Neue Schnittstellen und Funktionen im cosinex Vergabemanagementsystem

Zitiervorschlag:
Vielhaber: „Neue Schnittstellen und Funktionen im cosinex Vergabemanagementsystem“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/xz1w. (Abgerufen am: Uhr)

Logo VergabemanagementsystemDas Arbeiten im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter von Vergabestellen angesichts der aktuellen Situation zum Alltag geworden und vieles spricht dafür, dass diese Situation – wenn auch eingeschränkt – noch anhält. Die zahlreichen positiven Rückmeldungen, dass gerade das Vergabemanagementsystem (VMS) diese neue Form des Arbeitens für viele Vergabestellen in diesen außergewöhnlichen Zeiten unterstützt hat, freut uns sehr.
Im Fokus der Weiterentwicklungen der letzten Wochen standen daher funktionale Aspekte, die u.a. das verteilte Arbeiten der Mitarbeiter von Vergabestellen besser unterstützen. Mit der nun freigegebenen Version 9.2 werden eine Reihe neuer Funktionen, Verbesserungen der Nutzeroberfläche, aber auch neue Schnittstellen im VMS-Connector bereitgestellt.

Die für die Arbeit im Homeoffice wichtigste neue Funktion, die Angebotsöffnung im 4-Augen-Login von verteilten Orten, wurde bereits in einer Zwischen-Version Ende März bereitgestellt.

Eine vollständige Release-Note mit allen wichtigen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Service- & Support-Center.

Assistent zur Auswahl von Vergabeunterlagen

Mit Hilfe eines neuen Assistenten zur Auswahl der hinterlegten Standardunterlagen wurde der Gesamtüberblick über die ausgewählten Vergabeunterlagen weiter verbessert. Der wesentliche Inhalt des Reiters „Dokumente“ im Modul „Vergabeunterlagen“ zeigt nun die für das jeweilige Vergabeverfahren bereits ausgewählten Vergabeunterlagen. Die Unterstützung zur Auswahl aus den Vorlagen wurde in einen neuen Assistenten ausgegliedert. Hierzu gehören die Tabellen zur Auswahl generierbarer Standardunterlagen, herunterladbarer Standardunterlagen für die Nachbearbeitung außerhalb des VMS sowie die Auswahl von Dokumenten aus verknüpften Beschaffungsanträgen.

Bildschirmausdruck-VMS-Vergabeunterlagen

Screenshot – Der neue Dateiauswahl-Assistent für Vergabeunterlagen

Multi-Datei-Upload im Bereich Vergabeunterlagen

Das Hochladen eigener Dokumente als Vergabeunterlagen geschieht dagegen direkt über die Hauptseite, indem die Dateien nun auch per Drag and Drop direkt auf bzw. in die Tabellen „gezogen“ werden können. Mit Hilfe der erweiterten Funktion können auch mehrere Dateien parallel hochgeladen werden.

Bildschirmausdruck-VMS-Multi-Datei-Upload

Screenshot – Die „Drop“-Zonen der Vergabeunterlagen ermöglichen das Ablegen mehrerer Dateien gleichzeitig mit der Maus (Drag & Drop)

VMS Multi-Datei-Upload

Screenshot – Drag and Drop aus dem Windows-Explorer in die Tabelle „Vertragsbedingungen“ der Vergabeunterlagen

Herunterladen aller ausgewählten Vergabeunterlagen

Über die neue Funktion „Vergabeunterlagen herunterladen“ wird den Nutzern der Vergabestelle während des gesamten Vergabeverfahrens die Möglichkeit gegeben, die ausgewählten Vergabeunterlagen auch als ZIP-Datei herunterzuladen.

Dateiübernahme aus verknüpften Beschaffungsanträgen

Mit dem neuen Modul Bedarfsmanagement steht eine komplementäre Lösung zur Unterstützung auch der Bedarfsmeldungen zur Verfügung. Dabei können aus genehmigten und freigegebenen bzw. auf Haushaltsmittel geprüften Bedarfsanträgen Vergabeakten im VMS angelegt werden.

Soweit auch dieses Modul lizensiert und genutzt wird, können mit der neuen Version nicht nur Angaben aus Beschaffungsanträgen in die Vergabeakte übernommen werden, sondern auch Dateien, die dem Beschaffungsantrag beigefügt sind.

Neben der Auswahl generierbarer und dem Hochladen eigener Vergabeunterlagen besteht im Assistenten die Möglichkeit der Auswahl von Dokumenten aus verknüpften Beschaffungsanträgen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Vergabeakte mit mindestens einem Beschaffungsantrag verknüpft ist und dort Dokumente hinterlegt sind. In diesem Fall wird der Reiter „Dokumente verknüpfter Akten“ angezeigt und stellt Dokumente aus den Modulen „Beschaffungsantrag“ und „Beschaffungsprüfung“ zur Übernahme in die Vergabeakte als Auswahl zur Verfügung. In diesem Fall ist die Auswahl gleichzeitig mit der Zuordnung zur Gruppe von Vergabeunterlagen zu treffen.

Bildschirmausdruck VMS VU aus Beschaffungsanträgen

Screenshot – Dateiauswahl-Assistent für Vergabeunterlagen, hier die Auswahl aus Dokumenten eines verknüpften Beschaffungsantrags

Weitere Neuerungen

Weitere Neuerungen betreffen etwa Anpassungen an den Excel-Importvorlagen für die Bereiche Leistungsverzeichnisse, Kriterien und den Unternehmensimport für die Bieterdatenbank sowie die Erweiterung des Direktauftrags um ein vom System generiertes Auftragsschreiben.

Im Hinblick auf die Benutzerführung wurde insbesondere die Anzeige von Systemhinweisen, wie etwa die Ergebnisse von Plausibilitätsprüfungen, verbessert.

Neue Schnittstellen – Erweiterung des VMS-Connectors

Der sogenannte VMS-Connector ist ein integrales Modul im VMS, um verschiedene, überwiegend mandantenindividuell konfigurierbare, Standardschnittstellen zu Drittsystemen (wie etwa zu verschiedenen ERP-Systemen (MACH, SAP, Oracle eBusiness Suite), E-Vergabeplattformen, AVA- sowie Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen) anzubieten und das VMS ohne individuelle Schnittstellenentwicklung bestmöglich in die bestehenden Systemlandschaften unserer Kunden einbinden zu können.

Mit der neuen Version wurde der VMS-Connector um zwei Schnittstellen erweitert.

Schnittstelle für Nachprüfungsverfahren (aktuell nur für vergabe.NRW)

Durch die meist vollständige Dokumentation von Vergabeverfahren im VMS erscheint im Fall von Nachprüfungsverfahren ein gesonderter „Export“ in Dateiform oder gar ein Ausdruck der Vergabeakte bzw. (elektronischen) Angebote aufwändig, aber erforderlich, um diese den Vergabekammern im Rahmen der Akteneinsicht zur Verfügung zu stellen. Die elektronische Übermittlung der entsprechenden Dateien außerhalb integrierter Lösungen (via E-Mail oder dritter Datenaustauschplattformen über Up- und Download) erscheint nicht nur im Hinblick auf die eigentlich gebotene Revisionssicherheit mindestens fehleranfällig.

Vor diesem Hintergrund wurden für das Portal vergabe.NRW ein sog. Nachprüfungsmodul und im VMS-Connector eine entsprechende Schnittstelle implementiert, um die Vergabeakte sowie alle dokumentationsrelevanten Unterlagen aus dem VMS revisionssicher an die nordrhein-westfälischen Vergabekammern zu übermitteln, um diesen die Akteneinsicht zu ermöglichen. Wie bereits vorgestellt, hat das Land Nordrhein-Westfalen als erstes Bundesland ein entsprechendes, elektronisches Nachprüfungsmodul für die Entgegennahme der elektronischen Dokumentation in Betrieb genommen (vgl. „Elektronische Unterstützung bei Nachprüfungsverfahren„).

Schnittstelle für externe Bedarfsmeldungs-Lösungen

Durch die Erweiterung des VMS-Connectors um eine neue Schnittstelle zur Übernahme bewilligter und auf Haushaltsmittel geprüfter Beschaffungsanträge aus vorgelagerten Drittsystemen können auch die Funktionen des Moduls Bedarfsmanagement genutzt werden, um mehrere Bedarfsmeldungen zu einer Vergabeakte zu bündeln bzw. umgekehrt eine Bedarfsmeldung in mehrere Vergabeakten aufzuteilen und die entsprechenden Vergaben einzelnen Mitarbeitern der Vergabestelle „zuzuweisen“.

Der Fortschritt solcher externer und verknüpfter Bedarfsanträge bis hin zum Zuschlag eines Vergabeverfahrens wird als Statusmeldung an das Drittsystem übermittelt, sodass auch Nutzer des Drittsystems laufend über den Fortgang informiert bleiben.

Voraussetzung für die Nutzung der neuen Schnittstelle ist – neben einer Einrichtung – die Lizensierung des Moduls Bedarfsmanagement.

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