Einbeziehung von Projektanten in die E-Vergabe

Zitiervorschlag:
cosinex Redaktion: „Einbeziehung von Projektanten in die E-Vergabe“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/qjj4. (Abgerufen am: Uhr)

Bauplan, ArchitekturskizzeBei vielen Vergabeverfahren spielen sogenannte Projektanten eine bedeutende Rolle. Angesichts der immer weitreichenderen Digitalisierung aller Prozesse im öffentlichen Auftragswesens schließt sich die Frage an, ob und wie man bei Einsatz von E-Vergabelösungen die Zusammenarbeit mit Projektanten auch innerhalb der Anwendung gestaltet; gleich, ob eine E-Vergabeplattform oder ergänzend auch ein Vergabemanagementsystem zum Einsatz kommt. In diesem Beitrag erläutern wir, wie wir unseren Kunden Lösungen zur Verfügung stellen, damit auch die Zusammenarbeit mit Externen bestmöglich gelingt.

Eine Reihe häufig als Projektanten1 bezeichneter vorbefasster Externer, wie beispielsweise Architekten oder Ingenieure, aber auch Rechtsanwälte u.a., bietet bereits die Unterstützung bei Vergabeverfahren mithilfe elektronischer Lösungen auf Basis der cosinex Technologie an. Doch wie gelingt es umgekehrt, die Berater in die eigene E-Vergabelösung zu integrieren?

Webbasierte Lösungen ermöglichen Einbindung ohne nennenswerten Aufwand

Eine wesentliche Voraussetzung für die Einbindung von Projektanten ohne nennenswerten Aufwand für öffentliche Auftraggeber ist zunächst, dass die eingesetzte Lösung rein webbasiert angeboten wird. Dabei ist es unerheblich, ob dies als Cloud-Lösung oder im eigenen Rechenzentrum erfolgt. Wichtig ist nur, dass die Lösung ohne Installation von Clients über einen aktuellen Internet-Browser umfassend bedienbar und über das Internet aufrufbar ist.

Einfache Nutzerverwaltung und angepasstes Rollen- und Rechtemodell

Zudem ist es sinnvoll, wenn Projektanten als weitere Nutzer ohne großen Aufwand dem jeweiligen Mandanten einer E-Vergabelösung hinzugefügt werden können. Im Fall unserer Lösungen im Bereich der E-Vergabe ist die Möglichkeit vorgesehen, Nutzer nicht nur hinzuzufügen oder zu löschen, sondern auch temporär zu deaktivieren, sodass in diesem Status kein Zugriff auf das System gewährt wird. Eine solche Funktion bietet sich gerade dann an, wenn während eines Vergabeverfahrens – etwa in bestimmten Phasen einer Vergabe – kein Zugriff zugestanden werden soll oder wenn die Mitarbeit an einem Vergabeverfahren endet, es aber wahrscheinlich scheint, dass der Projektant zukünftig an anderen Vergabeverfahren mitwirkt.

Ergänzend stehen differenzierte Rollen mit entsprechenden Rechten zur Verfügung, die abhängig davon vergeben werden können, welche Aufgaben ein Projektant innerhalb einer Vergabe übernimmt, d.h., ob dieser beispielsweise „nur“ in der Vorbereitung einer Vergabe oder auch bei der Angebotswertung unterstützt. Bei Nutzung des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) ist vorgesehen, dass Rollen über entsprechende Konfigurationen an die spezifischen Anforderungen der Vergabestelle angepasst bzw. das System ausgeprägt werden.

Als weiteres Werkzeug zur Zugriffssteuerung dient die Möglichkeit, jederzeit je E-Vergabeakte (VMS) oder Projektraum (Vergabemarktplatz (VMP)) festzulegen, welcher Nutzer auch Mitglied des „Teams“ einer Vergabe ist und damit im Rahmen seiner ihm generell zugewiesenen Rechte Zugriff auf die Akte oder den Projektraum erhält.

Ergänzt wird das Rollen- und Rechtemodell im Vergabemanagementsystem durch individuell konfigurierbare Genehmigungsworkflows, die abhängig vom Status einer Vergabe, Vergabeart, von Wertgrenzen u. v. m. festgelegt werden können.

Damit stehen grundsätzlich vier Möglichkeiten zur Verfügung, die beliebig alternativ, aber auch kumulativ genutzt werden können, um nahezu alle denkbaren Varianten in der doch sehr unterschiedlichen Praxis öffentlicher Auftraggeber abbilden zu können:

  1. Aktivierung/Deaktivierung eines Nutzers (VMP und VMS): Regelt, ob überhaupt ein Zugriff auf das System erlaubt wird.
  2. Zuweisung zum Projektteam einer E-Vergabeakte (VMS) / Projektraum (VMP): Regelt den Zugriff auf ein bestimmtes Verfahren.
  3. Rollen- und Rechtemodelle (VMP und VMS): Regelt den Umfang, in dem auf definierte Teile/Schritte eines Vergabeverfahrens zugegriffen werden kann und ob je Teil/Schritt nur Lese- oder auch Schreibrechte bestehen.
  4. Genehmigungsworkflows (VMS): Konfigurierbare Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass bspw. Änderungen auch von Externen vor dem nächsten Schritt in Vergabeverfahren gesichtet und genehmigt oder mitgezeichnet werden müssen.

Faire und transparente Preismodelle

Zu guten Lösungen gehören faire und transparente Preismodelle. Dies gilt auch für die Nutzung durch nur temporär aktive Nutzer. Daher werden bei unseren (nutzerbezogenen) Cloud-Angeboten nur „aktive“, d.h. nicht im oben beschriebenen Sinne deaktivierte, Nutzer gezählt.

In unseren Standard-Nutzungsbedingungen besteht zudem eine monatliche Kündigungsfrist. Soweit also nur temporär weitere Nutzer benötigt werden, können diese dazugebucht und nach Abschluss der Maßnahme in kürzester Zeit wieder gekündigt werden.

Das Gleiche gilt für die E-Vergabeplattform Deutsches Vergabeportal auf unserer Lösung Vergabemarktplatz.

Praxis-Tipp: Gerade im Baubereich arbeiten viele Vergabestellen mit einer Vielzahl verschiedener Projektanten – allerdings zeitversetzt – zusammen. Hier bietet es sich an, ein festes Kontingent für Projektanten vorzusehen.
Beispiel: Es bestehen 80 verschiedene Projektanten, mit denen grundsätzlich zusammengearbeitet wird, im Regelfall aber nie mehr als mit 10 gleichzeitig. In diesem Fall kann ein Kontingent von 10 (aktiven) Nutzern vorgehalten und die jeweils in Vergabeverfahren aktiven Projektanten entsprechend aktiviert, die übrigen hingegen deaktiviert werden.

Fussnoten

  1. Von Projektanten wird im Vergaberecht regelmäßig dann gesprochen, wenn ein vorbefasster Dritter später auch Bewerber bzw. Bieter im Vergabeverfahren wird (vgl. § 6 EU Abs. 3 Nr. 4 VOB/A, § 7 Abs. 1 VgV). Der Begriff hat sich bei vielen Vergabestellen, aber auch als Synonym für Berater in Vergabeverfahren etabliert und wird in diesem Beitrag im genannten Sinne verwendet.
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