Vergabemanagementsystem: Neue Funktionen im Überblick

Logo VergabemanagementsystemMit den Versionen 8.3 und 8.4 des cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) haben wir zahlreiche neue Funktionen, aber auch Verbesserungen bereitgestellt, die nicht nur die Arbeit mit der Lösung vereinfachen: Durch neue Schnittstellen lässt sich das VMS jetzt noch einfacher in bestehende Drittsysteme integrieren.

Stephan Vielhaber, seit rund zehn Jahren in den Entwicklungs-Teams der cosinex tätig und seit letztem Jahr Produktmanager für das VMS, stellt einen Auszug der wichtigsten Neuerungen vor.

Vorlagenverwaltung für Wertungskriterien / Fragenkataloge und Leistungsverzeichnisse

Bei der Nutzung des VMS entscheiden Vergabestellen je Vergabeverfahren, ob die Angebotswertung sowie Leistungsverzeichnisse innerhalb des Systems erfasst oder ob diese außerhalb der Lösung in Drittsystemen (wie etwa ERP-Systeme oder auch Microsoft Excel) erstellt und danach importert werden soll.

Neben der seit langem bestehenden Möglichkeit des Imports haben wir mit der Version 8.3 eine Vorlagenverwaltung eingeführt, mit der Nutzer sowohl Wertungskriterien (Wertungsbäume) bzw. die entsprechenden Fragenkataloge, als auch Leistungsverzeichnisse als Vorlagen direkt innerhalb der Lösung abspeichern können, um diese für spätere Ausschreibungen zu verwenden. Die Vorlagenverwaltung ergänzt die bereits seit der Version 7 bestehende Kopierfunktion, mit der ganze E-Vergabeakten als Vorlage für neue Ausschreibungen verwendet werden können.

Der Inhalt jeder Vorlage kann vor der Übernahme als Vorschau im XLS-Format heruntergeladen und z.B. in Microsoft Excel oder Open Office eingesehen werden. Bei Bedarf kann über diesen Weg die Vorlage auch mit Excel & Co. (weiter-)bearbeitet, lokal gespeichert und über die Importfunktion in die aktuelle Vergabeakte übernommen werden.

Screenshot – Neue Funktion zum Hinzufügen von Vorlagen und Auswahlmöglichkeit aus den bereits hinterlegten Vorlagen

 

In gleicher Weise können Vergabestellen Vorlagen für Leistungsverzeichnisse erstellen. Wie bei den Vorlagen für Wertungskriterien kann das Leistungsverzeichnis einer Akte mit einem Klick als Vorlage gespeichert werden. Leistungsverzeichnisse können auf Basis einer Vorlage erstellt werden, möglich ist aber auch, mehrere Vorlagen zu kombinieren.

Screenshot – Verwendung von Vorlagen im Leistungsverzeichnis

 

Kategorisierung von Vergabeakten

Mit der neuen Funktion Kategorisierung können Vergabeakten nun über frei vergebbare Kategorien gekennzeichnet werden. Diese häufig auch als „Tagging“ bezeichnete Funktion kann u.a. dafür genutzt werden, Mitarbeiter, die an der Vergabeakte arbeiten, auf bestimmte Aspekte oder Rahmenbedingungen (z.B. „geförderte Maßnahme“ oder ähnliches) hinzuweisen oder nach Kategorien in den Übersichtslisten zu suchen.

Nutzer mit Berechtigungen zur Vorlagenverwaltung können für Vergabeakten Kategorien für ihre Vergabestelle im System unter „Verwaltung“ hinterlegen und bearbeiten.

Screenshot – Kategorisierung von Vergabeakten

Screenshot – Anzeige der Kategoriezuordnung im Kopf der E-Vergabeakte

 

Bereitstellung von eigenen Vergabe-/Teilnahmeunterlagen nach Kategorien

Die hinterlegten Kategorien können zudem für eine Klassifizierung der Vergabeunterlagen verwendet werden, die im Verwaltungsbereich des VMS durch die Vergabestellen administriert werden können. Soweit Vorlagen einer Kategorie zugeordnet wurden, werden die entsprechenden Vorlagen nur bei den Vergabeakten angeboten, die ebenfalls der entsprechenden Kategorie zugeordnet sind.

Screenshot – Kategorisierung der Vorlagen im Bereich der Vergabe- und Teilnahmeunterlagen

 

Kategorisierung von Unternehmen

Vergleichbar der neuen Möglichkeiten für Vergabeakten haben wir auch eine Möglichkeit zur Kategorisierung für die in der Unternehmensdatenbank eingetragenen Bewerber bzw. Bieter bereitgestellt. Die Möglichkeiten für die Praxis sind vielfältig. Beispiele sind etwa:

  • eine Kategorisierung der Unternehmen – neben der bereits bestehenden Möglichkeit der Zuordnung von CPV-Codes – nach eigens definierten Liefer- bzw. Leistungskategorien oder Wirtschaftszweig-Codes,
  • Vergabe eines Merkmals wie etwa „KMU“ (kleines mittelständisches Unternehmen),
  • Kennzeichnung vorheriger „Schlechtleistung“, etwa im Fall vorheriger Schlechtleistungen im Sinne des § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB,
  • Hinweis auf eine Registrierung in der eigenen Unternehmensdatenbank mit Blick auf beschränkte Ausschreibungen,
  • Kategorisierung lokaler Unternehmen bzw. Unternehmen aus der Region,
  • Zusammenfassung von Unternehmen zu Bieterlisten für nicht-öffentliche Ausschreibungen,
  • u.v.m.

Die Kategorien können analog der Kategorien für die Vergabeakten durch entsprechend berechtigte Nutzer im Bereich „Verwaltung“ (und hier im neuen Bereich „Kategorien“) angelegt und verwaltet werden.

Screenshot – Kategorisierungsmöglichkeit eines Unternehmens in der Bewerberdatenbank des VMS

 

Erweiterung der Angaben zu Haushaltsmitteln

Die Möglichkeit, Angaben zu Haushaltsmitteln zu erfassen, wurde deutlich erweitert. Im Bereich „Leistungsverzeichnis“ können unter dem Punkt „Schätzwert“ nun deutlich mehr Angaben zu Haushalts- und Kostenstellen hinterlegt werden. Soweit einzelne oder mehrere Leistungen innerhalb einer Ausschreibung aus verschiedenen Haushaltsstellen bewirtschaftet werden, können mit der Erweiterung auch verschiedene Kostenstellen hinterlegt werden. Für den „manuell“, d.h. nicht als Summe der Einzelpositionen, ermittelten Schätzwert wird die Summe des ggf. auf mehrere Haushaltsstellen aufgeteilten manuellen Schätzwertes verwendet.

Die neuen Eingabemöglichkeiten finden sich sowohl innerhalb der E-Vergabeakte, können aber auch bereits im vorhergehenden Beschaffungsantrag (soweit dieser bereits im Einsatz ist) erfasst werden.

Die Auswertungen bzw. Berichte wurden ebenfalls um die neuen Felder erweitert, sodass diese die neuen erweiterten Angaben zu den Haushaltsmitteln enthalten.

Screenshot – Erweiterte Eingabemöglichkeiten zu Haushaltsstellen

Neue Schnittstellen zu Dokumentenmanagement- und Archivsystemen

Seit der Version 6.6 können über das Modul VMS Connector im Administrationsbereich die bestehenden Standardschnittstellen

  • zu ERP-Lösungen wie MACH oder SAP,
  • AVA-Software wie myFutura,
  • aber insbesondere auch Dokumentenmanagement- und Archivsysteme

an zentraler Stelle je Mandant aktiviert und konfiguriert werden.

In der Praxis stellt die Anbindung von Dokumentenmanagement- und Archivsystemen einen deutlichen Schwerpunkt dar. Daher wurde das VMS in den neuen Versionen um zwei Schnittstellen zu DMS-Lösungen erweitert.

Neu sind eine Variante des bereits umgesetzten CMIS-Standards, mit der die Lösung Doxis von SER angebunden wurde sowie eine Export-Variante für E-Vergabeakten (unter Erweiterung einer XML-Datei mit META-Daten zum Vergabeverfahren) an einen SFTP-Server, von dem ein Import in das DMS erfolgen kann.

Alleine im Bereich DMS/Archiv umfasst der VMS Connector damit nunmehr vier Standardschnittstellen zur Anbindung verschiedener Dokumentenmanagement- und Archivsysteme.

Verbesserte Benutzerführungen und einfachere Dokumentation der Preiswertung

Die rechtlichen Anforderungen an die Lösung sowie der Anspruch, immer mehr der verschiedensten vergaberechtlichen Besonderheiten und Verfahrenstypen abzubilden, bedingt eine zunehmende Zahl an Funktionen. Dieser Umstand stellt zunehmend Anforderungen an unseren Anspruch zur Bedienbarkeit der Software. Aus diesem Grund arbeiten wir laufend (auch bei bereits bestehenden Funktionen und Modulen) daran, die Bedienbarkeit zu verbessern. So wurden auch in den neuen Versionen zahlreiche kleinere, aber auch größere Verbesserungen in der Benutzerführung (etwa durch Erleichterungen bei der Erfassung von Verfahrensangaben) umgesetzt.

Ein Beispiel: Seit der neuen Version 8.3 kann bei der Dokumentation der Preiswertung die Prüfung der „Angemessenheit der Preise“ optional bereits mit dem Speichern der erfassten Angebotspreise ohne weitere Klicks dokumentiert werden.

Screenshot – Ein-Klick Bestätigung der Angemessenheit der Preise

 

Weitere Informationen

Die vorgestellten Änderungen sind ein Auszug der Neuerungen der Versionen 8.3 und 8.4 des VMS. Die Version 8.3 wurde bereits im Spätherbst bereitgestellt. Die Version 8.4 wurde letzte Woche den Benutzern der VMS Cloud Edition zur Verfügung gestellt und diese Woche an die Betreiber der Enterprise Edition ausgeliefert.

Eine vollständige Darstellung finden Sie – wie gewohnt – in den Release Notes zu den neuen Versionen in unserem Service- & Support-Center.

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