Verlängerung der Angebotsfrist nach Ablauf – neue Versionen des VMS

Zitiervorschlag:
Vielhaber: „Verlängerung der Angebotsfrist nach Ablauf – neue Versionen des VMS“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/kBHm. (Abgerufen am: Uhr)

Logo VergabemanagementsystemIn den letzten Monaten wurden zwei neue Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) bereitgestellt, die neuesten Änderungen der Version 9.6 wurden in der vergangenen Woche an unsere Kunden ausgeliefert bzw. stehen Nutzern der Cloud-Edition seit Ende letzter Woche zur Verfügung.

Neben zahlreichen technischen Weiterentwicklungen und Aktualisierungen gibt es eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Verlängerung der Teilnahme- und Angebotsfrist nach deren Ablauf

Mit Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist endet auch die Möglichkeit, über die an ein VMS angebundene Vergabeplattform elektronische Angebote abzugeben. Bewerber, die über die Funktion „Teilnehmen“ noch keinen Zugriff auf den Projektraum und die dort bereitgestellten Möglichkeiten zur Kommunikation und Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen genommen haben, können das Verfahren ab diesem Zeitpunkt weder auf der Vergabeplattform finden, noch auf den Projektraum zugreifen.

Wenn die Vergabestelle nach Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist nun eine Verlängerung erwägt, kommt dies (jedenfalls technisch) einer erneuten Veröffentlichung gleich. Unternehmen können nach diesem Schritt das Verfahren auf der Vergabeplattform wieder sehen und erneut Angebote abgeben oder abgegebene Angebote zurückziehen. Um eine solche „unterbrochene Angebotsphase“ zu verhindern, konnte eine einmal abgelaufene Frist bislang nicht ohne technische Eingriffe durch den jeweiligen Betreiber der Installation des VMS verlängert werden.

Mit dem Einsatz des VMS bei inzwischen vielen tausenden von Vergabeverfahren häufen sich die begründeten Fälle, in denen die Angebots- bzw. Teilnahmefrist auch nach ihrem Ablauf verlängert werden soll, etwa im Fall entsprechender Beschlüsse von Nachprüfungsinstanzen und der Rückversetzung von Verfahren in einen vorherigen Status oder um einer Rüge abzuhelfen. Vor diesem Hintergrund wurde eine entsprechende Funktion zur Verlängerung der Angebots- bzw. Teilnahmefrist vor Angebots- bzw. Antragsöffnung bei diesen seltenen Ausnahmefällen bereitgestellt.

Screenshot VMS Verlängerung Angebotsfrist

Entsprechende Verlängerungen der Frist werden – wie alle dokumentationsrelevanten Vorgänge – mit einer pflichtigen Begründung revisionssicher dokumentiert.

Übersicht meldepflichtiger Zuschläge an das Statistische Bundesamt

Seit dem 1. Oktober 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber zur Meldung ihrer Aufträge und Konzessionen an das Statistische Bundesamt (Destatis) verpflichtet (vgl. auch „Start der bundesweiten Vergabestatistik – ein Zwischenfazit“). Betroffen hiervon sind alle Aufträge und Konzessionen ab einem Auftragswert von 25.000 EUR, freiwillig können Aufträge ab 1.000 EUR gemeldet werden. Unsere Lösungen VMS und VMP bieten bereits seit September 2020 die Möglichkeit der Übertragung über eine entsprechende Schnittstelle zu Destatis. Für die Meldung von Aufträgen ist eine Frist von 60 Tagen nach Zuschlag einzuhalten. Übermittelt eine Vergabestelle die Daten einer bezuschlagten Vergabeakte mit einem Auftragswert von über 25.000 EUR nicht innerhalb dieser 60 Tage, so kommt sie ihrer gesetzlichen Meldepflicht nicht nach. Eine verspätete Meldung wird vom Statistischen Bundesamt abgelehnt. Daher ist es notwendig, die bereitgestellte Funktion zur Übermittlung in jeder Vergabeakte rechtzeitig zu nutzen.

Auf der Startseite des VMS befindet sich in der „Aufgabenliste“ nun ein weiterer Reiter „Vergabestatistik“. Hierin erscheinen in einer Übersicht alle Vergabeakten, auf die der Nutzer Zugriff hat und die noch nicht an Destatis übermittelt wurden. Vergabeakten, in denen im Modul „Vergabestatistik“ bereits der Verzicht auf die Übermittlung an das Statistische Bundesamt dokumentiert wurde, sind nicht in dieser Liste enthalten und können somit aus der Aufgabenliste entfernt werden, wenn z. B. auf eine freiwillige Meldung verzichtet wird oder die Meldung außerhalb des VMS erfolgt.

Screenshot VMS Übersicht Vergabestatistik

Neue Dokumentenablage in der Angebotsprüfung/-wertung

Bereits seit der VMS Version 9.4.1 ist es möglich, zur Dokumentation der Angebotsprüfung und -wertung zusätzliche Dokumente hochzuladen, die sich nicht auf konkrete Teilprüfungen einzelner Angebote beziehen, sondern auf die gesamte Prüfung und/oder Wertung innerhalb eines Vergabeverfahrens. Hier können beispielsweise außerhalb des Systems – etwa in Excel – durchgeführte Wertungen, Zusammenfassungen von Prüfungsergebnissen durch Fachabteilungen oder andere angebotsübergreifende Dokumente verwaltet werden.

Screenshot VMS Dokumente Angebotswertung

Vereinfachte Angebotsöffnung in Verhandlungsrunden

In den formalen Ausprägungen der Verhandlungsvergabe bzw. Freihändigen Vergabe unterstützt das VMS generell zwei verschiedene Formen der Angebotsöffnung: Die formelle Öffnung erlaubt einen ersten Blick in eingegangene Angebote erst, wenn sich nach Ablauf der Angebotsfrist zwei Nutzer im Vier-Augen-Prinzip angemeldet und damit als Verhandlungsleiter und Stellvertreter der Angebotsöffnung authentifiziert haben. Bei der nicht formellen Öffnung ist dies nicht notwendig, da hier Angebote nach ihrer Entschlüsselung von jedem berechtigten Nutzer eingesehen werden können. Landesspezifische Richtlinien erlauben dieses abgekürzte Vorgehen. Eine mandantenspezifische Konfiguration entscheidet darüber, welche der beiden Varianten angewendet wird oder ob der Nutzer in der Verfahrensauswahl selbst entscheiden kann, nach welchem Vorgehen Angebote geöffnet werden sollen.

Bisher wurde dies in Verhandlungsrunden nach erneuter Angebotsaufforderung nicht berücksichtigt, da hier immer eine formelle Angebotsöffnung im Vier-Augen-Prinzip durchgeführt werden musste. Bereits seit der VMS-Version 9.4.1 erfolgt die Angebotsöffnung in Verhandlungsrunden immer angelehnt an die Vorgabe während der initialen Angebotsphase: Erlaubt das System also während der initialen Angebotsphase das Einsehen der Angebote ohne förmliche Angebotsöffnung im Vier-Augen-Prinzip, so ist dies auch in sämtlichen späteren Angebotsöffnungen der Verhandlungsrunden möglich.

Neue NUTS-Codes 2021

Die Vorgaben für die Schnittstelle zur Übermittlung von Bekanntmachungen im Rahmen EU-weiter Vergabeverfahren werden durch das zuständige Amt für Veröffentlichungen der EU laufend angepasst. Ein Vergabeverfahren, welches nach alten Vorgaben der EU angelegt und befüllt wurde, kann im Regelfall nur noch innerhalb jeweils vorgegebener Übergangsfristen an die EU übermittelt werden. Mit Auslaufen der Übergangsfristen wird die Veröffentlichung durch die EU abgelegt.

In diesem Jahr ist von den neuen EU-Vorgaben u.a. die NUTS-Code-Klassifikation betroffen.

Auch wenn keine deutschen NUTS-Codes betroffen sind, ergeben sich doch an den Strukturen Änderungen, die umzusetzen waren. In seltenen Fällen kann es erforderlich werden, dass bei bereits angelegten Vergabeakten, die erst nach dem 26.04. veröffentlicht werden sollen, Änderungen an den Verfahrensangaben vorzunehmen sind. Details hierzu werden in der Release-Note zur Version 9.6 beschrieben.

Weitere Änderungen

Einen Überblick über alle Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – im Service- und Support-Center der cosinex.

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