Zwischen-Version des VMS zur Optimierung im Homeoffice-Einsatz

Zitiervorschlag
Vielhaber: „Zwischen-Version des VMS zur Optimierung im Homeoffice-Einsatz“, in cosinex Blog. URL: https://blog.cosinex.de/vms-optimierung-homeoffice/. (Abgerufen am: Uhr)

Logo VergabemanagementsystemMit einer aktuellen (Zwischen-)Version des VMS gehen wir auf neue Anforderungen durch eine länger anhaltende Nutzung unserer Lösungen aus dem Homeoffice heraus ein. Schwerpunkt ist der Bereich der Angebotsöffnung im Hinblick auf das erforderliche Vier-Augen-Prinzip.

Während eine zeitweise Nutzung unserer Lösungen über alternative Endgeräte (gleich, ob im Rahmen eines „mobilen Arbeitens“ oder aus dem „Homeoffice“ heraus) bereits seit Jahren zum Arbeitsalltag vieler Anwender gehört, stellt eine länger andauernde Nutzung im Homeoffice anlässlich der aktuellen Ausbreitung des Covid19-Virus Nutzer Anwender im Einzelfall vor Herausforderungen. Nach ersten Rückmeldungen gilt dies insbesondere für den Bereich der Angebotsöffnung. Hierauf möchten wir zeitnah reagieren.

Angebotsöffnung im 4-Augen-Prinzip von verteilten Orten aus

Die Angebotsöffnung erfolgt nach dem 4-Augen-Prinzip und erfordert das Anmelden des Verhandlungsleiters und eines Stellvertreters. Dies geschah bisher üblicherweise an einem Rechner, auf dem die elektronischen Angebote gemeinsam geöffnet wurden. Dies ist nun nicht mehr zwingend erforderlich. Vielmehr kann der Nutzer mit der Rolle „Verhandlungsleiter“ bei seiner Anmeldung zur Angebotsöffnung die Option wählen, dass ein Stellvertreter nicht physisch vor Ort ist, sondern sich an einem anderen Rechner (an einem anderen Ort) anmeldet. In diesem Fall versetzt er den Anmeldevorgang in eine Art vorübergehenden Wartezustand.

Screenshot – Die Anmeldemaske des Verhandlungsleiters mit der Option zum verteilten 4-Augen-Login

Screenshot – Dieselbe Seite nach Anmeldung durch den Verhandlungsleiter

Bei Auswahl dieser Option hat der Stellvertreter nach Login des Verhandlungsleiters nun (in der Standard-Konfiguration) fünf Minuten Zeit, um sich an seinem Rechner als zweiter Angebotsöffner für die entsprechende „Submission“ anzumelden.

Screenshot – Die Anmeldemaske des Stellvertreters an einem anderen Ort

Sobald sich der Stellvertreter angemeldet hat, können beide Nutzer in der Angebotsöffnung arbeiten. Im Vermerk erscheinen sie wie gewohnt als Verhandlungsleiter und Stellvertreter. Da davon ausgegangen wird, dass parallel eine Abstimmung zwischen den Nutzern z.B. via Telefon sattfindet, ist es sinnvoll, sich hierüber auf eine „speichernde“ Person zu einigen. Die andere Person kann durch Aktualisieren der jeweiligen Seite die gespeicherten Inhalte sehen.

Wenn sich nach dem Verhandlungsleiter nicht innerhalb von fünf Minuten ein stv. Verhandlungsleiter anmeldet, wird die begonnene Angebotsöffnung vom System automatisch zurückgesetzt. Hiernach muss das Vier-Augen-Login von vorne begonnen werden.

Wichtige Hinweise für unsere Nutzer

Die aktuelle Umsetzung stellt sicher, dass die Nutzung der Funktion nicht gegen den ausdrücklichen Wunsch bzw. ohne Freigabe durch den Verhandlungsleiter durchgeführt werden kann. Damit entsprechen wir einerseits kurzfristig dem Wunsch vieler Kunden nach einer praktikablen Lösung in der aktuellen Lage, gleichzeitig genügt diese Umsetzung aber auch den gängigen Compliance- und Sicherheitsanforderungen sowie Vorgaben zur Korruptionsprävention.

Die neue Version wird in dieser Woche allen Betreibern eines VMS zur Verfügung gestellt. Die Release-Note zu dieser Zwischen-Version finden Sie wie gewohnt in unserem Support-Center.

Soweit Sie im Hinblick auf die Konfiguration eine abweichende Lösung wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Betreiber oder den bekannten Ansprechpartner der cosinex.

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