Neue Funktionen für Vergabemarktplatz und Vergabemanagementsystem

Mit der neuen Version 7 des Vergabemarktplatz (VMP) sowie der Version 8 des Vergabemanagementsystems (VMS) werden sehr umfassende Weiterentwicklungen unserer Lösungen bereitgestellt. Die neuen Versionen beinhalten auch solche Erweiterungen, die bereits vorher über Zwischenversionen sowie zum Teil kundenindividuell bereitgestellt wurden. Aufgrund des Umfangs der technischen Änderungen sind vereinzelt „Teillieferungen“ in Form von Zwischenversionen erforderlich. Bis Ende des Jahres erhalten alle Kunden bzw. Installationen unserer Lösungen die neuen Funktionen.

Wie in der Vergangenheit auch sind trotz umfassender Änderungen an unseren Kernlösungen die individuellen Konfigurationen bzw. Ausprägungen der Software sowie Schnittstellen zu Drittsystemen nicht betroffen. Dies bedeutet, dass lediglich ein „Update“ eingespielt werden muss.

Neue Version 8 des Vergabemanagementsystems

Logo VergabemanagementsystemEine notwendige, aber aus technischer Sicht durchaus umfassende, Erweiterung betrifft die Integration der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) in beide Lösungen, die über eine einfache Konfiguration im Systemadministrationsbereich (je Mandant bzw. Vergabestelle) durch die Betreiber oder die jeweilige Verfahrensbetreuung des Systems aktiviert werden kann.

Vergabeverfahren, die nach Maßgabe der VOL/A angelegt bzw. begonnen wurden, können unter den alten Vorgaben bis zum Zuschlag fortgeführt werden.

Integration von Ex-Ante- und Ex-Post-Bekanntmachungen

Bislang mussten Ex-Ante- und Ex-Post-Bekanntmachungen nationaler Vergabeverfahren sowie die Bekanntmachungen vergebener Aufträge (EU) in der angebundenen E-Vergabeplattform angelegt und durchgeführt werden.

Mit der neuen Version lassen sich diese direkt innerhalb der E-Vergabeakte anlegen und sowohl an den Vergabemarktplatz, als auch ggf. an weitere Veröffentlichungsorgane übermitteln.

Assistenten sorgen dafür, dass bestehende Angaben, etwa für die Ex-Post-Bekanntmachung nicht redundant erfasst werden müssen, sondern diese durch die im System hinterlegten Angaben weitestgehend vorbefüllt sind.

Neues Modul Beschaffungsmanagement

Highlight der Version ist sicher das neue Modul Beschaffungsmanagement und die Möglichkeit zur Abbildung der internen Prozesse rund um Bedarfsmeldungen, -prüfungen und -genehmigungen.

Über den seit letzten Herbst zur Verfügung gestellten VMS-Connector und die dort enthaltenen ERP-Standard-Schnittstellen zu Lösungen von MACH, SAP oder der ORACLE eBusiness Suite konnten, u.a. für die Übernahme von Bedarfsanträge bzw. das Anlegen einer E-Vergabeakte aufgrund von Bedarfsanträgen, Drittsysteme angebunden werden.

Für Vergabestellen bzw. Behörden, die bislang noch keine Lösung im Einsatz haben oder die Funktionen nicht in ihrem ERP-System abbilden möchten, bietet das VMS nun mit dem neuen Bereich Beschaffungsmanagement die Möglichkeit, Beschaffungsanträge sowie deren Prüfung und Genehmigung integriert abzubilden.

Bedarfe können über das System vom Bedarfsmelder selbst erfasst und innerhalb des VMS geprüft und genehmigt werden. Nach Abschluss der Prüfung kann festgelegt werden, ob der Bedarf aus einem Rahmenvertrag (z.B. über den Vergabekatalog) abgerufen, anderweitig gedeckt oder im Wege eines Vergabeverfahrens ausgeschrieben werden soll. Im letzten Fall kann direkt aus dem Beschaffungsantrag eine (E-)Vergabeakte angelegt werden, mit der Option, Angaben aus dem Antrag direkt in die E-Vergabeakte zu übernehmen. Die neue Akte wird dann mit dem Beschaffungsantrag automatisch verknüpft. Alternativ können bereits existierende Vergabeakten mit dem Antrag verknüpft werden. Bedarfsmelder, die über das Modul Beschaffungsmanagement einen Beschaffungsantrag angelegt haben, können somit die Liste der relevanten Vergabeverfahren und deren aktuellen Status einsehen. Berechtigte Benutzer können aus dem Antrag heraus die E-Vergabeakte im VMS auch direkt öffnen.

Für die rechtssichere Dokumentation wurde ein gesonderter Vermerk konzipiert und zudem die Möglichkeit geschaffen, alle Daten aus dem Beschaffungsantrag auch als XML-Datei, etwa für eine Weiterverarbeitung in andere Drittsysteme, zu exportieren.

Schließlich wurde auch der Bereich „Berichte“ um Standardauswertungen rund um das Beschaffungsmanagement erweitert.

Um erste Erfahrungen mit dem Modul zu machen, wird dieses – nach der Aktualisierung der Systeme auf die Version 8 – ersten Pilotierungskunden zur Verfügung gestellt. Für die Nutzung ist eine Ausprägung insb. der Genehmigungskonfiguration erforderlich. Unsere Projekt-Teams bieten Ihnen bei Interesse gerne entsprechende Workshops an.

Sollten Sie ebenfalls Interesse haben, an der Pilotierungsphase teilzunehmen, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Projektleiter oder die Verfahrensbetreuung. Aktuell ist vorgesehen, das Modul nach den ersten Pilotierungen für alle Mandanten und Nutzer in den kommenden Wochen freizuschalten.

Neue Benutzerführung im Bereich der Veröffentlichung

Eine weitere Neuerung betrifft die Benutzerführung im Hinblick auf die Übermittlung an die angebundenen E-Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz (also z.B. Landesvergabeplattformen in Brandenburg, Niedersachsen, NRW, Rheinland-Pfalz oder das Deutsche Vergabeportal).

So wurde u.a. die erstmalige Übertragung eines Verfahrens aus dem Modul „Synchronisierung“ in den Bereich der „Veröffentlichung“ übertragen, in dem auch die Übermittlung an Veröffentlichungsorgane (Amtsblatt S der EU, bund.de, Submissionsanzeiger, u.v.a.) ausgewählt werden kann.

Weitere Funktionen

Neben technischen Aktualisierungen betreffen weitere Neuerungen u.a. den Bereich des Fristenassistenten. Im Zuge der Einführung der UVgO wurde der Fristenassistent im Vergabemanagementsystem für alle Vergabeordnungen und Verfahrensarten um die neuen rechtlich benötigten Konfigurationen erweitert, aber darüber hinaus auch technisch erneuert. So wurden die Konfigurationsmöglichkeiten neu strukturiert. Ebenfalls in diesem Zuge neu eingeführt wurde die Möglichkeit, neben der bisherigen Kombination aus Validierung (z.B. von Mindestfristen) und Vorschlag nun auch getrennte Vorschlagsfristen zu definieren. Umstrukturiert wurden vor allem die Fristberechnungen bzw. Konfigurationen im Bereich der Fristen „Abschluss Angebotsauswertung / Versand Vorinformation (§ 134 GWB)“ und „Zuschlags-/Bindefrist“, sodass hier noch flexibler im konkreten praktischen Fall verschiedenste Abstände und manuelle Fristen verwendet werden können.

Version 7 des Vergabemarktplatz

Logo VergabemarktplatzDie Software Vergabemarktplatz ist die technische Basis für zahlreiche E-Vergabeplattformen in Deutschland. Auch hier wurden im Laufe dieses Jahres bereits einzelne der unten vorgestellten Funktionen zur Verfügung gestellt.

Umsetzung der UVgO

Mit der Umsetzung der UVgO wurden nicht nur die bestehenden Schnittstellen überarbeitet, sondern auch zahlreiche Module auf eine neue technische Basis migriert. Im Überblick:

  • Neue Verfahrensangaben zur Erfassung der Bekanntmachung, angelehnt an die neuen technischen Möglichkeiten zur Dateneingabe bei EU-weiten Bekanntmachungen.
  • Erweiterung von Schnittstellen (Schnittstelle zum VMS, bund.de, TIS-Schnittstelle u.a.).
  • Erweiterung von Funktionalitäten für Unternehmen (Integration der UVgO in Recherchemöglichkeiten, Suchprofile, Bietertool etc.).
  • Umsetzung der Ex-post-Bekanntmachung nach § 30 Abs. 1 UVgO.
  • Erweiterung der Statistik- und Berichtsbereiche.

Adressvorlagen inkl. Vorlagenverwaltung

Über die bereits bestehenden Funktionen (wie z.B. das Kopieren von Vergabeakten oder die Verwendung von Textvorlagen) hinaus wurde eine Funktion zur Hinterlegung und Verwaltung von Adressvorlagen umgesetzt.

Lokalisierung: Englischsprachige Nutzung

Nicht nur im Forschungsbereich gibt es immer wieder Spezialbedarfe, für die ein internationaler Markt angesprochen werden muss. In diesen Fällen werden oftmals alle wichtigen Informationen bzw. die Ausschreibungsunterlagen von Vergabestellen (auch oder nur) in englischer Sprache angeboten. Um gerade für diese Fälle den Zugang zum Vergabemarktplatz auch für ausländische Unternehmen zu erleichtern, können letztere die Sprache des Systems auf Englisch umstellen. In diesem Fall erscheinen sowohl die webbasierte Oberfläche (vor und nach Anmeldung), als auch das Bietertool und die vom System generierten E-Mails in englischer Sprache.

Weitere Verbesserungen im Bereich Barrierefreiheit

Ende vergangenen Jahres wurde die neue EU-Richtlinie zum barrierefreien Zugang zu den Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen veröffentlicht (EU 2016/2102, vgl. auch einen Beitrag in unserem Blog unter diesem Link). Nicht nur aufgrund der kommenden Umsetzung der Richtlinie arbeiten wir laufend an Verbesserungen rund um die bereits (sehr) hohe Zugänglichkeit unserer Lösung auch für Menschen mit Handicaps.

In diesem Zusammenhang wurden wesentliche Anregungen aus der letzten Überprüfung der Barrierefreiheit durch einen Externen – wie etwa eine Verbesserung der Bedienbarkeit ohne Maus, Benennung von Dokumententiteln, verbesserte Alternativtexte für Bedienelemente und Grafiken u.v.m. – umgesetzt.

Auch rund um die Abgabe (oder umgekehrt: Entgegennahme) elektronischer Angebote fanden Erweiterungen statt.

Optionale Sperrung der Preisangabemöglichkeit im Bietertool

Im Fall der elektronischen Angebotsabgabe stellt das Bietertool Funktionen zur Verfügung, um die Angaben zum Angebotspreis bzw. Lospreise unabhängig von den eigentlichen Angebotsdokumenten oder dem Leistungsverzeichnis (im Sinne eines Angebotsschreibens) strukturiert zu erfassen und mit dem Angebot zu übertragen. Sofern die Preisangaben für den Bieter innerhalb des Bietertools nicht eingebbar sein sollen, weil beispielsweise strukturierte Preisangaben für die konkrete Ausschreibung nicht einschlägig sind (wie etwa im Fall von Rabattverträgen), kann dies von der Vergabestelle je Vergabeverfahren entsprechend vorgegeben werden. So kann die Vergabestelle im Assistenten zum Anlegen eines Projektes die Eingabemöglichkeit für Preisangaben innerhalb des Bietertools sperren, damit Informationen ausschließlich über die Angebotsinhalte bzw. -dateien ausgetauscht werden. In diesem Fall erhalten die Bieter im Bietertool an der entsprechenden Stelle eine gesonderte Hinweismeldung.

Weitere Änderungen im Bereich der Abgabe und Entgegennahme elektronischer Angebote

Mit zahlreichen weiteren Änderungen rund um die Abgabe und Entgegennahme elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sind in diese Version eine Reihe von Rückmeldungen aus der Praxis in die Weiterentwicklung eingeflossen. Diese betreffen beispielsweise:

  • 1-Klick-Download aller Angebote: Alle Angebote bzw. Teilnahmeanträge zu einem Vergabeverfahren „mit einem Klick“ herunterladen.
  • Integration neuer Bibliotheken zur Ansteuerung aktueller Kartenlesegeräte und Signaturkarten.

Bereitstellung Angebotsöffnungsformulare (HVA L-StB sowie HVA B-StB)

Sofern beim Anlegen eines Vergabeverfahrens der Formularsatz HVA L-StB oder HVA B-StB ausgewählt wurde, generiert der Vergabemarktplatz nach der Angebotsöffnung auch die „Niederschrift über die Angebotsöffnung (231)“ sowie die „erste Durchsicht der Angebote (232)“ als Formulare.

Diese werden mit den Angaben aus den elektronisch eingegangenen Angeboten vorbefüllt und können nach einem Download um die Angaben insbesondere zu den postalisch eingegangenen Angeboten ergänzt werden.

Durch eine neue Upload-Möglichkeit im Export-Modul können diese Dokumente, z.B. durch eine zentrale Submissionsstelle, um die Angaben der postalisch eingegangenen Angebote ergänzt und dort für eine Bereitstellung an die Vergabestelle oder Fachbereiche wieder hochgeladen werden.

Neuerungen im Bereich der EU-Bekanntmachungen

Im Laufe des Jahres wurden die Änderungen der EU an der bestehenden Schnittstelle fristgerecht bereitgestellt sowie schrittweise weitere Komfortfunktionen integriert. Diese betreffen beispielswiese:

  • Vorbefüllung der Referenznummern bzw. Bekanntmachungsnummern im Amtsblatt: So wird etwa bei vergebenen Aufträgen die Angabe „frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren“ automatisch über die Schnittstelle zur EU vorbefüllt, wenn diese Bekanntmachung aus dem Projektraum des vorherigen Verfahrens angelegt wird.
  • Angabe vergebener Aufträge aus dem Modul Aufhebung heraus.

Wie gewohnt finden Sie in den Release-Notes im Service- und Support-Center der cosinex eine detaillierte Erläuterung der oben angesprochenen Erweiterungen sowie Hinweise auf die zahlreichen weiteren, für unsere Kunden und Nutzer relevanten, Änderungen in unseren Lösungen.

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