Vergabemarktplatz belegt Nutzerfreundlichkeit bei EU-weiter Ausschreibung unter Landwirten

Zitiervorschlag
cosinex Redaktion: „Vergabemarktplatz belegt Nutzerfreundlichkeit bei EU-weiter Ausschreibung unter Landwirten“, in cosinex Blog. URL: https://blog.cosinex.de/vergabemarktplatz-belegt-nutzerfreundlichkeit-bei-eu-weiter-ausschreibung-unter-landwirten/. (Abgerufen am: Uhr)

Foto einer Lehmprobe einer geotechnischen UntersuchungDie E-Vergabe hat sich in der Praxis etabliert, erfahrene Bieter haben sich bereits seit Jahren auf die elektronische Beteiligung an Vergabeverfahren eingestellt.

In Bezug auf die Nutzerfreundlichkeit müssen sich Lösungen wie unsere aber vor allem dann immer noch messen lassen, wenn es um besondere Leistungen oder spezielle Bieterkreise geht. Das Chemische und Veterinäruntersuchungsamt (CVUA) Stuttgart bat unter anderem Landwirte im Rahmen eines elektronischen Verfahrens um Beteiligung.

Mit einem Offenen Verfahren wurde die maschinelle Entnahme von Bodenproben auf landwirtschaftlich und gärtnerisch genutzten Flächen in sämtlichen Wasserschutzgebieten von Baden-Württemberg gemäß der Schutzgebiets- und Ausgleichsverordnung (SchALVO) ausgeschrieben. Die Aufteilung der Gesamtleistung in 60 Lose erfolgte gemäß dem Zuschnitt der einzelnen Wasserschutzgebiete. In der Hauptsache Landwirte, die in der Regel mit einer EU-Ausschreibung bzw. der elektronischen Angebotsabgabe nur wenig zu tun haben, gaben auf insgesamt 59 Losen bezugschlagungsfähige elektronische Angebot über das cosinex-Bietertool ab – nur ein Los musste wegen fehlerhafter Einreichung aufgehoben werden.

Die europaweite Ausschreibung der Dienstleistung „maschinelle Bodenprobennahme“ erfolgt in zweijährigem Turnus durch das LTZ Augustenberg. Jeder Bieter hatte bei dieser Ausschreibung die Möglichkeit, bei Nachweis seiner Leistungsfähigkeit auf bis zu 10 Lose ein Angebot abzugeben.

Durchgeführt wurde das Vergabeverfahren von der zentralen Beschaffungsstelle für mehrere Untersuchungsämter in Baden-Württemberg – (zugeordnet dem CVUA Stuttgart, Fellbach), welche für das LTZ Augustenberg und noch weitere sieben Untersuchungsämter in Baden-Württemberg in der Hauptsache Laborgeräte und Laborverbrauchsmaterialien ausschreibt.

Aufgrund der Tatsache, dass bei der davorliegenden Ausschreibung dieser Leistung im Juni 2018 noch die Angebotsabgabe in Papierform möglich war, war die Befürchtung groß, dass aktuell mit dem Erfordernis der elektronischen Angebotsabgabe die Resonanz auf diese Ausschreibung sehr gering ausfallen könnte und viele Lose wegen ausbleibender oder fehlerhafter Angebotsabgabe aufgehoben werden müssten.

Grundlage dieser Befürchtung war insbesondere der Umstand, dass der Großteil der Landwirte nie oder nur sehr selten mit der E-Vergabe in Berührung kommt und daher den Aufwand scheuen könnte oder schlicht nicht in der Lage sein würde, die elektronische Angebotseinreichung formgerecht durchzuführen.

Die geschilderte Befürchtung, dass die Unberührtheit des Bieterkreises mit vergaberechtlichen Anforderungen zu Problemen führt, konnte allerdings schnell ausgeräumt werden.

„Selbst Landwirte, die nicht täglich mit dem Medium Vergabe zu tun haben, haben die elektronische Angebotsabgabe ohne Probleme mithilfe der Software durchführen können“ berichtet Martin Krist, Leiter der Zentralbeschaffung beim CVUA Stuttgart.

Weiter stellt Martin Krist fest, „…dass sicherlich auch der sehr gute Support von cosinex bei Bieterrückfragen sowie die Videotutorials, in denen sehr detailliert und verständlich die einzelnen Schritte der Angebotsabgabe dargestellt werden mit zum Erfolg beigetragen haben“. Bei dieser Ausschreibung wurde in den Vergabeunterlagen sowohl darauf hingewiesen als auch der entsprechende Link benannt.

Martin Krist, der aufgrund der Komplexität der Ausschreibung selbst stark in die Beratung des LTZ Augustenberg, in die Nachbearbeitung der vom LTZ eingereichten Ausschreibungsunterlagen sowie in die Bearbeitung der Ausschreibung im Hinblick auf ihre Vergaberechtskonformität eingebunden war, zeigte sich besonders erfreut darüber, dass Bieterfragen schnell und unkompliziert per Mail beantwortet werden konnten. Zudem konnte durch die Bereitstellung von gut verständlichen Vergabeunterlagen die Gefahr bieterseitiger Fehler von vornherein klein gehalten werden.

Einen zentralen Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Abwicklung sieht der Vergabeexperte zudem in der Software Vergabemarktplatz selbst und dem damit verbundenen leicht verständlichen und bedienerfreundlichen Zugang für Bieter, der es auch unerfahrenen Anwendern nahezu problemlos ermöglicht, erfolgreich an einer oder mehrerer Ausschreibungen zu partizipieren.

Nur ein Verfahren bzw. Los musste aufgehoben werden, da hierfür nur ein Bieter ein Angebot abgegeben hat, dieses aber nicht formgerecht via E-Mail eingereicht hat und daher ausgeschlossen wurde. Vielfach ging seitens der Landwirte die Rückmeldung ein, die Teilnahme an der Ausschreibung und die Beachtung sämtlicher Formalia sei „gar nicht schlimm“ gewesen und „leicht von der Hand“ gegangen. Die rege Teilnahme von Landwirten, die sich zum Teil auf vier bis fünf der Lose beworben hatten und die Teilnahme von Maschinenringen, die auf die Höchstzahl von zehn der Lose Angebote abgegeben haben, sprechen hierfür.

Auch wenn die beschriebene Ausschreibung deutlich macht, dass die Angebotsabgabe über das Bietertool in der Regel ohne vorherige Schulung problemlos abläuft, können Bieter jederzeit unseren Unternehmenssupport unter https://support.cosinex.de/unternehmen/ kontaktieren. Auf dieser Seite sowie unter https://www.youtube.com/watch?v=0fcb3LAxq8g haben wir außerdem eine Videoreihe veröffentlicht, die als ergänzende Erläuterung zu unseren Vergabemarktplätzen für Bieter hilfreich ist.

Ein Verweis in den Ausschreibungsunterlagen auf den Unternehmenssupport sowie die Videotutorials – wie bei dieser Ausschreibung geschehen – kann daher mit dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit bieterseitiger Fehler aufgrund von Unerfahrenheit mit dem Prozess des Vergabeverfahrens noch weiter zu senken.

Bildquelle: Adobe Stock – Bartosz

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