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JustitiaIn einer aktuellen Entscheidung (VK 2 – 154/17) hat sich die Vergabekammer des Bundes (VK-Bund) noch einmal grundsätzlich mit den Formerfordernissen bei schriftlichen Angeboten befasst. Demnach gilt nach wie vor: Bei schriftlichen Angeboten muss eine eigenhändige Unterschrift vorliegen. Eine eingescannte Unterschrift genügt nicht, weshalb das Angebot zwingend auszuschließen ist.

Zum Sachverhalt

Die Vergabestelle führte ein EU-weites Vergabeverfahren nach Maßgabe der VOB/A durch. Die Auftragsbekanntmachung enthielt den Hinweis: „Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben.“ Auf dem entsprechenden Formblatt war angekreuzt worden, dass Angebote „schriftlich“ abzugeben sind.

Das Angebotsschreiben der späteren Antragstellerin (ASt) enthielt keine handschriftliche, sondern lediglich eine fotokopierte bzw. eingescannte Unterschrift. Gleichwohl vermerkte die Vergabestelle in ihrem Vergabevermerk: „Rechtsverbindliche Unterschrift: Ja“. Den gesamten Artikel lesen…

CPV-CodeSeit einiger Zeit befassen wir uns im Rahmen eines Forschungsprojektes sowohl mit theoretischen als auch praktischen Ansätzen für einen einfacheren wie effizienteren Einsatz des CPV-Codes. Abstrakt geht es um die Frage, was am CPV-Code besser gemacht werden könnte, konkret aber insbesondere auch darum, wie im ersten Schritt Vergabestellen unterstützt werden können, mit dem gegebenen Standard möglichst wirksam umzugehen.

Ausgewählte Erkenntnisse aus diesem Forschungsprojekt wurden verschiedentlich im Rahmen dieses Blogs veröffentlicht. So wurden u.a. die Ergebnisse einer Umfrage zum CPV-Code, die unter den öffentlichen Auftraggebern in Deutschland durchgeführt wurden, vorgestellt und analysiert. Aber auch die ersten Ergebnisse der empirischen Untersuchung zum tatsächlichen Nutzungsverhalten bei der Auswahl geeigneter CPV-Codes (vgl. hierzu auch „Empirische Studie zur Verwendung des CPV-Codes“), wurden unseren Lesern präsentiert. Mit diesem Beitrag möchten wir weitere Ergebnisse der u.a. statistischen Auswertungen vorstellen, die auf einer Analyse von über zwei Millionen EU-weiten Auftragsbekanntmachungen aus den Jahren 2011 bis 2015 basieren.

Hintergrund für die im Folgenden vorgestellte Auswertung1 war die Annahme, dass die Benutzung nur eines oder weniger CPV-Codes für die Auftragsbekanntmachungen, die von ihrem Umfang her mehr CPV-Codes erfordern (wie z.B. nicht nur „Bauarbeiten für Schwimmbäder“ (45212212), sondern ggf. auch „Einrichtungen für Schwimmbecken“ (43324100), „Maschinen und Geräte zum Filtrieren oder Reinigen von Wasser“ (42912300) u.a.2) zu unnötigen Komplikationen bei den potentiellen Bietern führen kann. Dieser Aspekt wurde im Rahmen der Studie verifiziert, indem die Menge der pro Ausschreibung benutzten CPV-Codes im Ländervergleich ermittelt wurde, also die Menge der CPV-Codes, die im Durchschnitt pro EU-weite Auftragsbekanntmachung in unterschiedlichen Mitgliedstaaten benutzt wurde. Dieser Wert gibt angesichts erfahrungsgemäß umfassender Leistungskombinationen bei EU-weiten Ausschreibungen tendenziell einen Hinweis darauf, wie umfassend bzw. detailliert ein komplexer Auftragsgegenstand durch den öffentlichen Auftraggeber codiert wurde. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Im zweiten und dritten Teil ging es um die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren. Im vierten Teil werden einige Teilaspekte betrachtet, die nicht nur im kommunalen Umfeld nicht unbedeutend sind.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, zentrale Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

VgV: Nach § 8 VgV ist das gesamte Vergabeverfahren incl. sämtlicher, auch interner Unterlagen, Protokolle etc., elektronisch (in Textform nach § 126b BGB) zu dokumentieren.

UVgO: § 6 (1) UVgO beschäftigt sich mit diesem Thema, danach ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden.

VOB: Der § 20 VOB/A EU macht es sich einfach: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren“. Den gesamten Artikel lesen…

Entwurf VOB/A Haus §§Unter der Überschrift „Ein neuer Aufbruch für Europa – eine neue Dynamik für Deutschland…“ haben sich CDU, CSU und SPD auf einen Koalitionsvertrag verständigt. Ob damit eine neue Bundesregierung gebildet werden kann und dieser als künftige Leitlinie einer neuen Regierung wirksam vereinbart wird, hängt nunmehr vom kommenden Mitgliederentscheid der SPD Anfang März ab. Einen entsprechenden Beschluss vorausgesetzt, hält der Koalitionsvertrag auch für das Vergaberecht und hier insb. für die VOB(/A) einiges in petto.

Bereits in der vergangenen Woche meldete sich der Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) mit einer Stellungnahme zu vermeintlichen Plänen einer Großen Koalition für eine Abschaffung der VOB, wohl anlässlich erster Papiere, die den Interessenvertretern der Verbände aus den Verhandlungsgruppen zur Verfügung gestellt wurden. In dieser erklärte Felix Pakleppa (Hauptgeschäftsführer des ZDB) in der Stellungnahme „Wer die VOB abschaffen möchte – und das wäre die Konsequenz einer solchen Vergabeverordnung – hat keine Ahnung von den Abläufen im öffentlichen Bau. Die VOB ist die Garantie für eine praxisgerechte und unbürokratische Vergabe in der Bauwirtschaft. Im dem rund 1.000 Seiten starken Werk beinhalten rund 900 Seiten die technischen Normen. Hier stellt sich die Frage, ob das Wirtschaftsministerium zukünftig sämtliche technische Normen regeln und in ein Gesamtwerk übernehmen möchte.

Dabei dürfte es bereits zu diesem Zeitpunkt den künftigen Koalitionären kaum um die sehr umfassenden Teile der VOB/B, also die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen oder die VOB/C, die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen, gegangen sein, sondern bestenfalls um die rund 100 Seiten der VOB/A, die zum Teil hochredundant etwa die in der VgV geregelten europarechtlichen Vorgaben stellenweise mit eigenen Formulierungen wiedergibt und damit in Details bei einigen Rechtsanwendern mehr Unsicherheiten auslöst, als Klarheit schafft. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Nachdem es im zweiten Teil abstrakt um die Frage der möglichen Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle ging, beleuchtet der dritte Teil u.a. die einzelnen Prozessschritte im Verfahren.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren. Insofern spielten die Elemente

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die zentrale Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich. Den gesamten Artikel lesen…

Wie die Senatsverwaltung für Umwelt Verkehr und Klimaschutz in einem Rundschreiben mitteilte, setzt das Land Berlin im Rahmen seines 100-Tage-Programms auf strenge Umweltschutzanforderungen auch bei der Beschaffung von Pkw. Fahrzeuge mit vollelektrischem Antrieb sind grundsätzlich vorzuziehen. Nur, wenn für den geplanten Einsatzzweck kein Fahrzeug mit rein elektrischem Antrieb zu vertretbaren Kosten geeignet ist, kann alternativ auf Hybridantrieb gesetzt werden. Das Land reagiert damit auch auf die vom Umweltbundesamt am 26.04.2017 veröffentlichten Erkenntnisse zu dem stark erhöhten Ausstoß von Diesel-Pkw.

Seit Anfang Dezember sind bei der Beschaffung von PKW folgende Umweltschutzanforderungen bei der Leistungsbeschreibung zu verwenden: Den gesamten Artikel lesen…