Neues Modul Bedarfsmanagement: Beschaffungsanträge elektronisch unterstützen

Logo VergabemanagementsystemMit dem neuen Modul Bedarfsmanagement bieten wir die Möglichkeit, Beschaffungsanträge sowie deren Prüfung und Genehmigung nun auch integriert innerhalb des VMS abzubilden. Ein weiterer Baustein, um die Prozesse rund um das Öffentliche Auftragswesen medienbruchfrei elektronisch abzuwickeln.

In den meisten Fällen stehen vor der Einleitung des Vergabeverfahrens ein Bedarfsantrag sowie dessen Prüfung und Freigabe, bevor dieser in die Vergabestelle zur Ausschreibung gegeben wird. Um auch diesen Teilprozess medienbruchfrei in die elektronische Vergabeakte zu integrieren, bestanden bereits verschiedene Möglichkeiten in unserer Lösung. Neben Upload-Funktionen konnten etwa durch den VMS-Connector und die dort enthaltenen Standard-Schnittstellen zu führenden ERP-Systemen wie MACH, SAP & Co. bereits erfasste und geprüfte bzw. freigegebene Bedarfsanträge in das Vergabemanagementsystem (bzw. die E-Vergabeakte) übernommen werden. Für Organisationen, die kein ERP-System im Einsatz haben oder diese Prozesse nicht in ihrem ERP-System abbilden möchten, konnten Nutzer mit der entsprechenden Rolle Vergabeakten anlegen. Außerhalb des Systems beantragte und freigegebene Beschaffungsanträge konnten als Excel-Datei in Form eines ersten Leistungsverzeichnisses hochgeladen werden.

Mit dem neuen Modul Bedarfsmanagement kann nun auch dieser Prozess innerhalb des VMS integriert abgebildet werden.

Technisch wurde das Modul bereits mit der Version 8 des VMS als optionale Erweiterung zur Verfügung gestellt. Nach erfolgreichen Praxis-Tests mit ausgewählten Piloten haben wir damit begonnen, Anregungen, die alle Organisationen betreffen, umzusetzen.

Funktionen des Moduls und Ablauf der Einführungsprojekte

Das neue Modul „Bedarfsmanagement“ unterstützt den Prozess vom Bedarfsmelder über die Bedarfsprüfung bis hin zum integrierten Anlegen einer E-Vergabeakte im VMS, mit der Option, die relevanten Angaben aus dem Beschaffungsantrag direkt in die E-Vergabeakte zu übernehmen. Bedarfsmelder, die in der Lösung einen Beschaffungsantrag angelegt haben, können die Liste der zu ihrem Beschaffungsantrag gehörenden Vergabeverfahren und deren Status einsehen.

Für die rechtssichere Dokumentation wurde ein gesonderter Vermerk entwickelt und zudem die Möglichkeit realisiert, alle Daten aus dem Beschaffungsantrag auch als XML-Datei, etwa für eine Weiterverarbeitung in anderen Drittsystemen, zu exportieren. Das integrierte Business Intelligence Modul und der Bereich „Berichte“ im System wurde zudem um eine Auswertung über Bedarfsmeldungen erweitert.

Wie das VMS selbst, wird auch das neue Modul an die individuellen Anforderungen der Vergabestelle (insbesondere im Hinblick auf den Genehmigungsprozess) ausgeprägt. Hierzu stellt ein Projektleiter aus unserem Haus die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten im Detail vor, erarbeitet gemeinsam mit dem Auftraggeber die Abbildung der individuellen Prozesse anhand der Konfigurationsmöglichkeiten und prägt das Modul den Anforderungen entsprechend aus.

Webinare zur Vorstellung

Interessierten Nutzern des VMS stellen wir das Modul gerne im Rahmen einer neuen kostenfreien Webinar-Reihe vor. Interessenten, die das cosinex Vergabemanagementsystem noch nicht nutzen, möchten wir auf die allgemeinen Webinare zur Vorstellung unserer Lösung hinweisen.

An folgenden Terminen stellen wir Ihnen in rund 30-minütigen Webinaren das neue Modul vor:

Kosten für die Nutzung des Moduls

Das neue Modul wird bestehenden Kunden des Vergabemanagementsystems sowohl in der Enterprise-Edition (also in einer im Eigenbetrieb befindlichen Installation des VMS) als auch in den Cloud-Editionen ohne gesonderte Lizenzkosten zur Verfügung gestellt. Für die Nutzung des Moduls wird allerdings eine Erweiterung des Pflegevertrags erforderlich, der Umfang der Kosten richtet sich nach der Anzahl der Bedarfsmelder (und -prüfer). Kunden, die über eine im Hinblick auf die Anzahl der Nutzer unbegrenzte Konzern- oder Behördenlizenz verfügen, bieten wir die Erweiterung über eine pauschale Erhöhung des Pflegeentgelts an.

Aufgrund der großen Nachfrage im Hinblick auf unsere E-Vergabelösungen und insbesondere das VMS bitten wir um Verständnis, wenn unsere Projekt-Teams für Workshops zur Ausprägung des Moduls zurzeit einige Wochen Vorlauf benötigen.

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