Neue Funktionen im VMS – Version 8.2

Logo VergabemanagementsystemMit der in dieser Woche zur Auslieferung vorgesehenen Version 8.2 des Vergabemanagementsystems (VMS) stellen wir neben allgemeinen technischen Weiterentwicklungen zahlreiche neue Funktionen zur Verfügung. Die wichtigsten Änderungen sowie Anpassungen aus der bereits im 1. Quartal diesen Jahres bereitgestellten Version 8.1 möchten wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen. Einzelne Funktionen sind abhängig davon, ob eine E-Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatzes (VMP) angebunden ist oder die eVergabe-Online des Bundes.

Neue Wertungsmethoden

Innerhalb der E-Vergabeakten, die nach Bereitstellung der neuen Version angelegt werden, können drei neue Wertungsmethoden zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots verwendet werden:

  • Bestangebots-Quotienten-Methode
  • Gewichtete Richtwertmethode – Medianmethode
  • Bewertung mittels Qualitäts- und separaten Kostenkriterien

Des Weiteren wurde die Wertungsmethode „Gewichtung Preis/Kriterien“ im Zuge der Erweiterung klarstellend in „Preis-Quotient-Methode“ umbenannt.

Erweiterung der Kriterienbäume

Als neue Variante für die Zusammenstellung der Zuschlagskriterien bzw. die Erstellung entsprechender Fragenkataloge wurde der Typ „Informationskriterium“ (ohne Bewertung) eingeführt: Wenn bislang Informationen in gesonderten Dokumenten abgefragt werden konnten, können solche Fragen nun auch in den zentralen Kriterienbäumen eingebunden werden.

Anpassungen EU-Schnittstelle / Sprache der EU-Bekanntmachung

Bereitgestellt wurde – neben Anpassungen an der bestehenden Schnittstelle und der Darstellung weiterer Details zur Übermittlung zum Amt für Veröffentlichungen – die Möglichkeit, die Sprache der EU-Bekanntmachung anzugeben.

Um Bekanntmachungen an SIMAP zu übermitteln, die nicht in deutscher Sprache verfasst wurden, wird seit der VMS Version 8.1 und der Vergabemarktplatz Version 7.3.1 die Möglichkeit angeboten, die verwendete Sprache zur Weitergabe an die EU einzustellen. Die ausgewählte Sprache gilt dabei für die Auftragsbekanntmachung des Verfahrens sowie eventuell angelegte Bekanntmachungen vergebener Aufträge.

Erweiterung und Aktualisierung der Schnittstelle zu evergabe-online.de

Für Vergabestellen, die mit evergabe-online.de (des Beschaffungsamtes des Bundesministerium des Innern) als angebundene Vergabeplattform arbeiten, wurden ebenfalls mit der Version 8.1 eine Reihe von Weiterentwicklungen sowie notwendige Aktualisierungen bereitgestellt.

Verbesserungen im Bereich der Angebotsöffnung

Eine der größten Änderungen betrifft den Bereich der Angebotsöffnung bzw. Submission bei elektronisch eingegangenen Angeboten. Mit der Version 8.2 wurde die Funktion zur Angebotsöffnung (sowie für Teilnahmeanträge bei Teilnahmewettbewerben) im Hinblick auf den Import elektronischer Angebote und Teilnahmeanträge beim Einsatz einer angebundenen Vergabeplattform auf Basis des Vergabemarktplatzes vom Sicherheitsserver (Intermediär/Governikus) umfassend überarbeitet. Nach einem 4-Augen-Login durch entsprechend berechtigte Nutzer im VMS werden die Angebote automatisiert ohne weitere Zwischenschritte vom VMS direkt abgeholt, entschlüsselt und stehen hiernach für die weiteren Schritte der Angebotsöffnung bzw. Submission zur Verfügung. Die Funktionen zum Erfassen postalisch eingegangener Angebote bleiben hiervon unverändert.

Neues VHB VOB Bund 2017, VHB NRW (u.a.)

Bereits mit der VMS Version 8.0.1 wurden die zur Sicherstellung der AGB-rechtlichen Privilegierungen der VOB/B dem neuen VHB VOB Bund angepasst. Mit der VMS Version 8.2 werden nun die übrigen Vergabevordrucke auf die Ausgabe 2017 des VHB VOB Bund aktualisiert.

Darüber hinaus wurden im Hinblick auf die sukzessive Einführung der UVgO weitere Formularsätze angepasst. Hierzu gehört auch die Umsetzung des Vergabehandbuches des Landes Nordrhein-Westfalen auf die aktuellen Vorgaben des Landes im Zuge der Einführung der UVgO.

Individuelle Konfigurationsmöglichkeit bei E-Mail Benachrichtigungen

Das VMS verfügt über E-Mail Benachrichtigungsfunktionen, welche die Nutzer auf unterschiedliche Ereignisse oder Aufgaben in der E-Vergabeakte aufmerksam machen. Hierzu gehören etwa der Eingang neuer Nachrichten von Bewerbern bzw. Bietern, erforderliche Genehmigungen und vieles mehr. Diese sind teilweise bewusst redundant zu den Benachrichtigungsfunktionen und Kennzeichnungen innerhalb der Anwendung selbst ausgelegt. Die gesonderten Benachrichtigungen per E-Mail helfen insbesondere solchen Nutzern, die nicht ohnehin täglich im VMS arbeiten.

Gerade für Nutzer, die zum Teil mehrere Stunden täglich mit der Lösung arbeiten, wurde die Möglichkeit geschaffen, dass die Einstellungen zum Versand von Benachrichtigungen je nach Ereignis individuell konfiguriert werden können.

Weitere Informationen und Versionshinweise

Weitere Informationen sowie eine Auflistung aller Änderungen auch für Betreiber finden Nutzer unserer Lösung wie gewohnt in den Versionshinweisen in unserem Service- und Support-Center.

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4 Gedanken zu “Neue Funktionen im VMS – Version 8.2

  1. Lieber Herr Bartsch,

    Sie haben damit recht, dass sich manche Bewertungsmethoden in bestimmten Konstellationen als ungeeignet erweisen und dass einige Verfahren gegenüber Ausreißern und dem Flipping-Effekt anfällig sind. Es ist uns bekannt, dass die Auswahl des Verfahrens und dessen mathematischen Strukturen die Rangfolge beeinflussen. Neben der Auswahl des Bewertungsverfahrens, spielen auch bei der Angabe bestimmter Leistungskriterien (halten die gewählten Kriterien dem Anspruch der Vollständigkeit stand?), bei der Gewichtung von Kriterien sowie bei der Bewertung qualitativer Leistungskriterien subjektive Entscheidungen eine Rolle. Selbst eine einfache Bewertungsmethode für einen „nicht so tief in der Materie steckenden Anwender“ wie die ausschließliche anteilige Gewichtung von Preis- und Leistungswerten ist bereits subjektiv (wer bestimmt z.B., dass der Preis zur Hälfte gewichtet wird und nicht nur zu 40%?) und damit doch möglichen Fehlentscheidungen oder gar Manipulationen ausgesetzt, die wir systemseitig nicht verhindern können.

    Wir können leider an dieser Stelle die Anwender nur für die Schwachstellen des Beurteilungsprozesses sensibilisieren; es ist sicherlich zu viel von einer Softwarelösung verlangt, Fehlentscheidungen des Anwenders gänzlich zu verhindern, zumal jedes Verfahren seine eigenen Vor- und Nachteile aufweist. Dem Anwender zu untersagen, im Rahmen der Bewertung z.B. relative Vergleiche zu ziehen und einzubeziehen, weil es in den Datengrundlagen Ausreißer geben könnte, die so groß sind, dass sie das Gesamtergebnis verzerren, würde Situationen nicht gerecht werden, in denen die absolute Höhe eines Sollwertes nicht bekannt ist und es auch darum geht zu beurteilen, wie weit sich ein Bieter hier von der Gesamtheit des Marktes unterscheidet. Wenn ein bestimmtes Beschaffungsamt Formeln vorgibt, die grundsätzlich (wenn auch in beschränkten Fällen) funktionieren, kann es als Dienstleister nicht unsere Aufgabe sein, hier eine Revision vorzunehmen und die Formeln – obwohl von Vergabestellen nachgefragt – nicht vorzusehen.

    Sicherlich sind Ihnen renommiertere multikriterielle Bewertungsmethoden wie die DEA ein Begriff, die ebenfalls mit relativen Vergleichen arbeitet, aber richtigerweise einen effizienten Rand von Entscheidungseinheiten angibt und nicht nur eine „beste“ Entscheidung. Auch aufgrund der Komplexität dieser und ähnlicher Methoden der multikriteriellen Entscheidungsfindung sind diese Verfahren allerdings für eine Reihe von Anwendern nicht ohne weiteres nachvollziehbar. Zudem fordern Anwender und Vergabekammern, eine von Ihnen vorzugebende Entscheidungsgrundlage eingeben zu können und einen systemgestützten ersten Vorschlag zur Entscheidung ausgegeben zu bekommen und geben sich nicht damit zufrieden, dass eigentlich mehrere Angebote aufgrund der Inkommensurabilität der Bewertungskriterien „effizient“ sind.

    Auch an anderen Stellen sind wir nicht in der Lage, den Anwender von seiner Verantwortung zu lösen, eine auch vor einer Vergabekammer standhaltende Begründung anzugeben, etwa bei der Wahl der Verfahrensart oder der Begründung von Ausnahmetatbeständen. Das VMS ersetzt nicht die intellektuelle Leistung des Einkäufers u.a. im Hinblick auf Vergaberechtsfragen, sondern schafft Zeit, sich mit den eigentlich wichtigen Fragen (Erstellung eines guten Leistungsverzeichnisses, Auswahl der Zuschlagskriterien/Methoden und schließlich der Angebotswertung) auseinanderzusetzen.

    Mit besten Grüßen
    Stefan Krusenbaum

  2. Liebes cosinex Team,

    ich denke, durch die Umsetzung der solcher Formeln machen Sie sich diese auch zu eigen.

    Und ich bin gegen eine Beweisumkehr:
    Nicht wir sind in der Beweispflicht, dass die Formeln zu falschen Ergebnissen führen können und auch sonst unbeherrschbar sind – gleichwohl gibt es bereits ausreichend viele Veröffentlichungen von mir und anderen, die die Fehler solcher Formeln aufzeigen.

    Vielmehr müssen aber m. E. Sie nachweisen, dass es bei der Anwendung der Formeln nicht zu falschen Zuschlagsergebnissen kommt. Denn ansonsten liefern Sie ja ein fehlerhaftes Produkt, mit dem Anwender, die weniger tief in der Materie stecken, dann vielleicht zu fehlerhaften Vergabeergebnissen kommen.

    Ich will hier ausdrücklich betonen, dass sich meine Kommentare nicht ausschließlich auf die Produkte aus Ihrem Haus beziehen, sondern natürlich für alle anderen Anbieter in selber Weise gelten.

    Beste Grüße aus dem heißen Bayern
    Wolfgang Bartsch

  3. Hallo Herr Bartsch,

    in einigen Punkten stimmen wir mit Ihnen zu (außer bei der UfAB II), allerdings ist es nicht unsere Aufgabe als Lösungsanbieter öffentliche Auftraggeber „zu erziehen“. Soweit nicht evident (und in allen Fällen) vergaberechtswidrig, beugen wir uns den Kundenwünschen und der Praxis. Auch die Bezeichnung ist mit einer Reihe von Nutzern abgestimmt. Erläuternd muss man allerdings sagen, dass natürlich alle Formeln über Tool-Tipps dargestellt werden. Gerne geben wir Ihnen Gelegenheit etwa im Rahmen eines Blog-Beitrags, die Vor- oder im konkreten Fall Nachteile weiter auszuführen.

    Mit besten Grüßen
    Ihr cosinex – Redaktions-Team

  4. Das ist nicht gut!

    Die Medianmethode wurde von der UfAB längst wieder – zurecht – abgeschafft.

    Bei der „Bestangebots-Quotienten-Methode“ (wer denkt sich solche Namen aus?) handelt es sich – soweit man aus dem sperrigen Namen schließen kann – wohl um die UfAB-II Formel. Diese Formel muss man wohl eher Zombie-Formel nennen, weil sie wie eine Untote immer wieder auftaucht, obwohl sie bereits mit Erscheinen der UfAB III – auch völlig zurecht – zugunsten der Erweiterten Richtwertmethode beerdigt wurde.

    Unter einer „Preis-Quotient-Methode“ kann ich mir beim besten Willen nichts vorstellen. Oder ist damit L/P mit zusätzlicher Gewichtung gemeint?

    Immerhin scheinen Sie auf die Interpolationsformeln verzichtet zu haben, dem letzten Familienmitglied im Zoo der komplett unbrauchbaren Wertungsmethoden.

    Bitte entschuldigen Sie die deutlichen Worte.

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