Bei EU-weiten Ausschreibungen ist die Vorinformation vor Zuschlagserteilung pflichtig, in vielen Bundesländern im nationalen Bereich ebenfalls. Hierdurch kann es zu Beschwerden unterlegener Bieter wie auch zu abträglichen Vergabekammerentscheidungen kommen.
Da die entsprechenden Inhalte in der Vergabeakte jedoch bereits genehmigt und abgeschlossen sind, konnten sie bislang nicht mehr geändert werden. Das ändert sich mit der Version 9.9 des Vergabemanagementsystems (VMS).
Mit ihr kann in einzelnen Bereichen bei neu angelegten Vergabeakten eine „Überarbeitung“ begonnen werden, wie sie bereits aus den Verfahrensangaben bekannt ist. Der Name des überarbeitenden Sachbearbeiters wird ebenso wie der genaue Zeitpunkt dauerhaft protokolliert. Je nach Kundenwunsch kann der Abschluss der Überarbeitung eine Genehmigung erfordern.
Verfahrensteile
Die Möglichkeit einer Überarbeitung besteht in den Bereichen „Angebotsprüfung/-wertung“ und „Vergabevorschlag“, solange der (Gesamt-)Zuschlag noch nicht erteilt wurde.
Im Verhandlungsverfahren und der Verhandlungsvergabe (bzw. Freihändige Vergabe) kann außerdem der Bereich „Verhandlungsrunden“ überarbeitet werden, solange noch keine neue Verhandlungsrunde begonnen oder auch hier noch kein Zuschlag erteilt wurde.
Im Teilnahmewettbewerb kann die Antragsprüfung überarbeitet werden, solange die Bewerberauswahl noch nicht abgeschlossen wurde.
Mehrstufige Überarbeitungen
Eine Überarbeitung kann mehrstufig sein. In dem Fall ist die Überarbeitung eines Bereichs nach Überarbeitung des vorherigen Bereichs zwingend notwendig, weil sich die Grundlage der dortigen Entscheidungen geändert hat.
Der ursprüngliche Vergabevorschlag verliert also seine Gültigkeit und die neue Entscheidung kann, selbst wenn sie sich gegenüber der früheren Entscheidung gar nicht geändert haben sollte, eine erneute Genehmigung erfordern.
Überarbeitungen bei Losvergaben
Nach der Zuschlagerteilung ist keine Überarbeitung mehr möglich, da die Vergabeentscheidung endgültig getroffen wurde. Eine Ausnahme stellen Teilbezuschlagungen dar, etwa die Erteilung des Zuschlags eines Loses. Solange mindestens ein Los noch nicht bezuschlagt wurde, kann eine Überarbeitung der Angebotsprüfung/-wertung noch erforderlich sein und ist daher auch möglich.
Wird der Bereich „Verhandlungsrunden“ überarbeitet, kann auch die Entscheidung zwischen der Erstellung einer neuen Verhandlungsrunde und dem Übergang zum Vergabevorschlag/Zuschlag korrigiert werden – solange noch kein (Los)Zuschlag erteilt und noch keine neue Verhandlungsrunde erstellt wurde.
Weitere Informationen
Die vorgestellten Änderungen sind ein Auszug der Neuerungen der Versionen 9.9 des VMS. Die Version 9.9. wird in den nächsten Tagen den Benutzern der VMS Cloud Edition zur Verfügung gestellt und ab kommender Woche an die Betreiber der Enterprise Edition ausgeliefert.
