VMS 10: Das Modul Kriterienkatalog

Das cosinex Vergabemanagementsystem steht vor dem größten Entwicklungssprung seiner Versionsgeschichte. Mit dem VMS 10 profitieren Nutzer von einer Vielzahl neuer Funktionen, die wir in einer Artikelserie vorstellen. Nach dem Team-Board betrachten wir das Modul Kriterienkatalog.

Bisher erschienen

• Kollaboratives Arbeiten mit dem Team-Board
• Das Modul Kriterienkatalog
• Gewichtungsmethoden im Modul Kriterienkatalog
• Die neue Eignungsprüfung im VMS 10
• So funktioniert die überarbeitete Leistungsbewertung
• Die neuen Wertungsmethoden
• Individuelle Hilfetexte im VMS 10

VMS 10 unterstützt bei einer der herausforderndsten Aufgaben des Vergabeverfahrens

Wird der Zuschlag nicht allein auf das preisgünstigste Angebot erteilt, gehören der Kriterienkatalog und die Wertungsmethode – neben der Leistungsbeschreibung – zum Herzstück jeder Vergabe.

Bei größeren oder komplexeren Beschaffungsvorhaben wird teilweise weit vor Beginn der Ausschreibung mit dem Kriterienkatalog begonnen. Welche Eignungskriterien muss ein Bewerber erfüllen? Welche Leistungskriterien sind maßgeblich für die Rangfolgebildung der Angebote? Welche Spezifikationen und Parameter führen später im Detail zum Erfolg, wenn der nach diesen Kriterien zu bezuschlagende Bieter feststeht?

An sehr vielen Stellschrauben kann gedreht werden zu einem Zeitpunkt, an dem noch kein einziges Angebot vorliegt. Die Zusammenstellung eines Kriterienkatalogs ist eine sehr herausfordernde Aufgabe, bei der der einzelne Nutzer, das gesamte Team oder sogar verschiedene Abteilungen des Auftraggebers maßgeblich durch die Funktionen des Vergabemanagementsystems ab der Version 10 unterstützt werden.

In dem neuen Modul Kriterienkatalog können solche Kataloge innerhalb wie außerhalb einer Vergabeakte und weit vor Beginn eines Vergabeverfahrens angelegt und bearbeitet werden. Vorlagenfunktionen helfen dabei, bereits erarbeitete Kriterienkataloge mehrfach zu verwenden.

Erstellung von Kriterienkatalogen

Mit der Erstellung von Kriterienkatalogen kann jetzt weit vor dem Start des eigentlichen Vergabeverfahrens begonnen werden. Denn in der Regel sind der Bedarf einer Leistung und deren spezifische Anforderungen lange bekannt, bevor Haushaltsmittel bewilligt werden oder weitere Voraussetzungen für die Durchführung eines Vergabeverfahrens erfüllt sind.

Je komplexer die Leistung respektive der Kriterienkatalog, desto wichtiger ist es, seine Erstellung in mehreren Arbeitsschritten durchführen zu können. Mit dem VMS 10 wird es möglich, zunächst Kriterien zu sammeln und in einer Baumstruktur zu arrangieren. Fragen, um die es dabei gehen kann, sind etwa:

• Welche Kriterien spielen überhaupt eine Rolle?
• Kann man grob formulierte Kriterien in feinere Unterkriterien gliedern?
• Welche Kriterien lassen sich zu Gruppen zusammenführen?
• Welche Kriterien gehören thematisch zusammen?

Gerade das Bündeln zu Gruppen oder das noch tiefere Untergliedern wird mit der neuen Benutzeroberfläche erheblich erleichtert. Wie auf einem weißen Blatt Papier können Nutzer oder Teams komplexeste Kriterienbäume in einer Art Brainstorming erstellen und iterativ verfeinern.

Alle Änderungen werden immer sofort und automatisch gespeichert, es gibt in dieser Ansicht also keine „Speichern“-Schaltfläche. Wer nicht mit der Maus arbeiten möchte, kann alternativ auch einzelne Funktionen über die selbsterklärenden Schaltflächen ausführen. Die Ansicht ist barrierefrei, sodass eine Nutzung des gesamten Funktionsumfangs allein mit der Tastatur möglich ist.

Festlegung der Details zu den Kriterien

Die Festlegung der Details zu den Kriterien (Beschreibung, spezielle Bewertungsregeln, Mindestanforderungen oder Gewichtung) kann schon während der Strukturierung oder erst im Anschluss an sie erfolgen. Auch in diesem Arbeitsschritt werden alle Änderungen automatisch übernommen, sodass beispielsweise andere Kriterien zum Vergleich angeklickt werden können, ohne dass geänderte Angaben verloren gehen.

Die zuschaltbare Validierungsfunktion des VMS zeigt auf Wunsch für jedes einzelne Kriterium, wo noch Angaben fehlen oder falsch sind, denn Kriterienkataloge innerhalb eines Vergabeverfahrens müssen natürlich vollständig valide sein.

Gewichtung der Wertungskriterien

Zwar ist die Gewichtung von Wertungsgruppen und -kriterien jederzeit möglich, auch wenn andere Detailangaben zu Kriterien noch fehlen. Aber das Modul Kriterienkatalog ermöglicht es Nutzern, zunächst die Struktur des Kriterienkatalogs vollständig fertigzustellen, bevor mit der Gewichtung begonnen wird.

Diese kann über Eingabefelder direkt im Kriterienbaum erfolgen, sodass das Verhältnis der Kriterien zueinander bestens deutlich wird. Ein weiteres Validierungssymbol an jedem Gewichtungsfeld zeigt die Vollständigkeit und Gültigkeit der Gewichtung an.