Werkzeugkasten für innovative Beschaffer

Logo von KOINNODas Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung hat in Kooperation mit der Universität der Bundeswehr München sein Angebot erweitert.

Neuerdings wird auch eine Toolbox angeboten, die als Werkzeugkasten die Einbeziehung innovativer Methoden in die Beschaffungsprozesse öffentlicher Auftraggeber fördern soll. Basis ist ein Excel-basiertes Programm, welches ausgewählte betriebswirtschaftliche Herangehensweisen zielgruppengerecht verfügbar machen soll.

Bei der Nutzung dieses kostenfreien Angebots öffnet sich dem Anwender zunächst eine Abfrage, nach deren Beantwortung ihm das Tool geeignete Methodiken vorschlägt, die er in den verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses zum Einsatz bringen kann.

Das Konglomerat der verschiedenen Werkzeuge umfasst dabei sowohl qualitative Methoden, wie z.B. „Brainstorming“ oder den „internen Erfahrungsaustausch“ als auch quantitativ ausgerichtete Methoden wie Scoring-Verfahren oder die Netzplantechnik (Methode des kritischen Pfades) zur Bestimmung von zeitlichen Engpässen im Beschaffungsprozessplan. Sämtliche Verfahren sind dabei ausführlich beschrieben – teilweise auch mit Verweisen auf externe Quellen wie Literatur oder Schulungsvideos. Neben den Detailinformationen sind die Methodiken zudem anschaulich in ihren Anwendungsbereich innerhalb des Beschaffungsprozesses eingeordnet. Ferner ist eine vom Tool vorgeschlagene Priorisierung der Methoden und die Beurteilung ihrer Komplexität in Form einer Matrix hinterlegt.

Die passenden Methoden, die je nach individuellen Angaben des Benutzers im Rahmen der innovativen Beschaffung angeboten werden, werden dem Anwender außerdem immer gemäß ihrer Priorität sortiert, d.h. in einer geeigneten Anwendungsreihenfolge bzw. Hierarchisierung angezeigt. Dabei sollte sich der Nutzer immer vergegenwärtigen, dass sich die vorgegebenen Methoden nicht ausschließen, sondern sich häufig additiv zueinander verhalten. Empfehlenswert ist, sich über die vorhandene Funktion alle in der Toolbox hinterlegten Methoden einmal anzeigen zu lassen, da auch die nicht durch die Toolbox selektierten Methoden eine gute Wahl für den Anwender sein können.

Problematisch bleibt, dass zwar viele Methoden im Rahmen des lexikographischen Charakters der Toolbox hinterlegt und beschrieben sind und somit bei voraussichtlicher Eignung für den Anwender angezeigt werden, das Tool allerdings oft noch keine besonderen Hinweise auf die Risiken in den Methoden enthält. So werden beispielsweise Scoring-Verfahren als „objektiv“ beschrieben, ohne auf die hier vorhandenen Probleme bei der Einbeziehung bzw. dem systematischen Vergleich eigentlich nicht vergleichbarer Bewertungskriterien einzugehen oder auf die aus betriebswirtschaftlicher Sicht hohe Subjektivität und die damit einhergehende Manipulationsgefahr bei der Auswahl, der Bewertung und der Gewichtung von Beurteilungskriterien.

Insbesondere ungeübte Anwender sollten sich daher in jedem Fall über die im Tool hinterlegten Informationen hinaus mit einer angezeigten Methode, ihrer konkreten Anwendung und den Grenzen ihres Einsatzes auseinandersetzen.

Der in diesem Werkzeugkasten hinterlegte Blumenstrauß an verschiedenen Methodiken zur Unterstützung von innovativen Beschaffungsprozessen richtet sich neben Vergabe- bzw. Beschaffungsstellen auch an politische Akteure, Anbieter bzw. Zulieferer des öffentlichen Sektors und an Nutzer seitens der Bedarfsträger bzw. an die entsprechenden Fachabteilungen. Wenngleich das Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung sein Angebot vordergründig betrachtet vor allem an die Beschaffer innovativer Produkte und Dienstleistungen adressiert, eignet sich das Tool respektive die darin enthaltene Werkzeugliste auch zur Anwendung in anderen Beschaffungsprozessen.

Begriff der innovativen Beschaffung

Unter innovativer öffentlicher Beschaffung versteht man einerseits die Beschaffung innovativer Produkte und Dienstleistungen als Ergebnis der Beschaffung, aber auch den innovativen Beschaffungsprozess als solchen.

Ziele der innovativen öffentlichen Beschaffung sind vor allem:

  • die effizientere öffentliche Aufgabenerbringung (hinsichtlich Kosten und Nutzen),
  • die Erreichung strategisch-politischer Ziele wie der Innovationsförderung oder der Förderung von KMU,
  • Wahrung der Wirtschaftlichkeit.
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