Neues Modul Vertragsmanagement für öffentliche Auftraggeber

Zitiervorschlag
cosinex Redaktion: „Neues Modul Vertragsmanagement für öffentliche Auftraggeber“, in cosinex Blog. URL: https://blog.cosinex.de/vertragsmanagement-oeffentliche-auftraggeber/. (Abgerufen am: Uhr)

VertragsmanagementMit einem neuen Modul aus unserem Haus können öffentliche Auftraggeber – neben der E-Vergabe und dem Vergabemanagement – nun auch Verträge komfortabel verwalten und überwachen. Ergänzend zum Vergabemanagementsystem und dem Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das neue Modul umfassende Möglichkeiten für ein integriertes Vertragsmanagement.

Zur Verwaltung der Verträge gehören die Eckdaten des Vertrags aus dem Vertragsabschluss, das Vertragsdokument selbst, ergänzende Anlagen sowie ggf. die späteren Vertragsänderungen, aber auch die Kündigung, Verlängerungen oder Abstimmungen zu etwaigen Leistungsstörungen. Eine neue Erinnerungsfunktion hilft, alle wichtigen Termine und Fristen im Auge zu behalten.

Nach Zuschlag im Vergabemanagementsystem können im Vertragsmanagement Vertragsakten komfortabel angelegt werden. Dabei werden alle wesentlichen Angaben aus dem vorherigen Vergabeverfahren automatisch übernommen. Dergestalt angelegte Vertragsakten werden automatisch mit den vorgelagerten Vergabeakten verknüpft. Ergänzend können Vertragsakten auch manuell erfasst oder bestehende Vertragsakten hinzugefügt werden.

Nach einer Aktivierung des Moduls wird dieses den Nutzern mit entsprechender Berechtigung integriert im Vergabemanagementsystem angezeigt.

Screenshot Vertragsmanagement Ueberblick

Verwaltung der Vertragslaufzeiten

Neben den klassischen Vertragslaufzeiten bietet das Modul die Möglichkeit, auch Verlängerungs- sowie Kündigungsoptionen komfortabel zu verwalten.

Bildschirmausdruck Vertragsmanagement Laufzeiten

Zahlungspläne

Während in ERP- bzw. Haushaltskassen- und Rechnungssysteme (meist fällige) Zahlungen erfasst und verwaltet werden, bietet das Modul Vertragsmanagement auch die Möglichkeit, zukünftige Zahlungen im System zu hinterlegen. Von einfachen, einmaligen Zahlungen, laufenden Zahlungen (z.B. für Pflege und Wartung) bis hin zu komplexen Zahlungsplänen können die Daten je Vertrag hinterlegt und verwaltet werden.

Screenshot Vertragsmanagement Zahlungspläne

Dokumentation von Vertragsänderungen

Mit dem Modul Vertragsmanagement soll neben einer initialen Erfassung aber auch die Dokumentation etwaiger Änderungen im Lebenszyklus eines Vertrags möglich sein. Verlängerungsmöglichkeiten können in dem Modul erfasst sowie das Laufzeitende oder Kündigungen dokumentiert werden.

Screenshot Vertragsmanagement Verlaengerungen

Integration in das cosinex Vergabemanagementsystem

Durch die vollständige Integrationsmöglichkeit des neuen Moduls in das Vergabemanagementsystem wird auf eine einheitliche Nutzerverwaltung zugegriffen, sodass eine gesonderte Verwaltung von Nutzern entfällt.

Zudem wird – neben der Integration beim Anlegen einer Vertragsakte aus einer Vergabeakte – auf zahlreiche bestehende Komponenten der technischen Basis (wie etwa das flexible und konfigurierbare Rollen- und Rechtemodell) zurückgegriffen. Hierdurch können Verträge sowohl durch zentrale Vergabestellen, aber auch andere (Fach-)Bereiche zentral wie dezentral verwaltet werden.

Bereitstellung des neuen Moduls

Nach einer Pilotierungsphase für ausgewählte Pilotkunden steht das Modul ab Anfang Februar 2020 für alle Kunden des VMS in der sog. Enterprise Edition zur Verfügung. Für Nutzer des VMS in der Cloud Edition ist eine Bereitstellung im Laufe dieses Jahres geplant.

Das komplementäre Modul Vertragsmanagement kann – wie das Modul Bedarfsmanagement – gesondert lizensiert und je Installation bzw. Mandant aktiviert werden.

Für die Nutzung ist eine gesonderte Ausprägung an die individuellen Anforderungen des Auftraggebers im Bereich der Rollen und Rechte sowie der optionalen Datenfelder vorgesehen.

Wenn Sie Interesse am Einsatz dieses Moduls haben, wenden Sie sich gerne an Ihren Produktberater in unserem Haus.

Bildquelle: AdobeStock – Coloures-Pic

Beitrag empfehlen

Verwandte Beiträge

Besuchen Sie uns auch auf

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Formularschutz