Großes Update des Vergabemanagementsystems – Version 7

Logo VergabemanagementsystemFür dieses Jahr haben wir uns insbesondere im Hinblick auf die Weiterentwicklung unserer Lösungen viel vorgenommen! Den ersten Schritt können wir Ihnen bereits heute mit der neuen Version 7 des VMS vorstellen, die noch in dieser Woche bereitgestellt wird. Neben vielen Vorarbeiten zur anstehenden Reform der Unterschwellenvergaben und der kommenden UVgO wurden mit der neuen Version fast ausschließlich Anregungen unserer Nutzer aus der Praxis umgesetzt.

Bereits die letzte, Ende November bereitgestellte Version 6.6.2 unserer Lösung zur Unterstützung der E-Vergabeakte und der internen Vergabeprozesse hat viele Neuerungen gebracht: Von dem Kopieren von Vergabeakten, Anpassungen für die neue EU-Schnittstelle, die Funktion insbesondere für Prüfer oder Projektanten oder das Multi-Mandanten-Login, um mit einem Nutzerkonto in unterschiedlichen Mandanten arbeiten zu können. Bereits seit einigen Monaten haben unsere Teams zum Teil parallel an der neuen Version 7 gearbeitet.

Screenshot Startbildschirm VMS

Freihändige Vergabe 2.0

In vielen Vergabestellen stellen die freihändigen Vergaben einen Großteil der abzuwickelnden Beschaffungen dar. Daher kommt es gerade hier darauf an, diese Vergaben als „Massengeschäft“ der Vergabestelle möglichst effizient abzuwickeln.

Im VMS bestehen – je nachdem, ob die freihändige Vergabe etwa aufgrund eines verhältnismäßig hohen Auftragswertes und Ausnahmetatbeständen formaler durchgeführt werden soll oder nicht – unterschiedliche Möglichkeiten: So kann zwischen einer freihändigen Vergabe (formal) und der „einfachen“ freihändigen Vergabe ausgewählt werden. Die einfache freihändige Vergabe, die meist aufgrund des Unterschreitens definierter Wertgrenzen durchgeführt wird, wurde im Rahmen der Version auf Grundlage vieler Rückmeldungen unterschiedlicher Vergabestellen vollständig überarbeitet. Teilweise wurden Anpassungen bei der Datenerfassung vorgenommen, teilweise aber auch Funktionserweiterungen, um die tägliche Arbeit mit dem System weiter zu vereinfachen.

So wurden beispielsweise die Basisangaben zum Verfahren weitgehend zentralisiert. Dort befinden sich nun alle pflichtig zu erfassenden Angaben zum Verfahren an einer Stelle. Zur strukturierten Erfassung weiterer Inhalte werden daneben die optionalen Module „Nachweise“ (zur Erfassung der vom Unternehmen einzureichenden Unterlagen und Nachweise), „Vergabeunterlagen“ und „Lose“ (zur Aufteilung einer freihändigen Vergabe in Lose) angeboten.

Screenshot freihändige Vergabe

Auch in der „einfachen“ freihändigen Vergabe ist optional nun eine Losaufteilung möglich. Überarbeitet wurde zudem das Modul Preisermittlung.

Screenshot VMS freihändige Vergabe Preisermittlung

Unterhalb der Übersichtstabelle wird dauerhaft ein Preisspiegel angezeigt, der die aktuell dokumentierten Preise in einer Rangfolge anzeigt. Die Rangfolge wird über den Wertungsbruttopreis gebildet.

Schließlich wurden für den cosinex Formularsatz zwei neue Vermerke eingeführt:

  • Anfrage zur Angebotsabgabe“ beinhaltet alle für das Unternehmen relevanten Basisangaben zur Ausschreibung (CSX 31)
  • Leistungsbeschreibung_Preisblatt“ bietet eine PDF-Alternative zum ebenfalls neuen Excel-Leistungsverzeichnis (CSX 31a)

In Summe lassen sich damit freihändige Vergaben deutlich schneller und einfacher als bislang strukturiert erfassen, gleichzeitig können optional z.B. über die Möglichkeit der Losbildung mehr Varianten aus der Praxis abgebildet werden.

Hierbei hilft auch die Möglichkeit, Preisanfragen direkt per E-Mail aus dem System heraus zu versenden.

E-Mail-Versand direkt aus dem VMS

Während bei förmlichen Verfahren die Kommunikation ausschließlich über die angebundene E-Vergabeplattform erfolgt, war es bei freihändigen Vergaben auch bislang in der Praxis üblich, Preisanfragen und Angebote zum Teil direkt via E-Mail einzuholen. Entsprechende E-Mails konnten bislang nur als Dateien zur Dokumentation in der E-Vergabeakte hinzugefügt werden. Diese mussten hierfür aus dem E-Mail-Programm heruntergeladen und dann in dem jeweils proprietärem Format als Datei hochgeladen werden.

Mit der neuen Version können solche Preisanfragen und Angebotseinholungen direkt aus dem VMS heraus versendet werden. So kann zukünftig für die bei der Preisermittlung ausgewählten Unternehmen eine zentrale Angebotsanfrage per E-Mail erstellt und versendet werden. Die zu verwendenden E-Mail Adressen der Bieter werden aus der Unternehmensdatenbank des VMS vorbelegt, können aber durch den Benutzer ggf. noch korrigiert oder – bei fehlenden Adressen – ergänzt werden. Des Weiteren können E-Mail-Adressen für den Versand von Nachrichtenkopien etwa an den Sachbearbeiter in der Vergabestelle und zum Empfang von direkten Antworten angegeben sowie eine Lesebestätigung angefordert werden.

Die so versandten E-Mails werden in der jeweiligen Vergabeakte automatisch dokumentiert. Lediglich eingehend E-Mail-Nachrichten müssen (noch) wie bislang dokumentiert werden. Eine Lösung hierfür soll aber – ohne zu viel verraten zu wollen – im Rahmen eines komplementären Add-ons zum VMS auch noch in diesem Jahr bereitgestellt werden.

1-Klick-Dokumentation in der Angebotsprüfung und -wertung

Um bei Ausschreibungen mit vielen Angeboten und Losen die Angebotsprüfung zu vereinfachen, wurde eine Funktion eingeführt, mit der alle Angebote mit einem Klick auf „positiv geprüft“ gestellt werden können.

Dies betrifft für eingegangene Angebote einer Ausschreibung die Bereiche der formalen Prüfung, der Eignungsprüfung sowie ggf. der Prüfung auf Gleichwertigkeit bei Nebenangeboten. Damit entfällt das ansonsten notwendige Öffnen und Speichern der einzelnen Detailseiten für jedes einzelne Angebot.

Bereits erfasste und dokumentierte Prüfungen im Detail (etwa bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes) werden bei Verwendung der Funktion (selbstverständlich) nicht überschrieben. Gleiches gilt für dokumentierte Ausschlüsse. Nach der 1-Klick-Dokumentation können weiterhin alle Details der Prüfungsschritte für jedes Angebot angepasst werden.Screenshot Ein-Klick-Dokumentation

Die neue Funktion entspricht dem Wunsch vieler Vergabestellen und erfahrener Einkäufer sowie Sachbearbeiter, die bereits „mit einen Blick“ erkennen, ob ein Angebot Mängel aufweist, nicht für jedes Angebot oder im Einzelfall auch Los die Detailseiten der Prüfung aufrufen und bestätigen zu müssen.

Neues Leistungsverzeichnis und Import der Einzelleistungspreise auf Excel-Basis

Deutlich erweitert wurde auch die Möglichkeit, das Leistungsverzeichnis zu exportieren sowie die vom Bieter ausgefüllten Leistungsverzeichnisse und Angaben zu den Einzelleistungspreisen in das VMS auch auf Basis gängiger Office-Standards zu importieren.

Während einige Vergabestellen mit „externen“ Leistungsverzeichnissen arbeiten, erfassen eine Reihe von Vergabestellen ihre LVs bereits strukturiert im VMS. Um die Angebotserstellung auch mit Hilfe gängiger Office-Lösungen zu vereinfachen, kann das LV nun aus dem System als Excel-Datei ausgegeben werden.

Screenshot VMS Leistungsverzeichnis

Die Bereiche, die vom Bieter nicht bearbeitet werden sollen werden schreibgeschützt.

Excel LV

Das vom Unternehmen ausgefüllte Excel-Dokument wird später vom VMS im Rahmen der Preisprüfung automatisch eingelesen. Durch das Öffnen des Assistenten wird dann eine importfähige Datei gesucht, automatisch eingelesen und die Angaben im Assistenten (zur Eingabe der Einzelpreise) erfasst.

Die Einzelpreise werden vorbelegt und müssen durch das Speichern des Assistenten bestätigt werden. Vor dem Speichern (oder danach) können – etwa im Rahmen der Preisprüfung – wie gewohnt noch Korrekturen vorgenommen werden.

Export der Zuschlagskriterien auch in Excel-Datei

Die in der E-Vergabeakte erfassten Wertungskriterien und ggf. auch als Fragenkataloge aufgebaute Angaben können mit der neuen Version den Vergabeunterlagen als befüllbare Excel-Datei beigefügt werden. Im Bereich „Standardunterlagen“ wird die neue Datei „Zuschlagskriterien.xls“ angeboten, welche analog den anderen Standardunterlagen den Vergabeunterlagen der Vergabeakte per Klick hinzugefügt werden kann.

Verbesserungen im Bereich der Barrierefreiheit

Mit der Version 7 wurden nicht nur mit Blick auf die ausdrückliche Regelung zur Barrierefreiheit in § 11 Abs. 1 VgV et al., sondern auch im Vorgriff auf die erwartbar erweiterten Vorgaben der neuen EU-Richtlinie zur Barrierfreiheit von Internet-Angeboten der öffentlichen Hand und Vergabestellen (vgl. hierzu auch unseren Blog-Beitrag) Anpassungen vorgenommen, um eine noch bessere Zugänglichkeit der Lösung vor allem für Menschen mit Behinderungen zu erreichen.

Dies betrifft u.a.

  • Erweiterung der Alternativtexte für grafische Bedienelemente (z.B. für sog. Screenreader),
  • Verbesserung der Bedienbarkeit mit Hilfe der Tastatur (ohne Maus),
  • die Hervorhebung von angewählten oder ausgeführten Bedienelementen,
  • ein Dokumententitel zur besseren Orientierung innerhalb des Systems,

Weitere Änderungen

Eine umfassende Darstellung der zahlreichen weiteren Änderungen, Verbesserungen (etwa im Bereich der hinterlegten Formblätter und Vergabehandbücher) und Hinweise an die Betreiber unserer Lösungen (zur Freigabe neuer Server-Versionen) finden Nutzer und Betreiber – wie gewohnt – im Service- & Support-Center als detaillierte Release-Note zur Version 7.0.

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