E-Vergabe für Rechtsanwälte, Planer & Co.

Bauplan, ArchitekturskizzeDie sogenannten Projektanten, d.h. meist als Berater vorbefasste Externe bei Vergabeverfahren (also z.B.  Rechtsanwälte, Bauingenieure oder Architekten bzw. allgemein: Planer), spielen in der heutigen vergaberechtlichen Praxis eine zunehmend größere Rolle.

Nicht nur kleinere Öffentliche Auftraggeber verfügen über zunehmend weniger Personal und Know-how, um die immer komplexer werdenden vergaberechtlichen Anforderungen – nicht nur bei Bauvergaben – eigenständig vorzubereiten und durchzuführen. Viele Vergabestellen greifen daher verstärkt auf die Leistungen von Rechtsanwälten, Bauingenieuren, Architekten bzw. Planern zurück. Hierbei werden häufig sowohl die Planungsleistungen als auch die Erstellung der Leistungsverzeichnisse übernommen, zudem übernehmen immer mehr Externe auch wesentliche Teile der Durchführung einer förmlichen Vergabe als „verlängerte Werkbank“ für Öffentliche Auftraggeber. Bei komplexen Projekten bzw. in schwierigen Märkten kommt hierbei den auf das Vergaberecht spezialisierten Kanzleien eine entsprechende Rolle zu.

Rechtsanwälte, Planer & Co. in der heutigen E-Vergabepraxis

Bereits seit Jahren beobachten wir bei den Lösungen der cosinex, dass externe Berater auf Seiten der Vergabestelle als „Nutzer“ in den technischen Mandanten unserer Kunden eingebunden werden und die Zusammenarbeit zwischen Vergabestelle und Berater bereits elektronisch über bzw. innerhalb der E-Vergabelösungen erfolgt. Da unsere Lösungen vollständig webbasiert, d.h. nur unter Einsatz eines gängigen Internet-Browsers, arbeiten, ist auch auf Seiten der Projektanten keine Installation lokaler Software (sog. Clients) erforderlich.

So sind neben zahlreichen Planungsbüros fast alle bekannten auf das Vergaberecht spezialisierten Kanzleien seit Jahren mit verschiedenen Rechtsanwälten in unterschiedlichen Installationen unserer Lösungen als Nutzer eingerichtet und arbeiten hierüber mit den verschiedenen Auftraggebern elektronisch gestützt zusammen. Dies gilt sowohl beim reinen Einsatz eines Vergabemarktplatzes, als auch bei der ergänzenden Nutzung unseres Vergabemanagementsystems.

Hierüber können Projektanten die Erstellung einer Ausschreibung innerhalb des Systems unterstützen. Auch können nach Veröffentlichung z.B. Antworten auf Bieterfragen gemeinsam abgestimmt und Dokumente sowohl durch den Auftraggeber, als auch durch den Berater bereitgestellt werden. Aus Sicht des Bieters tritt nach außen in solchen Fällen nur die Vergabestelle auf.

Immer mehr Berater (Kanzleien sowie Planer) gehen noch einen Schritt weiter und bieten ihren Kunden und Klienten die E-Vergabe als eigenen Mehrwertdienst.

Mit diesem Blog-Beitrag möchten wir den neuen Trend beleuchten und Beratern im Umfeld Öffentlicher Ausschreibungen einen Weg aufzeigen, wie mit unserer Technologie den Kunden entsprechende Dienste angeboten werden können.

Angebot der E-Vergabe als Dienstleistung

Einige Auftraggeber, die nur sehr selten EU-weite Vergabeverfahren ausschreiben, sehen aktuell noch davon ab, sich mit der (aus unserer Sicht gleichwohl einfachen) Auswahl einer E-Vergabelösung zu befassen. Dies gilt in besonderer Weise für privatwirtschaftlich organisierte Zuwendungsempfänger, die zum Teil nur aufgrund eines Zuwendungsbescheids (hier nur für ein Projekt und nur über einen abgeschlossenen Zeitraum) Vergabeverfahren nach Maßgabe des Vergaberegimes durchzuführen haben.

Selbst für Öffentliche Auftraggeber könnte ein Grund darin liegen, dass die Pflicht zur Entgegennahme elektronischer Angebote – etwa nach Maßgabe der kommenden UVgO – erst ab dem 01. Januar 2019 vorgesehen ist, für ausschließlich elektronische Angebote gilt der 01. Januar 2020 als Stichtag.

Diese Situation nutzen immer mehr Projektanten und insbesondere auch Kanzleien, die selbst eine E-Vergabeplattform verwenden und sie den eigenen Kunden zur Mitnutzung anbieten.

Hierfür eignet sich besonders das Deutsche Vergabeportal (kurz: DTVP), welches im Rahmen eines Joint Venture des Bundesanzeiger Verlags und der cosinex betrieben wird.

Neben zahlreichen Vergabestellen aus allen Verwaltungsebenen in ganz Deutschland sind bereits über 70 Projektanten (darunter zahlreiche Top-Kanzleien im Vergaberecht), Planungsbüros, u.a. Nutzer von DTVP und bieten damit ihren Kunden und Mandanten die oft durch sie begleitete bzw. „betreute“ E-Vergabe als Mehrdienst. Ein Vorteil für beide Seiten: Die Vergabestellen müssen keine Auswahlentscheidung für eine Lösung treffen und können darüber hinaus vom Berater ihres Vertrauens elektronisch durch den Prozess geführt werden oder – wenn die Ausschreibung maßgeblich durch den Berater durchgeführt wird – erhalten einen laufenden Einblick in den Stand des Vergabeverfahrens.

Erste Projektanten gehen noch einen Schritt weiter: Mit dem Vergabemanagementsystem (VMS) bietet cosinex eine Lösung als Cloud-Dienst an, mit dem auch die Dokumentation des Vergabeverfahrens und das Führen der Vergabeakte elektronisch erfolgen. Hiermit ist eine noch strukturiertere Zusammenarbeit zwischen Vergabestelle und Berater, gerade in den Phasen der Ausschreibungsvorbereitung, sowie bei der Prüfung und Wertung möglich.

Besonderheiten der Lösung: Die eigenen Kunden als Benutzergruppen

Neben einer intuitiven und schulungsfrei nutzbaren Oberfläche sowie den für die E-Vergabe wesentlichen und zahlreichen Komfortfunktionen liegt eine besondere Stärke sowohl der E-Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz wie des VMS in der Möglichkeit, Benutzergruppen abzubilden.

Konkret können so innerhalb einer Organisationseinheit im System (wir sprechen hier häufig von „Mandaten“ und meinen damit die technische Abbildung der Nutzenden im System, nicht etwa die häufig so bezeichneten Kunden eines Rechtsanwalts) deren jeweilige Kunden über sog. Benutzergruppen abgebildet werden. Je nach Vergabe von Rollen bzw. Rechten können sich die Kunden dieses (technischen) Mandanten, wie etwa der Kanzlei, selbst administrieren und eigene Nutzer anlegen. Darüber hinaus können diesen Benutzergruppen Vergabeakten bzw. elektronische Projekträume zugewiesen werden.

Auch die – jüngst entschiedene – Angebotsöffnung unter Beteiligung eines Mitarbeiters der Vergabestelle lässt sich so technisch realisieren.

Vorteile für Projektanten

  • Der cosinex Vergabemarktplatz als technische Basis von DTVP bewährt sich seit vielen Jahren im Praxiseinsatz, auch als technische Basis etwa für vergabe.NRW oder die Landesplattformen in Brandenburg, Rheinland-Pfalz, Niedersachsen und in einer Reihe von anderen Installationen.
  • Durch viele Kolleginnen/-en eingesetzte Lösung.
  • Hohe Akzeptanz bei Bietern.
  • Schulungsfrei nutzbar, für Projektanten wie für ihre Kunden.
  • Datenverarbeitung ausschließlich an deutschen Standorten, ISO-27001 zertifiziert und Datenschutz-auditiert.
  • Integrierte Schnittstelle zum Amt für Veröffentlichungen der EU, bund.de u.v.a.

Wenn Sie Interesse an dem Deutschen Vergabeportal haben, finden Sie alle weiteren Informationen unter www.dtvp.de.

Im Rahmen kostenfreier Webinare stellen unsere Produktberater sowohl das Deutsche Vergabeportal, als auch das Vergabemanagementsystem vor. Die Termine finden Sie unter https//termine.cosinex.de.

Bildquelle: pattilabelle – Fotolia.com

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