise in der Fachabteilung der Kriterienkatalog erstellt werden, kommt es später zum Vergabeverfahren, kann innerhalb der Vergabeakte etwa durch die Vergabestelle auf den zuvor erstellten Kriterienkatalog zurückgegriffen werden.

Der Kriterienkatalog muss dazu noch nicht abschließend fertiggestellt sein, sondern kann unvollständig und invalide sein. Die weitere Bearbeitung durch die Fachabteilung erfolgt außerhalb der Vergabeakte, während die Vergabestelle den Bearbeitungsfortschritt innerhalb der Vergabeakte sehen kann. Hierdurch können verschiedenste Mitarbeiter in den Fachbereichen am Kriterienkatalog arbeiten, ohne hierfür in der elektronischen Vergabeakte selbst tätig werden zu müssen.

IV. Besondere Eigenschaften von Kriterien

Mit dem Kriterienkatalog ermöglicht das BMS eine zielgenaue und in Teilen sogar automatisierte Auswertung von Angeboten. Hierzu gehören unter anderem:

1. Definition von Mindestanforderungen

Zu jedem Wertungskriterium kann festgelegt werden, welche Leistung das Angebot in diesem Kriterium mindestens erbringen muss, damit es nicht ausgeschlossen wird.

2. Definition von Erfüllungsgraden

Das Ziel der Bewertung nach einem Einzelkriterium ist die Vergabe von Bewertungspunkten. Dazu besteht die Möglichkeit der präzisen Beschreibung, für welchen Umfang der Erfüllung welche Bewertungspunktzahl zu vergeben ist. In der Angebotswertung werden dann vom Nutzer nicht mehr direkt Bewertungspunkte ausgegeben, sondern ein Erfüllungsgrad ausgewählt.

3. Definition der linearen Interpolation im Schwankungsbereich

Das Angebot mit der höchsten Erfüllung in einem Einzelkriterium erhält dort 10 Bewertungspunkte, alle anderen Angebote werden innerhalb eines definierten prozentualen Schwankungsbereichs interpoliert. So müssen keine Erfüllungsgrade bestimmt werden, sondern der Eingang des besten Angebotes entscheidet über die Bewertung in diesem Kriterium.