Controlling und Auswertung von Vergabeverfahren leicht gemacht

Controlling Für viele Behörden und Organisationen steht eine strukturierte Auswertungsmöglichkeit über die eigenen Ausschreibungen ganz oben auf der Liste der Anforderungen an die E-Vergabe. Häufig ist sogar der Wunsch nach transparenten Auswertungen und einem effizienten Controlling auch Treiber für die Einrichtung zentraler Vergabestellen.

Für diejenigen, die bereits erste Ansätze realisiert haben, lautet das Werkzeug meist „Excel“. Neben dem Umstand, dass eine gesonderte Erfassung in (elektronischen) Listen im Regelfall mit einer aufwändigen Doppelerfassung verbunden ist, ist zudem eine revisionssichere Dokumentation über Excel-Listen kaum möglich. Weitere Probleme werden spätestens dann deutlich, wenn eine Auswertung über Daten erfolgen soll, die bislang gar nicht eingetragen wurden und somit nacherfasst werden müssen.

Am Beispiel unserer Lösungen zeigen wir im Rahmen dieses Beitrags auf, wie unterschiedliche Funktionen und Module für effiziente Auswertungen, Statistiken und ein Controlling rund um Vergabeverfahren genutzt werden können.

Auswertungen im Vergabemarktplatz

Der Vergabemarktplatz bietet als technische Basis für E-Vergabeplattformen ein Modul zur Generierung von Berichten. Nutzer mit der Rolle „Controller“ erhalten Zugriff auf ein Modul „Berichte“, welches die letzten zehn generierten Berichte anzeigt und das Erstellen neuer Berichte ermöglicht.

So kann optional eine Auswahl, fürr welche Verfahren eine Auswertung erfolgen soll, über Vergabeordnung, Veröffentlichungstyp sowie Veröffentlichungsweite (EU-weit oder national) definiert werden. Eine weitere Möglichkeit zur Einschränkung bietet die Möglichkeit, Berichte nach Benutzergruppen erstellen zu lassen.

Screenshot Vergabemarktplatz Berichte

Innerhalb der Lösungen und den sog. Mandanten, die meist der Organisation oder einer Vergabestelle entsprechen, können Benutzergruppen (z.B. Fachbereiche, Niederlassungen oder Großprojekte) abgebildet und diesen sowohl Nutzer (z.B. aus den Fachbereichen), als auch einzelne Vergabeverfahren zugewiesen werden.

Ein weiteres Kriterium ist die Angabe eines Zeitraums, über den eine Auswertung erfolgen soll sowie der Status, den ein Vergabeverfahren im genannten Zeitraum hatte.

Screenshot Vergabemarktplatz Berichte

Mit diesen Kombinationsmöglichkeiten (Benutzergruppe, Status und Zeitraum) lassen sich nicht nur über den ganzen Mandanten Auswertungen erstellen, sondern auch differenzierte Berichte. Eine (zentrale) Vergabestelle kann so beispielsweise einen Bericht über alle Ausschreibungen erzeugen, die für einen Fachbereich (z.B. das Schulverwaltungsamt) innerhalb eines Jahres abgeschlossen oder veröffentlicht wurden.

Die Berichte werden nach Auswahl der Auswertungskriterien generiert und als PDF-Datei, Excel-Liste oder – für weitere Bearbeitungen – auch im XML-Format (zur Verarbeitung in Drittsystemen) bereitgestellt und umfassen die wesentlichen Angaben, die aufgrund der vorherigen Eingaben der Vergabestelle extrahierbar sind.

Controlling mit Hilfe des Vergabemanagementsystems

Vergleichbar zum VMP bietet auch das Vergabemanagementsystem (VMS) Nutzern mit einer entsprechenden Rolle (Controller) Zugriff auf ein Berichtsmodul. Die Auswertungsmöglichkeiten im VMS sind aufgrund der Vielzahl der hier erfassten Informationen im Vergleich zum Vergabemarktplatz deutlich umfangreicher. Da bei Einsatz der E-Vergabeakte deutlich mehr Daten je Vergabeverfahren strukturiert erfasst und damit auswertbar vorhanden sind, können auch umfangreichere Berichte angeboten werden. Dies betrifft nicht nur die Angaben zum Verfahren selbst, sondern beispielsweise auch Angaben über Angebote, Auftragswert und Vergleich zum Schätzwert, die durch die Erfassung der postalischen Angebote für die Prüfung und Wertung möglich werden.

Schließlich gibt es gegenüber dem Einsatz des Vergabemarktplatzes auch einen technisch bedeutsamen Unterschied: Für die Berichtsfunktion im VMS wurde ein sog. „Business Intelligence-Modul“ (BI) integriert. Dieses erlaubt eine deutlich erhöhte Flexibilität bei der Definition von Berichten und Ausgabeformaten. So lassen sich mandantenindividuelle Auswertungen im System hinterlegen, die durch die Nutzer jederzeit abgerufen bzw. durchgeführt werden können. Als Ausgabeformate stehen je nach Bedarf Excel, PDF, HTML und optional weitere Formate zur Verfügung.

Die Startseite des Controlling-Bereichs verdeutlicht eine weitere Funktionalität des BI-Moduls. Dort werden Echtzeit-Auswertungen der im jeweiligen Mandanten erfassten Ausschreibungen nach Ausschreibungsweite, Vergabeordnung sowie nach Verfahrensarten in Form von Kuchen- bzw. Balkendiagrammen angezeigt.

Während im Vergabemarktplatz eine Auswertungsvorlage zur Verfügung steht, bietet das VMS verschiedene – z.T. bereits hinterlegte – Berichte an. Je nach Definition der gewünschten Auswertung kann auch hier ein Zeitraum eingegeben und ausgewählt werden, ob beispielsweise „alle Vergabeakten“, nur laufende Verfahren oder nur abgeschlossene Verfahren mit einbezogen werden und ob nur solche Verfahren umfasst sein sollen, die im Zeitraum den Status „angelegt“, „abgeschlossen“ oder „aufgehoben“ hatten.

Der Umfang der Auswertungen hängt von den Anforderungen der Vergabestelle ab. Die im System hinterlegten Standardberichte dürften aber bereits – mit der Möglichkeit zur weiteren individuellen Bearbeitung – die Wünsche der meisten Vergabestellen umfassend abdecken. Bis zu 50 Angaben je Verfahren geben strukturiert Auskunft u.a. darüber, welche Verfahrensart vom System vorgeschlagen und tatsächlich ausgewählt, welche Begründung für die Abweichung angegeben, in wie viele Lose aufgeteilt bzw. von welchem Schätzwert ausgegangen wurde, wie viele Bewerber sich beteiligt haben oder zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden, wie hoch das tatsächliche Auftragsvolumen war und vieles mehr.

Die enthaltenen Angaben wurden in den letzten Jahren durch Anregungen aus der Praxis laufend erweitert. So sind auf den ersten Blick auch vermeintlich ungewöhnliche Angaben in der Auswertung enthalten, wie etwa die Postleitzahl des Bieters, der den Zuschlag erhalten hat. Wenngleich vergaberechtlich unerheblich, steht damit eine Antwort auf die wohl nicht seltene Anfrage aus Stadtrat oder Kreistag, wie viele Aufträge und mit welchem Auftragsvolumen (absolut und in Prozent) an regionale Unternehmen vergeben wurde, mit wenigen Klicks zur Verfügung.

Ausblick: Vergabestatistikverordnung (VergStatVO)

Die mit der EU-Vergaberechtsreform beschlossene aber praktisch noch nicht umgesetzte Vergabestatistikverordnung sieht Auswertungen und Statistiken vor, die zukünftig dem Bund elektronisch auch für nationale Vergabeverfahren zur Verfügung zu stellen sind.

Alle gemäß der Verordnung zu übermittelnden Daten werden heute bereits im VMS (und ein wesentlicher Teil der Daten auch bereits in den E-Vergabeplattformen auf Basis des VMP) erfasst. Angestrebt wird vor diesem Hintergrund, dass – mit Vorliegen der technischen Spezifikationen und Möglichkeiten von Seiten des Bundes – eine Abbildung der VergStatVO und strukturierte Übergabe der Meldungen sowohl bei Einsatz des VMS, als auch bei Nutzung einer E-Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz erfolgt.

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2 Gedanken zu “Controlling und Auswertung von Vergabeverfahren leicht gemacht

  1. Vielen Dank für Ihre Nachfrage. Für das Einsehen der Auswertungen wurde bewusst eine gesonderte Rolle (Controller) umgesetzt. Diese Rolle sowie die Rolle des sog. Mandantenadministrators wurde eingerichtet, um die verschiedenen Rollen- und Rechtemodelle in den jeweiligen Vergabestellen möglichst passgenau abbilden zu können.

    Beste Grüße
    Ihr cosinex-Team

  2. Warum sind die Rechte für den Mandantenadministrator beschränkt?
    Berichte und mandantenweites Zugriffsrecht sind nicht zugänglich.

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