Genehmigung von Nachträgen – Neue Funktionen im Vergabemanagementsystem

Zitiervorschlag:
Vielhaber: „Genehmigung von Nachträgen – Neue Funktionen im Vergabemanagementsystem“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/LclQ. (Abgerufen am: Uhr)

Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.7 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) beinhaltet neben einigen technischen Weiterentwicklungen auch eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden auszugsweise vorstellen. Eine umfassende Release Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.

Statusmanagement für Bieterfragen & Co.

Innerhalb der E-Vergabeakte im VMS steht ein Kommunikationsbereich zur Verfügung, über den Bieterfragen oder Nachrichten an die Vergabestelle eingehen, umgekehrt Fragen der Unternehmen beantwortet sowie Absage- bzw. Zusagemitteilungen u.v.m. übermittelt werden können. Gerade bei komplexen Verfahren mit vielen Nachrichten oder bei einer hohen Anzahl parallel zu bearbeitender Vergabeverfahren ist es wichtig, den Überblick über bearbeitete bzw. noch nicht bearbeitete Bieterfragen zu behalten. Hierzu wurde das Statusmanagement für Nachrichten der Bewerber weiter ausgebaut.

In der Übersicht eingehender Kommunikationsnachrichten lässt sich für jede Nachricht ablesen, ob diese von einer Kollegin bzw. einem Kollegen schon geöffnet wurde sowie, ob man diese selbst bereits gelesen hat. Vergabeakten, die eine oder mehrere ungelesene Nachrichten enthalten, erscheinen zudem auf der Startseite des VMS in der Aufgabenliste „Nachrichten“. Die Anzahl ungelesener Nachrichten wird neben dem Menüpunkt „Kommunikation“ angezeigt. Sobald ein Nutzer die ungelesene Nachricht öffnet, gilt die Nachricht nicht mehr als ungelesen und es verringert sich die angezeigte Anzahl im Menüpunkt. Ist keine ungelesene Nachricht mehr in der Vergabeakte enthalten, verschwindet diese Akte auch aus der Aufgabenliste der Startseite und verliert damit die Aufmerksamkeit durch die Teammitglieder der Vergabeakte.
Screenshot aus dem VMS - Übersicht Nachrichten

Screenshot: Hinweis auf nicht beantwortete bzw. nicht bearbeitete oder nicht gelesene Nachrichten auf der Startseite und neben dem Menüpunkt „Kommunikation“, neue Statuskennzeichnung in der Übersicht eingegangener Nachrichten

Nicht immer kann oder soll auf jede eingehende Nachfrage von Bewerbern sofort reagiert werden. Häufig müssen die Anliegen der Bewerber z.B. mit Fachbereichen abgestimmt werden, bevor sie beantwortet werden können. Um solche zwar gelesenen, jedoch nicht beantworteten Nachrichten nicht aus den Augen zu verlieren, besteht nun über den „Gelesen-Status“ hinaus die Möglichkeit, Nachrichten als unbeantwortet bzw. unbearbeitet zu kennzeichnen. Dies geschieht auf der Detailseite einer Nachricht im Abschnitt „Interne Angaben“, in dem zusätzlich zu den Anmerkungen nun auch der Status der Beantwortung bzw. der Bearbeitung gesetzt werden kann.

Unbeantwortete Nachrichten werden (gemeinsam mit ungelesenen Nachrichten) gezählt und neben dem Menüpunkt „Kommunikation“ angezeigt. In der Aufgabenliste auf der Startseite erscheinen die Vergabeakten, in denen sich ungelesene oder unbearbeitete Nachrichten befinden.

Bildschirmausdruck E-Vergabeakte - StatusmanagementScreenshot: Auswahl des Status der Beantwortung bzw. Bearbeitung auf der Detailseite einer eingegangenen Nachricht

Historisierung der Zugriffsberechtigung auf eine E-Vergabeakte

Mit der Zusammenstellung der Teams je Vergabeakte werden – neben dem individuell hinterlegten Rollen- und Rechtemodell – unter anderem die Zugriffsberechtigungen geregelt. Seit Version 9.0 können ein oder mehrere Mitglieder der Teams als Aktenverantwortliche ausgewählt werden, um z. B. in großen Teams schnell den verantwortlichen Ansprechpartner ermitteln zu können. Nutzer mit der Rolle „Sachbearbeiter“ können in ihren Akten die Zusammenstellung der Teams sowie die Auswahl der Aktenverantwortlichkeit jederzeit ändern.

Mit der neuen Version werden u.a. zur besseren Nachvollziehbarkeit alle Änderungen am Team einer Vergabeakte in einer Historie gespeichert. Die Anzeige dieser Historie erfolgt ausschließlich auf der Seite des Teams innerhalb der Vergabeakte. Sie wird nicht in den Vermerk der Vergabeakte übernommen.

Screenshot: Historie des Teams einer Vergabeakte

Mitzeichnung von Nachträgen

Zur Dokumentation von Nachträgen wurde die Möglichkeit der Mitzeichnung bzw. Genehmigung ergänzt. Hierdurch können weitere Prozesse innerhalb der Organisation auch nach Zuschlag abgebildet werden. Unterhalb des Menüpunkts „Nachträge“ sind die neuen Menüpunkte „Genehmigung“ und „Abschluss“ zu finden.


Screenshot: Genehmigung von Nachträgen

Nach dem Abschluss der Nachträge sind diese – wie an anderer Stelle auch – schreibgeschützt. Um zu einem späteren Zeitpunkt einen weiteren Nachtrag zu ergänzen, ist unter dem Menüpunkt „Abschluss“ eine Überarbeitung zu beginnen. Je nach Ausprägung kann hierzu im Anschluss an die Dokumentation des Nachtrags eine weitere Genehmigung erforderlich sein.

Die Standardausprägung des VMS sieht an dieser Stelle (wie sonst auch) keine Genehmigung vor, sodass ein oder mehrere Nachträge ohne Mitzeichnung dokumentiert werden können.

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