Die Vergabe von IT-Leistungen bringt ihre eigenen Anforderungen und Herausforderungen mit sich. Eine Übersicht der Kanzlei kbk Rechtsanwälte bietet Handlungsempfehlungen für öffentliche Auftraggeber in kompakter Form.
In ihrem Aufbau bildet die Handreichung – ganz Sinne einer Best Practice – das in der praktischen Beratung bei der Vergabe von IT-Leistungen bewährte Verfahren ab. Dabei werden insgesamt 14 Schritte vorgestellt, knapp beschrieben sowie um Hinweise und die jeweils typischen Fehler ergänzt. Insbesondere die Iterationen und Reifegrade der Vergabeunterlagen finden in diesem Aufbau Berücksichtigung.
- Erstgespräch
- Auftaktgespräch
- Aufsetzen der Arbeitsinstrumente
- Aufsetzen der wesentlichen Vergabeunterlagen
- Entwurf Wettbewerbskonzept (Teil 1)
- Entwurf Wettbewerbskonzept (Teil 2)
- Markterkundung gem. § 28 VgV
- 80%-Fassung der wesentlichen Vergabeunterlagen
- 90%-Fassung aller Vergabeunterlagen
- 99%-Fassung aller Vergabeunterlagen
- EU-weite Auftragsbekanntmachung
- Beantwortung von Bieterfragen
- Verhandlungen (nur im Verhandlungsverfahren)
- Assessment
Wertvolle Hinweise
Viele der ergänzenden Hinweise sind auch über IT-Vergaben hinaus lesens- und bemerkenswert – auch und gerade, weil sie versuchen, am Mindset der an der Vergabe beteiligten Personen zu rühren:
Vergaberecht hat ein Image-Problem: Wären die erzielbaren Vorteile eines Vergabeverfahrens gem. §§ 97 ff. GWB für öffentliche Auftraggeber offensichtlich, würden Auftraggeber mit Begeisterung Vergabeverfahren durchführen.
Daneben werden auch handfeste Best Practices für die IT-Vergabe gegeben – etwa zur Relevanz der Feststellungen zum konkreten Bedarf (Phase 2), zu sinnvollen Kontrollüberlegungen, was das Wettbewerbskonzept betrifft (Phase 6), oder zur Handhabung von Bieterfragen (Phase 12).
Häufige Fehler
Zu jeder dieser Phasen werden die erfahrungsgemäß am häufigsten begangenen Fehler benannt – insgesamt sind dies zwanzig – und in einer Checkliste knapp aufgeführt.
Die Fehler sind treffend und pointiert beschrieben, so etwa die bisweilen in der Gestaltung von Leistungsbeschreibungen um sich greifende Abstrakteritis oder die Neigung zu inhaltsleeren Antworten auf Bieterfragen.
» Die Handreichung Best-Practices in IT-Vergaben herunterladen
(PDF, 330 KB, Lizenz CC BY-SA)