Deutschland und die USA: Beschaffungskulturen im Vergleich

Zitiervorschlag:
Belaieff: „Deutschland und die USA: Beschaffungskulturen im Vergleich“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/TbDc. (Abgerufen am: Uhr)

Die Beschaffungskulturen Deutschlands und der USA sind sich ähnlicher, als viele glauben. Das zeigt dieser Gastbeitrag von Antoine Belaieff, den wir exklusiv in deutscher Übersetzung veröffentlichen.

Mitursächlich für diese überraschenden Parallelen ist sicher auch der Umstand, dass sich die rechtlichen Grundlagen näher sind, als vielfach angenommen: Mit dem Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (engl. Government Procurement Agreement, kurz GPA) teilen sich Europa, die USA und 18 weitere Vertragsstaaten einen gemeinsamen Rechtsrahmen, der auch bei der Ausgestaltung der EU-Vergaberichtlinien zu beachten war. Der Originalartikel erschien unter dem Titel „Better, Smarter and Faster Public Procurement in 9 Easy Steps“ auf dem Portal Route Fifty.

Better, Smarter, Faster? Öffentliche Beschaffung in neun einfachen Schritten

Seien wir ehrlich: Niemand mag Beschaffung. In allen Funktionen, die ich innehatte – als Beamter, Berater oder in der Tech-Branche – hatte ich oft das Gefühl, dass das Leben ohne Beschaffung einfacher und besser wäre.

Seien wir ehrlich: Niemand mag Beschaffung.

In meinen Tagträumen konnte ich unbekümmert einkaufen und verkaufen, ohne langwierige und komplizierte Anfragen nach Informationen, Kostenvoranschlägen, Qualifikationen oder Angeboten. Alles ginge so viel schneller und wahrscheinlich auch billiger! Regierungen und Verwaltungen wären wendig und flink!

Der Beschaffungsprozess kann mühsam sein, aber er ist auch ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, Produkte und Dienstleistungen verantwortungsvoll einzukaufen. In diesem kurzen Beitrag will ich schildern, wie Regierungen an Schnelligkeit und Effektivität gewinnen und gleichzeitig einen gut funktionierenden Markt sicherstellen können. Selbst unter den bestehenden Rahmenbedingungen, die nicht ohne Grund bestehen.

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Beschaffungswesen als Kraft für das Gute

Das Beschaffungswesen stellt sicher, dass Aufträge nicht zu überhöhten Preisen an deine Freunde vergeben werden. Und es zwingt die Einkäufer, sich genau zu überlegen, was sie brauchen, und den Markt dazu zu bringen, über Qualität, Geschwindigkeit und Preis zu konkurrieren.

Das soll einen positiven Kreislauf aus Innovation und Wettbewerbsfähigkeit in Gang setzen. Stattdessen ist die Beschaffung zu einem langsamen, schwierigen und schwerfälligen Prozess geworden.

Wie kann dieser Prozess behoben werden? Durch Rationalisierung der Beschaffung.

Konjunkturpaket führt zu mehr Beschaffung

Die Gelder aus Joe Bidens Konjunkturpaket fließen – oder werden dies bald – und die Erwartungen sind enorm hoch. Die Fähigkeit, schnell die richtigen Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen, ist entscheidend geworden. Was können lokale und regionale Behörden anders machen, um die Beschaffung zu verbessern?

Hier sind neun Möglichkeiten, wie die Beschaffung schneller, billiger und einfacher werden kann:

1. Verstehen Sie, was Sie erreichen wollen und für wen

Die besten Beschaffungsunterlagen enthalten klare Angaben zu Zielen, einschließlich all dem, was nicht in den Geltungsbereich fällt, und zum breiteren politischen Kontext.

Wenn Sie keine klare Vorstellung davon haben, was Sie wollen, werden die Anbieter versuchen zu raten, und das Ergebnis könnte Ihnen nicht gefallen.

Kompromisse und Konflikte sollten im Vorfeld durch die Einbeziehung aller relevanten Interessengruppen ermittelt werden. Wenn Sie keine klare Vorstellung davon haben, was Sie wollen, werden die Anbieter versuchen zu raten, und das Ergebnis könnte Ihnen nicht gefallen.

Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation als Ganze Ihre Ziele widerspiegelt. Allzu oft sind Dokumente Frankenstein-artige Kreationen, die aus Auszügen früherer Dokumente zusammengeschustert wurden – entweder intern oder von anderen Unternehmen. Ohne sorgfältige Bearbeitung vermitteln die Dokumente nicht genau das, was Sie brauchen, oder enthalten sogar Widersprüche.

2. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf spezifische Anforderungen

Beschaffungsdokumente enthalten eine lange Liste von Anforderungen an die zu beschaffende Ware oder Dienstleistung. Umfangreiche Anforderungslisten erhöhen jedoch die Komplexität, so dass das Produkt oder die Lösung als Ganze schwer zu verstehen ist, was wiederum zu möglichen Widersprüchen oder Kompromissen führt.

Je mehr Anforderungen enthalten sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass die Staaten und Kommunen eine einheitliche Lösung finden können. Dies birgt die Gefahr, dass kompetente und innovative Bieter ausgeschlossen werden und nur Angebote mit umfangreichen (also teuren) Sonderwünschen eingehen.

Ein Beschaffungsdokument mit einer klaren Vision und klaren Ergebnissen und weniger präskriptiven Anforderungen wird mit größerer Wahrscheinlichkeit viele solide und innovative Angebote auf dem Markt hervorrufen. Stellen Sie sicher, dass Sie die strategischen und funktionalen Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, beschreiben und sie mit den politischen Zielen verknüpfen. Folgen Sie einem Risikomanagement-Ansatz: Was könnte bei weniger Anforderungen und einer ausschließlichen Konzentration auf die Ergebnisse schief gehen?

3. Recherchieren Sie, was Sie kaufen wollen, aber auch, wie Sie es kaufen können

Um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden, sollten Sie eine eigene, gut strukturierte Informationsanfrage stellen und eine Vielzahl von Anbietern – auch aus anderen Regionen und Ländern – befragen. Bitten Sie sie, sowohl ihr aktuelles Angebot als auch ihre Produkt-Roadmap zu erläutern. Zögern Sie nicht zu fragen, wie Sie den besten Beschaffungsprozess gestalten können.

4. Betrachten Sie bei neuen Lösungen Pilotprojekte als Teil Ihrer Markterkundung

Um den Markt zu verstehen, kann es notwendig sein, Produkte und Dienstleistungen zu erproben oder Pilotprojekte in einem realen Umfeld mit soliden Forschungsfragen und umfassendem Nutzerfeedback durchzuführen. Pilotprojekte können Ihnen, Ihren Entscheidungsträgern und der Öffentlichkeit in Ihrer Gemeinde dabei helfen, neue Waren und Dienstleistungen aus erster Hand kennenzulernen.

Betrachten Sie daher Pilotprojekte als integralen Bestandteil Ihres RFI-Prozesses und nicht Ihrer Ausschreibung. Aber auch das Gegenteil kann der Fall sein: Wenn eine Lösung relativ neu ist, aber bereits in einer Reihe von vergleichbaren Ländern oder Kommunen erfolgreich eingesetzt wird, sollten Sie auf deren Ergebnisse zurückgreifen und die Pilotphase auslassen.

5. Halten Sie den Umfang überschaubar und beseitigen Sie Komplexität

Da die Durchführung einer RFI oder RFP (Request for Proposal) im öffentlichen Sektor oft schwierig und langwierig ist, kann es verlockend sein, mehrere Geschäftsprobleme auf einmal zu lösen und Verträge für längere Zeiträume erteilen zu wollen. Berater profitieren ebenfalls von zusätzlicher Komplexität. Das Ergebnis können ein schwerfälliger Beschaffungsprozess und verhaltene Reaktionen der Anbieter sein.

Verringerter Umfang und eine gezieltere Ausrichtung können hingegen zu besseren Gesamtergebnissen führen. In vielen Fällen gewährleisten kürzere Verträge (deutlich unter fünf Jahren), dass die Dienstleistungen relevant und aktuell bleiben.

6. Abkehr vom Mantra des „einzigen verantwortlichen Anbieters“

Der öffentliche Sektor liebt es, einen einzigen Anbieter zu haben, der eine Reihe von zusammenhängenden Produkten und Dienstleistungen mehrerer Unternehmen liefert.

Der öffentliche Sektor liebt es, einen einzigen Anbieter zu haben, der eine Reihe von zusammenhängenden Produkten und Dienstleistungen mehrerer Unternehmen liefert. Sind diese nicht an die Zusammenarbeit gewöhnt, besteht die Gefahr, dass Ihnen zusätzliche Kosten für das Integrationsrisiko in Rechnung gestellt werden und Sie die Kontrolle über die Koordination verlieren.

Eine Beschaffung von zu großem Umfang kann auch Mittelmäßigkeit verbergen. Je nachdem, wie die Angebote bewertet werden, kann der Auftrag an das Angebot mit der besten Durchschnittsnote vergeben werden, anstatt an das Angebot mit der besten Punktzahl in jeder Kategorie.

Schaffen Sie daher Kapazitäten für die interne Koordination und Integration und beschaffen Sie die besten Elemente separat auf der Grundlage ihrer individuellen Stärken. Idealerweise sollten die Abhängigkeiten zwischen den Anbietern so gering wie möglich gehalten und gleichzeitig eine nahtlose Integration für die Nutzer gewährleistet werden.

7. Warum nicht von der Stange?

Jeder Kunde glaubt, dass seine Bedürfnisse einzigartig sind, vor allem, wenn es sich um eine Wunschliste des Fachausschusses handelt. Meistens ist das nicht so. Recherchieren Sie stattdessen, was der Markt in Form von Standardangeboten zu bieten hat. Standardprodukte und -dienstleistungen sind billiger, risikoärmer und schneller zu entwickeln oder zu liefern, einfacher zu warten (und bei Bedarf zu ersetzen) und stellen eine Verbindung zu einer globalen Kundengemeinschaft her.

8. Ein vereinfachter Prozess durch Einfühlungsvermögen

Wenden Sie die Platinregel an: Behandle andere so, wie du selbst behandelt werden möchtest. Ein strafferes Verfahren stellt sicher, dass mehr potenzielle Anbieter die Zeit und die Ressourcen haben, um zu antworten, und dass weniger Anbieter ausgeschlossen werden. Auf diese Weise senken Sie die Kosten für die Beantwortung der Anfragen.

Hinterfragen Sie jeden Satz und jede Tabelle mit Blick auf mögliche Bieter. Wie wirken sich beispielsweise die Versicherungsanforderungen auf kleine Unternehmen aus? Stehen Ihre Klauseln zum geistigen Eigentum im Einklang mit dem Geschäftsmodell Ihres Anbieters?

9. Legen Sie Wert auf hervorragende Leistungen in der Beschaffung

Wenn Sie der Endabnehmer sind, legen Sie Wert auf hervorragende Leistungen in der Beschaffung. Nur hervorragende Praktiker wissen, wie das „System Beschaffung“ dazu beitragen kann, Ihre Ziele zu erreichen. Und je mehr Sie als Beschaffungsexperte über die wahren Ziele Ihrer Kunden wissen – und es erfordert Geschick und Geduld, diese herauszufinden -, desto besser können Sie ihnen helfen.

Der Autor

Antoine Belaieff ist der Nordamerika-Leiter bei FAIRTIQ. Davor war er zehn Jahre bei Metrolinx, der Verkehrsbehörde der Region Toronto, in leitenden Positionen in den Bereichen Innovation, Nachhaltigkeit, langfristige Planung, Kunden- und Fahrpreiserfahrung tätig. Antoine engagiert sich auf lokaler Ebene für die Reduzierung von Treibhausgasen und für Initiativen im Bereich des kommunalen Wohnungsbaus. Dieser Beitrag gibt ausschließlich seine Ansichten und Meinungen wieder.

Titelbild: Pedro Lastra – Unsplash

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