Neue Version des VMS – Neue Funktion in der Angebotsprüfung, Aktualisierung VHB Bund u.v.m.

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Vielhaber: „Neue Version des VMS – Neue Funktion in der Angebotsprüfung, Aktualisierung VHB Bund u.v.m.“, in cosinex Blog. URL: https://csx.de/nfqy. (Abgerufen am: Uhr)

Logo VergabemanagementsystemDas cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) unterstützt Vergabestellen bei ihren internen Prozessen und Dokumentationen rund um das öffentliche Vergabe- und Beschaffungswesen. Die bereitgestellte Version 9.1 enthält neben Entwicklungen zum neuen Modul Vertragsmanagement eine umfassende Überarbeitung und Aktualisierung für Vergaben nach Maßgabe der VOB/A im Hinblick auf die aktualisierten Formblätter des Vergabehandbuchs des Bundes (VHB Bund) aber auch viele neue Funktionen.

Festlegung eines Verantwortlichen je Akte und Vorgang

Für jede Akte können aus dem zugehörigen Team ab der neuen Version ein oder mehrere sog. Aktenverantwortliche/r ausgewählt werden. Damit können in größeren Teams beispielsweise Mitarbeiter, die für eine Akte oder einen Vorgang verantwortlich sind oder diesen zentral koordinieren, festgelegt und mit Hilfe einer Sortierfunktion für diese Eigenschaft rasch gefunden werden.

Entsprechende Funktion für Vertragsmanagement und Beschaffungsanträge

Diese Funktion steht nicht nur für Vergabeakten, sondern auch für die neuen ergänzenden Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement zur Verfügung. Damit können auch je Beschaffungsantrag oder Vertragsakte entsprechende „Verantwortliche“ festgelegt werden.

Ein Aktenverantwortlicher in diesem Sinne kann in der Aktenübersicht selbst nach den Verfahren filtern, für die er als Verantwortlicher zuvor festgelegt wurde. Die Verwendung der Funktion (mithin die Auswahl eines Aktenverantwortlichen) ist optional.Screenshot VMS - Filter meine Akten

Erfassung strukturierter Losdetails

In nationalen Teilnahmewettbewerben nach Maßgabe der VOB/A sowie den sog. Sonstigen Verfahren konnten Losdetails bislang erst nach dem Teilnahmewettbewerb erfasst werden, während im Teilnahmewettbewerb selbst nur ein (Frei-)Text zur vorgesehenen Losaufteilung erfasst und veröffentlicht wurde. Die entsprechenden Eingabemöglichkeiten wurden analog zu den Angaben bei Teilnahmewettbewerben nach Maßgabe der UVgO erweitert, damit bereits ausführlichere Angaben zu allen Losen automatisch in die Bekanntmachung bzw. Vergabeunterlagen übernommen werden können.

Darüber hinaus ist nun auch für VOB/A- und Sonstige Verfahren vorgesehen, je Los eigene Leistungsorte in strukturierter bzw. ausführlicher Form anzugeben, so wie es bei Verfahren nach Maßgabe der UVgO bereits seit längerem vorgesehen ist.

Screenshot VMS zu Losangaben (insb. Adressen) im VOB-Bereich

Ergänzung der Verfahrensangaben

Insbesondere die Eingabemasken im VMS wurden im Bereich der Verfahren nach Maßgabe der VOB/A (bei Auswahl des Formularsatzes VHB Bund) zur Erfassung der Verfahrens- sowie sonstiger Angaben erweitert.

Hierzu gehörten beispielsweise die Anpassung bzw. Erweiterung im Bereich der Nachforderung fehlender Unterlagen, Angaben zur Zulässigkeit mehrerer Hauptangebote, der Dokumentation von Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen in den Vergabeverfahren u.v.m.

Ergänzung in weiteren Formularsätzen

Der im VMS unter der Bezeichnung „Formularsatz cosinex + 630er Formulare“ bekannte Formularsatz für Liefer- und Dienstleistungen nach Maßgabe des VHB Bund, der je nach kundenindividueller Ausprägung des VMS verfügbar gemacht werden kann, enthält nun auch zahlreiche weitere, vom VMS befüllbare Vordrucke des VHB für den Bereich der Liefer- und Dienstleistungsvergaben (außer Bau).

Je nach Anforderung der Vergabestelle, individueller Ausprägung sowie ggf. landesspezifischer Vorgaben bestehen verschiedene Ausprägungen des VMS und damit auch weitere Formularsätze, welche ausgewählte Formulare aus dem VHB Bund enthalten. Abhängig von kundenindividuellen Absprachen wurde auch diese in den Formularsätzen auf den neuen Stand 2019 aktualisiert, soweit sie auf dem VHB Bund basieren.

Neuerungen in den Bereichen Angebotsöffnung, -prüfung und -wertung

In der aktuellen Version des VMS wurden zudem eine Reihe weiterer Neuerungen in den Bereichen der Angebotsöffnung sowie Prüfung und Wertung umgesetzt, um Nutzer auf mögliche Mängel von Angeboten aufmerksam zu machen, umfassender dokumentieren zu können und auch den Workflow in der Prüfung vor allem bei mehrstufigen Verfahren zu vereinfachen.

Vorliegen mehrerer Hauptangebote

Hierzu gehört beispielsweise auch der Hinweis bei Vorliegen mehrerer Hauptangebote, wenn dies nicht zugelassen war. So kann der öffentliche Auftraggeber die Abgabe mehrerer Hauptangebote eines Bieters in der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen für unzulässig erklären (§ 16 Abs. 1 Nr. 7 VOB/A). Unabhängig von dieser Festlegung ist keine systemseitige Maßgabe vorgesehen, nach der die Vergabeplattform die Abgabe mehrerer Hauptangebote nicht zulässt, da es prinzipiell denkbar ist und auch zulässig wäre, zunächst zwei Angebote abzugeben, von denen eines bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen wird. Sollte ein Bieter mehr als ein Angebot abgeben, wird hierauf während der Angebotsöffnung hingewiesen. Eine systemseitige Sperrung der Möglichkeit zur Abgabe mehrerer Hauptangebote ist allerdings bewusst nicht vorgesehen (zur Unzulässigkeit solcher technischer Restriktionen im Hinblick auf die Abgabe elektronischer Angebote vgl. beispielhaft in unserem Blog Dippel: „VK Südbayern – „Entmündigung“ der Vergabestelle durch E-Vergabe unzulässig“).

Während der formalen Prüfung erfolgt bereits ein gesonderter Hinweis sowie eine Standard-Vorbelegung in dem zugehörigen Prüfpunkt. Der zuständige Nutzer/Prüfer kann (und muss) allerdings selbst über einen möglichen Ausschluss entscheiden.

Screenshot Warnhinweis im VMS bei mehreren Hauptangeboten

 

Hinweise auf Ungewöhnlich niedrige Angebote

Eine weitere der diversen Erweiterungen in den Bereichen der Angebotsöffnung bzw. -prüfung und -wertung: Auf Angebote mit einem unangemessen niedrigen (oder hohen) Preis darf kein Zuschlag erteilt werden. Mithin sind diese auszuschließen (§ 16d Abs. 1 Nr. 1 VOB/A, § 60 VgV et al., im Hinblick auf ungewöhnlich niedrige Preise ähnlich auch § 44 UVgO).

Dies stellt die Nutzer im Bereich der Angebotswertung vor eine Herausforderung, gerade dann, wenn viele Angebote mit sehr unterschiedlichen Preisen eingereicht wurden. Daher unterstützt das VMS nunmehr durch die Möglichkeit der Hervorhebung von Angeboten, die nach bestimmten, zuvor festgelegten Parametern möglicherweise ungewöhnlich bzw. unangemessen niedrige (oder hohe) Preise aufweisen.

Die Parameter können während der Preiswertung angepasst werden und sind nicht Gegenstand des Vermerks. Sie dienen hier lediglich als Hilfestellung zur Erkennung entsprechender Preise. Die vermerkrelevanten Angaben und etwaige Ausschlüsse sind von den Nutzern mit entsprechenden Rechten in der Wertung des Preises und hier in den Details der Preiswertung zu den jeweiligen Angeboten zu dokumentieren.

Screenshot VMS - Hinweis auf ungewöhnlich niedrige Angebote

Neben der Abweichung in Prozent ist auch die Frage, wie rechnerisch eine solche Abweichung festgestellt bzw. welcher Referenzwert zu Grunde gelegt wird, anhand des konkreten Einzelfalls zu beurteilen. So gibt die in der Spruchpraxis häufig genannte Aufgreifschwelle von 20% noch keine Auskunft darüber, von welchem Wert aus eine solche Abweichung ermittelt werden soll. Als mögliche Referenzwerte für eine automatisierte Unterstützung bei der Ermittlung der Abweichungen können im VMS wahlweise

  • der zuvor im Rahmen der Markterkundung festgelegte und für die Ermittlung der Verfahrensart herangezogene geschätzte Auftragswert des Verfahrens sowie
  • der Median der Wertungspreise aller Angebote

herangezogen werden.

Weitere Neuerungen im VMS

Weitere Neuerungen der Version 9.1 des VMS betreffen Vereinfachungen bei der Eignungsprüfung in mehrstufigen Verfahren, umfassende Erweiterungen zur Erfassung des Auftragsschreibens sowie u.a. ein verbesserter Umgang mit Schätzwerten bei Einzelpreisen unter 0,01 EUR insb. bei Einsatz integrierter ERP-Systeme wie SAP, MACH u.a.

Eine vollständige Release Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösung wie gewohnt im Service- und Support-Center unter diesem Link.

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