Stadt Ibbenbüren setzt auf vollelektronische Vergabe im Unterschwellenbereich

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cosinex Redaktion: „Stadt Ibbenbüren setzt auf vollelektronische Vergabe im Unterschwellenbereich“, in cosinex Blog. URL: https://blog.cosinex.de/stadt-ibbenbueren-vollelektronisch-unterschwellenbereich/. (Abgerufen am: Uhr)

Logo der Stadt IbbenbürenDie Stadt Ibbenbüren setzt Hochdruck dahinter, Verwaltungsprozesse zu digitalisieren – im Sinne einer größeren Effektivität und im Zeichen von mehr Bürgerfreundlichkeit. Doch auch auf anderen Ebenen greift die digitale Innovation – und wirkt gleichsam nach unten durch: Ab Anfang 2020 gelten neue Regelungen bei Unterschwellenvergaben, die Behörden im Bereich von Liefer- und Dienstleistungen auf den Weg bringen.

Mit dem Januar können Unternehmen ihre Angebote auf entsprechende Ausschreibungen nicht mehr, wie bislang, in Papierform einreichen, sondern ausschließlich digital. Dies gilt natürlich auch für Ausschreibungen der Stadt Ibbenbüren, die sich im nationalen Rahmen auf Liefer- und Dienstleistungen beziehen. Die Verantwortlichen der Stadtverwaltung haben den Jahreswechsel bereits in den Blick genommen.

Zu Liefer- und Dienstleistungen zählen auch die Arbeit von Architekten sowie Wäschedienste, Hardware für Schulen ebenso wie Softwarelizenzen, Studien, Konzepte und Beratungsleistungen von Fachbüros, unterschiedlichste Gerätschaften, Fahrzeuge, aber auch Pflanzen jeglicher Art. Von der digitalen Neuregelung ab Januar ausgenommen hat der Gesetzgeber Bauleistungen im nationalen Ausschreibungsrahmen. Dieser bleibt, zumindest vorerst noch, die letzte Papierbastion.

Die Neuerung greift im Falle der Stadt Ibbenbüren generell ab einem geschätzten Auftragsvolumen von 10.000 Euro netto. Im Zweifelsfall, wie Kerstin Weniger und Lena Wojtalla von der städtischen Vergabestelle erläutern, gilt allerdings: Erfolgt der Vergabeaufruf der Stadtverwaltung über das den Betrieben bekannte zentrale Online-Portal www.evergabe.nrw.de, kann auch die Abgabe eines Angebotes durch ein Unternehmen ausschließlich auf diesem technischen Weg erfolgen. Auch in solchen Fällen, die geschätzt vielleicht etwas unter der 10.000-Euro-Marke liegen, aber eben vorsorglich via Plattform angezeigt werden.

Die beiden Vergabefachfrauen der Stadt wissen, dass für manche Unternehmen die digitale Welt in allen ihren Verästelungen noch relatives Neuland ist – und warnen, vor dem Hintergrund entsprechender Erfahrungen, vor möglichen Missverständnissen: „Ein Angebot digital einzureichen, bedeutet ausdrücklich nicht, dies auf dem E-Mail-Weg zu tun“, unterstreicht Kerstin Weniger. „Manche Unternehmen glauben das leider immer noch. Erst heute hatten wir einen solchen Fall, in dem das Angebot nicht über die ausschließlich dafür vorgesehene Online-Plattform eingereicht wurde, sondern einfach per Mail an uns.“ Fatal für das offerierende Unternehmen – denn dieser Zustellungsweg führt grundsätzlich und automatisch zum Ausschluss des Angebotes. Landet die Angebots-Mail im Postfach Wenigers und ihrer Kollegin, heißt es: Rien ne va plus – nichts geht mehr. Der Gesetzgeber hat es so bestimmt.

Warum der harte Ausschluss? Eigentlich ganz einfach, wie Weniger und Wojtalla darlegen. Und auch nachvollziehbar: „Eine Einsichtnahme in Angebote ist für den Empfänger – also uns als städtische Vergabestelle – erst dann zulässig, wenn die Frist zur Einreichung abgelaufen ist und wir die Angebote zur weiteren Bearbeitung zusammenstellen müssen“, erläutern sie. „Die Vergabeplattform gewährleistet die notwendige Verschlüsselung: Bis zum Tag X sind die eingereichten Angebote für uns gesperrt. Eine Mail ist naturgemäß jederzeit lesbar. Deswegen hat die Vergabegesetzgebung hier einen Riegel vorgeschoben.“ Die Strenge macht Sinn. Und ermöglicht deshalb keine Ausnahmen. Aus heißt aus.

Schrittweise hat sich im Laufe der letzten Jahre in den verschiedenen Sparten von Vergaben der digitale Weg durchgesetzt. Auch außerhalb der mittlerweile als gesetzlich verbindlich geltenden Bereiche werden Angebote von Firmen zunehmend über das eigens hierfür eingerichtete Online-Portal bei der Stadt Ibbenbüren vorgelegt. Im vergangenen Jahr lag die Marge digitaler Angebote in nicht verpflichtenden Sparten bei bereits 23,5 Prozent des Gesamtaufkommens. Tendenz: steigend.

Der Stadt kommt diese Entwicklung entgegen: „Wir bevorzugen ohnehin seit langem den digitalen Weg, da er effektiver ist“, so Kerstin Weniger. Und auch wenn der Baubereich bei nationalen Ausschreibungen vom Gesetzgeber noch nicht einbezogen sei, mache die digitale Route auch hier höchsten Sinn. „Über kurz oder lang wird vom Gesetz her auch diese Sparte für digitale Angebote verbindlich werden“, ist sie sich sicher. Es sei nur noch eine Frage der Zeit. Und die Schonfrist könne gegebenenfalls recht kurz ausfallen. Signal an Unternehmen: Wer jetzt hier schon Übung erlangt, für den fällt alles stressfreier aus, wenn der Gesetzgeber letzte Lücken schließt und das Papier von einem Tag zum anderen auch hier ausgedient hat.

Wie auch viele Kommunen in Nordrhein-Westfalen, setzt die Stadt Ibbenbüren für die E-Vergabe auf einen Verbund regionaler Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz.

Quelle: Stadt Ibbenbüren

Bildquelle/Foto: Stadt Ibbenbüren / André Hagel

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