E-Rechnung konkret: Die neue Rechtsverordnung im Überblick

E-Rechnung, Monitor, Formular Anfang September hat das Bundeskabinett die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung beschlossen. Die neue E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO), die auf der Verordnungsermächtigung des § 4a Abs. 3 E-Government-Gesetz (EGovG) beruht, zeigt am Beispiel des Bundes auf, in welche Richtung sich die Umsetzung der E-Rechnungs-Verordnung entwickeln kann. Denn mit der Verordnung wird nicht nur – den Vorgaben der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung entsprechend – eine Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber begründet, elektronische Rechnungen von Aufträgen im Zuge EU-weiter Ausschreibungen empfangen zu können, vielmehr wird weit über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinaus auch eine Verpflichtung der Unternehmen zur elektronischen Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen begründet. Die wichtigsten Eckpunkte der neuen Rechtsverordnung haben wir für Sie zusammengefasst.

Vorgabe für alle öffentlichen Auftraggeber?

Bereits die Ausführungen zum Gesetzesentwurf der Bundesregierung gegen Ende des vergangenen Jahres stellten klar, dass das Gesetz zur Umsetzung der sog. E-Rechnungs-Richtlinie (Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen – 2014/55/EU) ausschließlich Regelungen für Stellen des Bundes einschließlich der dem Bund zuzurechnenden Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber umfasst.

Dies bedeutet allerdings nicht, dass sich öffentliche Auftraggeber, die keine Stelle des Bundes im oben genannten Sinne sind, nicht auf die neuen Anforderungen einstellen müssen, denn die mit dem Gesetz und der Rechtsverordnung umgesetzte EU-Richtlinie betrifft und adressiert alle öffentlichen Auftraggeber bzw. Rechnungen, die in Umsetzung öffentlicher Aufträge im Sinne der EU-Vergaberichtlinien (2009/81/EG, 2014/23/EU sowie 2014/24/EU und 2014/25/EU) ausgestellt und übermittelt werden. Selbst in Bezug auf Aufträge im Bereich Verteidigung und Sicherheit (Richtlinie 2009/81/EG) sind Auftragsvergaben von der E-Rechnungstellung nur dann ausgenommen, wenn die Ausführung des Auftrags als geheim erklärt wurde oder Rechts- und Verwaltungsvorschriften besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordern. Die Pflicht zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen betrifft somit im Grundsatz alle öffentlichen Auftraggeber (im Hinblick auf die Vorgaben der EU-Richtlinie) und mindestens für die Rechnungen, die nach Erfüllung einer EU-weiten Ausschreibung ausgestellt werden.

Für Landesbehörden, Kommunen sowie sonstige öffentliche Auftraggeber bedarf es einer eigenen Gesetzgebung durch die Länder; die von der EU-Richtlinie vorgegebenen Fristen für die Pflicht zur Entgegennahme gelten allerdings unabhängig davon, ob die Regelungen auch auf der Ebene der Bundesländer fristgerecht umgesetzt werden. Im Fall einer verspäteten Umsetzung sind – wie grundsätzlich bei allen EU-Richtlinien – die europäischen Vorgaben unmittelbar anzuwenden.

Hintergrund der Beschränkung des Gesetzes sowie der neuen Rechtsverordnung auf Auftraggeber des Bundes ist, dass durch die Vorgaben der E-Rechnungs-Richtlinie Verfahrens- und materielles Haushaltsrecht der Länder berührt wird und damit verfassungsrechtlich eine eigenständige Umsetzung geboten ist. Dies schließt aus Gründen der Sachnähe auch entsprechende Regelungen für die auf Landes- und Kommunalebene angesiedelten Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber (z. B. privatisierte Einrichtungen der Energieversorgung, des öffentlichen Personennahverkehrs sowie der sonstigen Daseinsvorsorge) ein.

Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Nachdem der Bund bereits mit der Umsetzung in § 4a des E-Government-Gesetzes des Bundes (EGovG) über die Anforderungen der EU-Richtlinie hinausgegangen war und die Vorgaben nicht nur auf Rechnungen beschränkte, die nach Erfüllung eines öffentlichen Auftrags oberhalb der EU-Schwellenwerte ausgestellt und übermittelt werden, sondern die Anwendbarkeit grundsätzlich auch für Vergaben unterhalb der Schwellenwerte begründet hat, ist er mit der Rechtsverordnung noch einen Schritt weiter gegangen. Während § 4a EGovG nur die Pflicht der öffentlichen Verwaltungen zur Entgegennahme vorsieht und darauf hingewiesen wird, dass vertragliche Regelungen unberührt bleiben, die eine (ausschließlich) elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, sieht die Rechtsverordnung nun darüber hinaus auch eine Pflicht der Unternehmen (sog. Rechnungssteller) vor, Rechnungen in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln (§ 3 Abs. 1 Satz 1 E-Rech-VO).

Von dieser Verpflichtung sind nur wenige Ausnahmen vorgesehen. So gilt sie gemäß § 3 Abs. 3 E-Rech-VO nicht für Rechnungen, die

  1. nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden,
  2. Rechnungsdaten enthalten, die nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz als streng geheim, geheim oder vertraulich eingestuft sind (darüber hinaus enthält sie weitere Einschränkungen bei Auslandsvertretungen oder sonstigen Beschaffungen im Ausland, wenn die Rechnungssteller nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten verfügt),
  3. in Verfahren der Organleihe für den Bund nach § 159 Abs. 1 Nr. 5 GWB durchgeführt werden.

E-Rechnung bei Klein- und Kleinst-Unternehmen?

Auf die Frage, wie bei einer zukünftig pflichtigen Übermittlung elektronischer Rechnungen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mitgenommen werden können zeigt die Verordnung ausdrücklich eine Möglichkeit auf: So wird nicht nur zwischen Rechnungsstellern (d.h. Unternehmen, die eine Rechnung ausstellen und übermitteln) und Rechnungsempfängern (öffentliche Auftraggeber) unterschieden, sondern mit „Rechnungssendern“ explizit auch Dienstleister erwähnt, die eine elektronische Rechnung im Auftrag eines Rechnungsstellers elektronisch ausstellen und übermittelen.

Hier öffnet sich ein neuer Markt für entsprechende Dienstleister, was sicherlich eine Hilfestellung insb. für sog. KMU bzw. solche Unternehmen sein kann, die nur sehr selten Rechnungen nach den Vorgaben der öffentlichen Hand ausstellen müssen und diese nicht händisch in einem hierfür vorgesehenen Portal erfassen wollen oder können.

Datenformat – ZUGFeRD vs. XRechnung

Auch die Frage nach dem „strukturierten elektronischen Format“ nach der die Rechnung ausgestellt, übermittelt und empfangen werden muss, ist geklärt. So schreibt die Verordnung in § 4 Abs. 1 vor, dass grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden ist, der erstmals am 22. Juni dieses Jahres vom IT-Planungsrat beschlossen wurde.

Alternativ können für E-Rechnungen allerdings auch andere Datenaustauschformate genutzt werden, wenn diese den Anforderungen der europäischen Norm zur elektronischen Rechnungsstellung entsprechen (§ 4 Abs. 1 E-Rech-VO).

Pflicht zur elektronischen Rechnungsverarbeitung und -workflows?

Während die E-Rechnungsrichtlinie – ähnlich wie bei den Vorgaben zur elektronischen Vergabe – die Frage, ob und ggf. wie eine elektronische (Weiter-)Verarbeitung innerhalb der Behörde erfolgen soll, offen lässt, sieht die Rechtsverordnung auch Vorgaben für die Verarbeitung der E-Rechnung bei Bundesbehörden in § 6 der E-Rech-VO vor: So haben die an das Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes angeschlossen Rechnungsempfänger die gemäß § 4 Abs. 3 E-Rech-VO übermittelten elektronischen Rechnungen medienbruchfrei mindestens über ein Webbrowser-gestütztes Dialogverfahren einzusehen und zu verarbeiten.

Neue Briefkästen im Internet für elektronische Rechnungen

Für die Übermittlung von E-Rechnungen ist durch Rechnungssteller und Rechnungssender ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne von § 2 Abs. 2 des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu nutzen. Voraussetzung für die Übermittlung einer E-Rechnung ist, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Abs. 5 OZG registriert.

Bei diesem Verwaltungs- bzw. Serviceportal handelt es sich um das Portal des Bundes, welches im sog. Portalverbund mit den Länderportalen zukünftig einen vollständigen Zugang zu allen online angebotenen Verwaltungsleistungen ermöglichen soll.

Auf Bundesebene (noch) nicht im Fokus stehen hierbei die erheblichen Synergien, die sich zwischen der E-Vergabe und weiteren Anwendungen rund um das öffentliche Auftragswesen und die E-Rechnung ergeben können. Gerade die Unternehmen, die zukünftig elektronische Rechnungen erstellen und übermitteln sollen sind naturgemäß heute bereits in den entsprechenden E-Vergabeplattformen und Vergabemarktplätzen registriert. So wird es für die Bundesebene wohl dazu kommen, dass die E-Vergabe und die E-Rechnung zunächst auch aus Sicht der Unternehmen weitgehend getrennt „nebeneinander“ stehen.

Fristen für die Umsetzung

Die Verordnung tritt am 27. November 2018 in Kraft, für subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber des Bundes hingegen erst zum 27. November 2019 (§ 11 Abs. 1 u. 2 Rech-VO). Die Pflicht zur Verwendung bzw. Annahme elektronischer Rechnungen gemäß § 3 tritt erst ein Jahr später, am 27. November 2020, in Kraft (§ 11 Abs. 3 Rech-VO).

Aus der EU-Richtlinie selbst ergibt sich für die Umsetzung – nunmehr nur noch durch die Bundesländer – dass die Vorgaben zur Verpflichtung für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen gem. Art. 7 der Richtlinie (2014/55/EU) erst (spätestens) 30 Monate nach Veröffentlichung der Fundstelle der europäischen Norm im Amtsblatt der Europäischen Union anzuwenden sind. Diese europäische Norm (CEN/TC 434) gibt u.a. das semantische Datenmodell für E-Rechnungen vor und ist selbst bereits seit Ende Juni 2017 veröffentlicht. Die für den Fristbeginn allerdings maßgebliche Veröffentlichung der Fundstelle im Amtsblatt der EU erfolgte gestern.

Die Rechtsverordnung finden Sie als PDF-Download hier.

Bildquelle: leszekglasner – Fotolia.com

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