Neue Wege für die Vergabe: Landkreis Osnabrück baut Shared Service Center für Gemeinden aus

Zitiervorschlag
Kuljanin: „Neue Wege für die Vergabe: Landkreis Osnabrück baut Shared Service Center für Gemeinden aus“, in cosinex Blog. URL: https://blog.cosinex.de/neue-wege-vergabe-landkreis-osnabrueck/. (Abgerufen am: Uhr)

Logo des Landkreises OsnabrückHohe Qualität und Rechtssicherheit: Diese Kriterien gewährleistet die Zentrale Vergabestelle (ZVS) des Landkreises Osnabrück bei der Vergabe von Aufträgen. Seit Anfang 2017 wurden über die Stelle mehr als 600 Verfahren abgeschlossen, darunter auch 20 EU-weite Verfahren. Das Gesamtauftragsvolumen beläuft sich auf über 45 Millionen Euro brutto. Zukünftig nutzen auch die Gemeinden Bad Laer und Hilter das Angebot.

Gerade das EU-Recht und die Vorgaben der elektronischen Vergabe stellen große Herausforderungen für die Gemeinden dar“, sagte die Erste Kreisrätin Bärbel Rosensträter. Aktuell laufen mehr als 60 Verfahren parallel. Darunter waren auch Ausschreibungen der bereits an die ZVS angeschlossenen Gemeinden Bad Essen, Belm, Bohmte und Ostercappeln sowie der Samtgemeinde Fürstenau mit ihren Mitgliedsgemeinden. Über eine Zweckvereinbarung wurden dabei alle Aufgaben der formellen Abwicklung auf die ZVS übertragen, die somit einen umfassenden Service über das gesamte Verfahren hinweg leistet.

Nun wurden auch von den Gemeinden Bad Laer (vertreten durch Bürgermeister Tobias Avermann) und Hilter (vertreten durch Bürgermeister Marc Schewski) die Zweckvereinbarungen zur Zusammenarbeit mit der ZVS unterschrieben. Die Vorteile der neuen Organisation erläuterte Bärbel Rosensträter: „Die Zentrale Vergabestelle gewährleistet eine hohe Qualität und Rechtssicherheit bei den Vergabevorgängen und ist damit ein wichtiger Baustein für ein gutes Projektmanagement bei öffentlichen Vorhaben.

Weitere Gemeinden haben sich über das Serviceangebot informiert und Interesse bekundet. Die erforderliche politische Beschlussfassung auf Gemeindeebene ist hier noch abzuwarten. Ziel des Landkreises ist eine möglichst zügige Anbindung aller interessierten Gemeinden, um auch sie in die Lage zu versetzen, fristgerecht entsprechend den Vorgaben zur E-Vergabe arbeiten zu können.

Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bewerben wollen, sind durch die Vorgaben des EU-Rechts zunehmend gezwungen, sich mit der elektronischen Abgabe von Angeboten auseinanderzusetzen. Vor diesem Hintergrund spricht sich der Landkreis Osnabrück unabhängig von der Anbindung an die ZVS grundsätzlich für eine einheitliche technische Umsetzung der E-Vergabe im Kreisgebiet aus. „Je einheitlicher agiert wird, desto geringer sind die technischen und bürokratischen Hürden für die Unternehmen, die sich ihrerseits auf die E-Vergabe einlassen wollen beziehungsweise müssen“, betonte Bärbel Rosensträter.

Shared Services im öffentlichen Umfeld

Unter dem Begriff Shared Services wird im privatwirtschaftlichen Umfeld die Konsolidierung und auch Zentralisierung einzelner Dienstleistungen innerhalb einer Organisation verstanden. Dabei werden vergleichbare Geschäftsprozesse verschiedener Bereiche dieser Organisation zusammengefasst und von einer zentralen Stelle bzw. Abteilung erbracht. Diese Stelle wird dann als Shared-Service-Center (SSC) bezeichnet. Die Abteilungen, welche die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stehen in einer Art Kundenverhältnis zum SSC.1

Hiervon begrifflich abzugrenzen ist das sogenannte Outsourcing, bei dem externe Dienstleister mit der Übernahme der entsprechenden Dienstleistung beauftragt werden. Bei Shared Services, handelt es sich hiernach um eine Art internes Outsourcing. Aufgrund der spezifischen Struktur der Öffentlichen Hand, wird allerdings auch dann von Shared Services gesprochen, wenn eine öffentlich rechtliche Verwaltungseinheit (z.B. ein Kreis) für weitere Verwaltungseinheiten (z.B. die kreisangehörigen Kommunen) entsprechende Dienstleistungen übernimmt oder neue Einheiten gebildet werden, die sich (ausschließlich) in öffentlicher Trägerschaft befinden.

Neben der Vergabe beginnen sich solche Shared Services etwa im Bereich der Personalabrechnung, der Rechnungsprüfung und zunehmend weiteren Themenfeldern zu etablieren. Der „Klassiker“ solcher Shared Services sind allerdings die kommunalen IT-Dienstleister, die häufig in öffentlich-rechtlicher Form etwa als Zweckverbände zentral IT-Dienstleistungen für ihre öffentlichen Träger bzw. Gesellschafter übernehmen.

Technische Unterstützung des „Shared Service Centers Vergabe“ in Osnabrück

Seit Jahren setzt der Landkreis Osnabrück für die E-Vergabe bereits auf das Deutsche Vergabeportal auf Basis der cosinex Technologie. Zur Unterstützung der internen Vergabedokumentation kommt zudem das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) zum Einsatz. Der technische Betrieb des VMS erfolgt durch den kommunalen IT-Dienstleister ITEBO.

Quelle: Landkreis Osnabrück und Redaktion cosinex Blog

Fussnoten

  1. In diesem Sinne auch die deutschsprachige Wikipedia: Seite „Shared Services“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 2. August 2018, 20:27 UTC. URL: https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Shared_Services&oldid=179673973
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