Neue Funktionen im Vergabemarktplatz – Neue Version 8.4

Zitiervorschlag
Czyszewski: „Neue Funktionen im Vergabemarktplatz – Neue Version 8.4“, in cosinex Blog. URL: https://blog.cosinex.de/neue-funktionen-im-vergabemarktplatz-neue-version-8-4/. (Abgerufen am: Uhr)

Logo VergabemarktplatzParallel zur laufenden Umsetzung der Funktionen und Schnittstellen zur Umsetzung der Vergabestatistikverordnung, die wir in den kommenden Wochen im Rahmen einer neuen Verfahrensversion ausliefern werden, wurde Anfang August die Version 8.4 des Vergabemarktplatzes bereitgestellt. Neben technischen Aktualisierungen „unter der Haube“ betreffen funktionale Schwerpunkte die automatisierte Freischaltung noch nicht registrierter Unternehmen bei nicht öffentlichen Ausschreibungen sowie Vereinfachungen bei der Weiterleitung an dritte Veröffentlichungsplattformen.

Die neuen Funktionen stehen allen Nutzern von Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz zur Verfügung.

Automatische Freischaltung nach Registrierungsaufforderung

Bei nicht öffentlichen Vergabeverfahren, wie insbesondere beschränkten Ausschreibungen oder Verhandlungsvergaben, werden Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Dies geschieht innerhalb des Vergabemarktplatzes. Über eine entsprechende Funktion können Unternehmen, welche bereits im Zuge einer Registrierung über einen Unternehmens-Account auf dem Vergabemarktplatz verfügen, direkt zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Sind die Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen noch nicht registriert, wird ihnen mithilfe einer sogenannten Registrierungsaufforderung aus dem Vergabemarktplatz heraus die Aufforderung übermittelt, sich registrieren zu lassen, um auf die Ausschreibungsunterlagen zugreifen zu können.

Bislang mussten sich Unternehmen nach erfolgter Registrierung bei der Vergabestelle erneut melden, damit diese hiernach eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes via Einladung an das nun registrierte Unternehmen versenden konnte. Erst hiernach konnten die so benachrichtigten Unternehmen bzw. Bewerber auf die Ausschreibungsunterlagen zugreifen. Mit der neuen Version 8.4 entfällt nun dieser manuelle Prozess der Benachrichtigung und Einladung, sodass Unternehmen automatisch auf die Ausschreibungsunterlagen zugreifen können, sofern diese einen in der E-Mail enthaltenen (Deep-)Link verwenden (Auto-Einladungsmechanismus).

Mit Bestätigung der Teilnahme über diesen Link erhalten die Unternehmen automatisch Zugriff auf den Projektraum und damit die Vergabeunterlagen. Die Notwendigkeit einer erneuten Freischaltung entfällt. Durch Bestätigung der Teilnahme wird der in der E-Mail enthaltene Deeplink invalidiert. Dies stellt sicher, dass der Link in der E-Mail nur von einem Unternehmen genutzt werden kann.

Screenshot VMP Auto-Freischaltung

Screenshot – Markierung und Dokumentation von automatischen Einladungen in Folge einer Registrierungsaufforderung

1-Klick Weiterleitung an Veröffentlichungsorgane

Bei öffentlichen Vergabeverfahren, wie z.B. einer öffentlichen Ausschreibung, können innerhalb des Vergabemarktplatzes im Zuge der Veröffentlichung die Bekanntmachungen zum Teil über Schnittstellen an weitere Veröffentlichungsorgane gesendet werden. Neben den amtlichen Veröffentlichungsorganen wie service.bund.de, SIMAP (vom Amt für Veröffentlichung der EU) oder der HAD in Hessen, sind im Vergabemarktplatz eine Vielzahl weiterer privater Veröffentlichungsdienste angebunden, an die die Bekanntmachung gesendet werden kann. Mit der Version 8.4 des Vergabemarktplatzes wurde für diese Veröffentlichungsorgane eine sog. 1-Klick Weiterleitung eingeführt. Mit dieser können Nutzer von der Übersichtsseite aus über alle in der jeweiligen Installation verfügbaren Veröffentlichungsorgane sofort die gewünschten Organe auswählen, ohne – wie bislang – auf die Detailseite des Veröffentlichungsorgans gehen und die Weiterleitung planen zu müssen.

Screenshot VMP 1-Klick-Weiterleitung

Screenshot – Überarbeitete Seite für elektronische Weiterleitungen mit der Auswahl für die 1-Klick-Weiterleitung

Sonstige Anpassungen und Weiterentwicklungen

Im Bereich der EU-weiten Vergaben (und hier bei der Erfassung der Verfahrensinformationen) wurden zahlreiche kleinere Anpassungen vorgenommen, die die Nutzer bei der Erfassung weiter unterstützen und helfen sollen, Fehleingaben zu vermeiden.

Darüber hinaus wurde das Datenformat für alle vom Vergabemarktplatz generierten Dokumente im Excel-Format von .xls auf .xlsx umgestellt. Analog der EU-weiten Vergabeverfahren wird mit der neuen Version auch bei nationalen Vergabeverfahren innerhalb des Berichtigungsmoduls eine Hinweismeldung angezeigt, welche beschreibt, dass im Fall einer Änderung der Teilnahme- / Angebotsfrist diese im Fristenmodul zusätzlich zu ändern ist. Weiterhin wurde die sog. Bieterliste im Bereich „Export“ um die eindeutige Registrierungsnummer der Unternehmen ergänzt.

Neben weiteren kleineren Anpassungen wurde für Nutzer in Nordrhein-Westfalen, welche das über vergabe.NRW integrierte Nachprüfungsmodul nutzen, eine Erweiterung der Statusmeldungen vorgenommen. Werden Daten aus dem Vergabemarktplatz über die im Marktplatz integrierte Schnittstelle an das Nachprüfungsmodul übertragen, zeigt der Status im Marktplatz nicht nur die erfolgreiche Übertragung an das Nachprüfungsmodul an, sondern ab der Version 8.4 auch den Verarbeitungsstatus innerhalb des Nachprüfungsmoduls, d.h. den Zeitpunkt der Verfügbarkeit für die Nachprüfungsinstanzen.

Neues aus Sicht der Unternehmen bzw. Bieter und Bewerber

Neben dem neuen Freischaltungsmechanismus nach Registrierungsaufforderung erfolgten auch für Bieter bzw. Bewerber eine Reihe von Neuerungen. So wurde der Bereich der Angaben von Skonti im Bietertool weiter verbessert, um mögliche Fehleingaben zu reduzieren. Hinzu kommen Anpassungen im Projekt-Auswahl-Dialog, ein verbessertes Handling bei Einsatz mehrerer Unternehmens-Accounts sowie Anpassungen in Bezeichnungen zur Verbesserung der Usability.

Verbesserung des E-Mail-Benachrichtigungsdienstes

Abhängig von den Vorgaben und der Konfiguration der jeweiligen Installation steht Unternehmen als Bewerbern ein sogenannter Benachrichtigungsdienst (beim Deutschen Vergabeportal auch bundesweit) zur Verfügung. Dieser sorgt dafür, dass ausgehend von den Vorgaben definierter Suchprofile eine E-Mail mit Hinweisen auf neue Bekanntmachungen erstellt und die Unternehmen aktiv täglich via E-Mail informiert werden.

Bisweilen kann es vorkommen, dass eine Bekanntmachung die Suchkriterien verschiedener Suchprofile erfüllt und mehrfach angezeigt wurde.

Um die Durchsicht potenzieller Aufträge bzw. Bekanntmachungen für Bewerber zu vereinfachen werden diese nun nicht mehr doppelt – entsprechend der Suchkriterien – ausgewiesen, sondern nur in den Ergebnissen für das erste, einschlägige Suchprofil angezeigt. Nutzer dieser Suchprofile erhalten zudem an geeigneter Stelle in der E-Mail einen gesonderten Hinweis.

Sonstige Änderungen

Einen detaillierten Überblick über diese und alle weiteren zahlreichen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in der Release Note zur neuen Version 8.4 in der Nutzerdokumentation in unserem Service- & Support-Center.

Ausblick: Umsetzung der Meldepflicht nach der Vergabestatistikverordnung

Mit der nächsten Version des Vergabemarktplatzes sowie des Vergabemanagementsystems (VMS) erfolgt die Umsetzung von Funktionen, um aus den Systemen heraus den Meldepflichten nach der Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) nachzukommen. Für die Nutzung dieser Funktion ist je Mandant eine sogenannte Berichtseinheit-ID erforderlich und diese mit Bereitstellung der neuen Versionen im Administrationsbereich des Mandanten zu hinterlegen.

Um eine Berichtseinheit-ID zu erhalten, ist eine Registrierung der Berichtsstelle bei Destatis erforderlich. Die Registrierungsmöglichkeit finden Sie unter www.vergabestatistik.org/registrierung.

Weiterführende Hinweise zur VergStatVO

Aufgrund einer Reihe von Nachfragen möchten wir u.a. auf die folgenden Blog-Beiträge mit einigen wichtigen Informationen zur VergStatVO hinweisen:

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