Vergabemanagement beim Kreis Osnabrück mit ITEBO und cosinex

Logo des Landkreises OsnabrückNeben der Nutzung einer E-Vergabeplattform bildet der Kreis Osnabrück seine Vergabeverfahren mit einem Vergabemanagementsystem zentral in einem System ab.

Die Organisation von Vergabeverfahren standardisieren und alle Dokumente sowie die Kommunikation zügig und rechtssicher in einer E-Vergabeakte bündeln – das ist das Versprechen des Vergabemanagementsystems (VMS) der cosinex in Kooperation mit der ITEBO. Die Funktionen und Mehrwerte für kommunale Vergabestellen wurden interessierten Teilnehmern Anfang April im Rahmen einer Präsentation beim Landkreis Osnabrück vorgestellt.

Im vergangen Jahr führte der Landkreis Osnabrück eine zentrale Vergabestelle für die Abwicklung der bislang dezentral durchgeführten Vergabeverfahren ein. Die Nutzung der vom Land Niedersachsen bereitgestellten E-Vergabeplattform vergabe.Niedersachsen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz in Kooperation mit dem Deutschen Vergabeportal bildete dabei den Ausgangspunkt. Seit Januar diesen Jahres wird ergänzend zur E-Vergabe über die Landesplattform auch das Vergabemanagementsystem (VMS) genutzt, um die vollständige Dokumentation der Vergabeverfahren in einem System und im Rahmen einer E-Vergabeakte zentral abzubilden. Den sicheren Betrieb der Anwendung übernimmt dabei die ITEBO als Partner der Kommunen.

Anschaulich und auch die Hürden bei der Einführung einer verwaltungsweiten Zentralstelle für Vergabeverfahren nicht auslassend, führte im Rahmen der Veranstaltung Sonja Winter von der zentralen Vergabestelle des Landkreises Osnabrück die Teilnehmer durch den Prozess und resümierte: „Ja, das System leistet eine qualifizierte Unterstützung bei der einheitlichen und standardisierten Abwicklung von Vergabeverfahren und ermöglicht die zügige und rechtssichere Dokumentation.

Die Funktion des vollständig webbasierten VMS stellte anschließend Tobias Belz von der cosinex vor. Durch umfangreiche Assistenzfunktionen und Plausibilitätsprüfungen werden Fristenberechnungen sowie Termine automatisch ermittelt. Im System konfigurierte Workflows ermöglichen eine nachvollziehbare Genehmigung der Ausschreibungsunterlagen und die Unterstützung der internen Prozesse auch im Zusammenspiel mit den Fachbereichen. Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung über die E-Vergabeplattform des Landes Niedersachsen können geforderte Nachweise über die Bewerberverwaltung zentral organisiert werden. Werden Angebotsprüfung und -wertung im System durchgeführt, stellt die Vergabemanagementplattform auf Knopfdruck Auswertungen und Management Summaries über das gesamte Verfahren zur Verfügung. „Unser VMS bietet eine intuitive Benutzerführung und erleichtert den Workflow für unsere Kunden. Alle Vorgänge werden rechtssicher dokumentiert und lassen sich später nachvollziehen“, so Tobias Belz.

Mit dem sicheren Betrieb eines zu „vergabe.Niedersachsen“ komplementären Vergabemanagementsystems (einer E-Vergabeakte auf Basis des cosinex VMS) bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe niedersächsischen Kommunen eine datenschutzkonforme, sichere und bei vielen Vergabestellen in ganz Deutschland bewährte Lösung.

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