Bei Einführung der E-Vergabe und insbesondere einer sog. E-Vergabeakte werden im Vorfeld zahlreiche Aspekte berücksichtigt. Vom Datenschutz über die vereinzelte Beteiligung des Personalrats bis hin zu den Anforderungen der eigenen IT-Abteilung oder möglichen Integrationsszenarien.
Essentiell für den Erfolg eines E-Vergabeprojektes ist jedoch die Akzeptanz der Kollegen/innen, die zukünftig das Vergabeverfahren elektronisch unterstützt durchführen sollen. Im Rahmen unserer Lösungen legen wir daher größten Wert auf eine überdurchschnittlich hohe Usability. Zur Motivation und Effizienz gehört aber auch die Frage, wie ein moderner E-Vergabe-Arbeitsplatz außerhalb des Monitors aussehen muss.
Im Dezember letzten Jahres hat das Bundesarbeitsministerium (BMAS) die Novellierung der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) durchgesetzt. Daraus folgt, dass die bis dahin bestehende Bildschirmarbeitsverordnung als alleinige Verordnung außer Kraft tritt und in die ArbStättV eingefügt wird. Diese regelt allgemeine Aspekte wie Beleuchtung, Blendwirkung etc. So weit, so gut, aber die E-Vergabe birgt spezifische Herausforderungen.
Anzahl der Monitore
Ein wesentlicher Aspekt für ein noch effizienteres Arbeiten im Rahmen der E-Vergabe betrifft die Anzahl der Monitore am Arbeitsplatz. Egal, ob in den virtuellen Projekträumen im Vergabemarktplatz oder der E-Vergabeakte im Vergabemanagementsystem gearbeitet wird, parallel hierzu gibt es nahezu immer Daten oder Dateianhänge, die für das Verfahren relevant sind und in anderen Programmen benötigt werden.
Nach unseren Erfahrungen empfiehlt es sich daher, dass – wenn nicht bereits aufgrund anderer Anforderungen ein zweiter Monitor zur Verfügung steht – bei einem umfassenden Einsatz der E-Vergabe, insbesondere in zentralen Vergabestellen, ein zweiter Monitor zur Verfügung stehen sollte, mit dem neben der jeweiligen E-Vergabelösung weitere Anwendungen bzw. entsprechende Dateien angezeigt werden können.
Lautsprecher oder Audio-Set
Während vor einigen Jahren Lautsprecher oder ein Audio- bzw. Head-Set noch zu den exotischeren und bei einigen Behörden sogar ausdrücklich nicht gewünschten Ausstattungsmerkmalen von Büro-PCs gehörten, hat sich diese Anforderung durch den Einsatz von Videos auch im behördlichem Umfeld im Hinblick auf das öffentliche Auftragswesen gewandelt: Wenn heute ein Überblick über Portale (wie den „Kompass Nachhaltigkeit“) gegeben werden soll, erfolgt dies immer öfter als Informationsvideo.
Ein weiterer Anwendungsbereich betrifft sog. Webinare (d.h. webbasierte Trainings), aber auch E-Learning-Angebote im Bereich Vergaberecht und öffentliches Auftragswesen, bei denen ein Head-Set mit Mikrofon heute zur Ausstattung eines modernen „E-Vergabe-Arbeitsplatzes“ gehören sollte.
Besondere Anforderungen an den Arbeitsplatzrechner
Ob an den Arbeitsplatzrechner selbst besondere Anforderungen zu stellen sind, hängt von der eingesetzten Software ab.
Lösungen auf Basis der cosinex Technologie arbeiten auf Seiten der Vergabestellen – auch im Hinblick auf die Entgegennahme und Entschlüsselung elektronischer Angebote – „webbasiert“, d.h. dass auf dem Rechner lediglich ein aktueller Internet-Browser benötigt wird und keine gesonderte Software installiert werden muss. Dies gilt auch auch, wenn beispielsweise ein Vergabemanagementsystem genutzt wird, welches ausschließlich im eigenen, gesondert geschützten Intranet betrieben wird.
Elektronische Signatur im Einsatz bei Vergabestellen?
Eine häufig gestellte Frage ist immer noch, ob für den Einsatz der E-Vergabe auf Seiten der Vergabestelle eine Signatur benötigt wird. Eine Einleitung in das Thema, welche Signaturen es überhaupt gibt und worin sich diese unterscheiden, gibt ein Blog-Beitrag unter diesem Link.
Die kurze Antwort auf die Frage, ob eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist, lautet nein.
Für die Entgegennahme auch elektronisch qualifiziert signierter Angebote war jedenfalls auf den E-Vergabeplattformen der cosinex schon in der Vergangenheit nie eine elektronische Signatur auf Seiten der Vergabestellen (technisch oder rechtlich) erforderlich.
Vereinzelt diskutiert wurde zuletzt, ob bei einem Zuschlagsschreiben oder dem Führen und Abzeichnen einer elektronisch geführten Vergabeakte (etwa im Vergabemanagementsystem) eine qualifizierte elektronische oder fortgeschrittene Signatur auf Seiten der Vergabestelle erforderlich ist. Nach der wohl überwiegenden Meinung war dies bereits nach alter Rechtslage nicht der Fall. Klarstellend regeln die Neufassungen in § 8 VgV oder § 20 EU VOB/A nun, dass für den Vergabevermerk und die Vergabeakte ebenfalls die (ggf. elektronische) Textform genügt. Damit fehlt für den Zuschlag und das Zuschlagsschreiben zwar noch eine klarstellende Regelung in den Vorgaben, allerdings können an das Zuschlagsschreiben kaum höhere Formanforderungen gestellt werden als an das Angebot, auf welches der Zuschlag erteilt werden soll.
Scan-Lösungen
Bei Einsatz einer E-Vergabeakte, z.B. auf Basis des Vergabemanagementsystems, stellt sich zumindest für die Übergangszeit, d.h. bis ausschließlich elektronische Angebote gefordert werden, die Frage, ob die Akte hybrid, also teilweise elektronisch und teilweise in Papier, geführt werden soll oder ausschließlich elektronisch. Im letzten Fall empfiehlt sich eine professionelle Scan-Lösung für die digitale Erfassung postalisch eingegangener Angebote.
Investitionen in die Arbeitsplätze sind auch eine Investition in die Motivation der Mitarbeiter
Abgesehen von einer optionalen Scan-Lösung im Fall der vollständig elektronischen Aktenführung, die selbst im Segment Hochleistungsscanner ab unter 10.000,- € erhältlich ist, belaufen sich die Kosten für die empfohlenen zwei Monitore (inkl. ergonomischer Halterung) und ein brauchbares Audio-Set auf weniger als 500 € je Mitarbeiter. Eine vorausschauende Investition, die neben einer guten Softwarelösung die erfolgreiche Einführung der E-Vergabe unterstützen kann.