Neue Funktionen für Vergabemarktplatz und Vergabemanagementsystem

In den vergangenen Tagen wurden den Nutzern und Betreibern die neuen Versionen unserer Kernlösungen für die E-Vergabe, der Vergabemarktplatz und das Vergabemanagementsystem, bereitgestellt.

Obwohl bereits die Vorarbeiten zur neuen Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) laufen, bieten die jüngsten Versionen eine Reihe von Neuerungen, die die Arbeit mit den Lösungen noch schneller und einfacher machen.

Neuerungen im Vergabemarktplatz

Logo VergabemarktplatzUnsere Softwarelösung Vergabemarktplatz ist die technische Basis für viele E-Vergabeplattformen in Deutschland. Neben einzelnen Anpassungen, die im Nachgang zur Umsetzung der EU-Vergaberichtlinie und der Oberschwellenreform erforderlich wurden, gibt es auch im Vergabemarktplatz spannende neue Features.

Erweiterung der Funktion von Vorlagen

Für die Textfelder in den Verfahrensangaben der Bekanntmachung können individuelle Vorlagen hinterlegt werden. Diese Funktion stand im Zuge der Vergaberechtsreform seit April – auch vor dem Hintergrund der überarbeiteten Validierung der Verfahrensangaben nach Vorgabe der EU-Schnittstelle – nur einschränkt, d.h. für nationale Ausschreibungen zur Verfügung und wurde nun auch (wieder) für EU-weite Ausschreibungen bereitgestellt.

Nutzer mit der entsprechenden Berechtigung bzw. Rolle können Textvorlagen mandantenweit hinterlegen und verwalten.

Im Zuge dessen wurde auch die Möglichkeit umgesetzt, dass je Textfeld verschiedene Textvorlagen nacheinander ausgewählt werden können. Damit können statt ganzer Vorlagen auch einzelne Textbausteine je Feld hinterlegt werden.

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One-Klick-Download der Angebote

Da immer mehr Vergabestellen zum Teil ausschließlich elektronische Angebote zulassen und darüber hinaus eine steigende Anzahl Bieter auch elektronische Angebote abgibt, wurde eine neue Funktion bereitgestellt, mit der alle eingegangenen elektronischen Angebote bzw. Teilnahmeanträge „mit einem Klick“ als ZIP-Datei heruntergeladen werden können.

Die ZIP-Datei enthält die einzelnen Angebote gruppiert nach Unternehmen. Eine gesonderte Datei „Übersicht.html“ gibt eine Übersicht über alle Angebote bzw. Teilnahmeanträge innerhalb der ZIP-Datei.

Bekanntmachung von Änderungen oder zusätzliche Angaben (EU 14)

Im Nachgang zur Umsetzung der EU-Vergaberichtlinie wurde auch das neue Formular (EU-14) für die Bekanntgabe von Änderungen sowie zusätzliche Angaben im Vergabemarktplatz nun so integriert, dass Berichtigungen noch einfacher und komfortabler erstellt und veröffentlicht werden können.

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Nutzer des Vergabemanagementsystems müssen sich für diese Komfort-Funktion innerhalb der E-Vergabeakte noch etwas gedulden und für Berichtigungen auf die Funktion in der angeschlossenen E-Vergabeplattform zurückgreifen. Die Berichtigung in der E-Vergabeakte im VMS befindet sich in der Umsetzung und wird zeitnah bereitgestellt werden.

Weitere Neuerungen

Die Version enthält zahlreiche kleinere Neuerungen, die sich im Zuge der Vergaberechtsreform sowie Verbesserungen (rund um die Erfassung von EU-weiten Bekanntmachungen), die sich anlässlich von Änderungen der EU ergeben haben (an den Vorgaben zur Schnittstelle, der Aktualisierung nationaler Bekanntmachungsformulare (VHB VOB sowie HVA B-StB), Aktualisierungen einzelner Komponenten des Bietertools oder einer optimierten Speicherzuweisung für den Einsatz des Bietertools auf Windows, Linux- und (Apple) MAC-Betriebssystemen).

Neues im Vergabemanagementsystem

Logo VergabemanagementsystemDas Vergabemanagementsystem ist das elektronische Pendant zur papiergebundenen Vergabeakte mit differenzierten individualisierbaren Workflow-Funktionen. Es unterstützt über eine Reihe von Vorlagen und Assistentenfunktionen die Vergabestellen bei internen Prozessen. Das VMS kann an verschiedene E-Vergabeplattformen auf Basis des Vergabemarktplatz, das Deutsche Vergabeportal aber auch an die E-Vergabe-Online Plattform des Bundes angebunden werden. Das VMS stellen wir für einen Eigenbetrieb im Intranet aber auch als Cloud-Lösung „all inclusive“ zur Verfügung. Weitere Informationen zur Lösung finden sich hier.

Das neue Release 6.6.2 des VMS bietet neben den auch beim Vergabemarktplatz angefallenen Nacharbeiten zur Vergaberechtsreform viel Neues. Hierzu gehören u.a. Komfortfunktionen, die bereits im Vergabemarktplatz zur Verfügung standen und nunmehr auch im Vergabemanagementsystem bereitstehen.

Kopieren von Vergabeakten

Insbesondere bei der Vergabe regelmäßig wiederkehrender Leistungen unterscheiden sich Vergabeverfahren im Hinblick auf die Verfahrensangaben und zum Teil auch Leistungspositionen häufig nur in der Angabe einzelner Punkte. Um die Erfassung solcher Ausschreibungen zu vereinfachen, wird neben der bereits bestehenden Möglichkeit, Vorlagen zu hinterlegen eine Funktion bereitgestellt, mit der Vergabeakten auch kopiert werden können.

Bereits seit einiger Zeit, können im Vergabemarktplatz durchgeführte Ausschreibungen über eine Kopierfunktion als Vorlage für Neuausschreibungen genutzt werden. In der E-Vergabeakte war dies bislang aufgrund der dort vorgesehenen Abbildung interner Workflows, Genehmigungsschritte etc. bislang nicht möglich. Durch umfassende Anpassungen im System wird diese Kopierfunktion nun auch im VMS möglich.

Die kopierte Akte beinhaltet alle Details bis hin zu den Verfahrensangaben (inkl. etwaiger Losangaben, CPV-Codes usw.). Datenfelder oder Prozessschritte, welche für das kopierte Verfahren auf jeden Fall neu eingegeben oder durchlaufen werden müssen (z.B. Fristen, Genehmigungen bzw. Mitzeichnungen, usw.), werden nicht dupliziert. Die kopierte Akte beginnt wie gewohnt im Status „Offen“, sodass alle Genehmigungs- und Mitzeichnungsschritte erfolgen können und automatisch u.a. die fortschreitenden Vergabevermerke erstellt werden.

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Überprüfung der Feldlängenbeschränkung bei EU-weiten Ausschreibungen

Auch nach dem 18. April als Stichtag, u.a. für die Anwendung der neuen EU-Formulare sowie der überarbeiteten Schnittstelle zu TED/SIMAP, werden durch das Amt für Veröffentlichungen laufend Anpassungen an der Schnittstellenspezifikation vorgenommen. So wurden jüngst deutlich strengere Restriktionen und Validierungsmechanismen bezüglich des Umfangs vieler Eingabefelder bei Bekanntmachungsinhalten eingeführt. Um den Nutzern auch innerhalb des VMS eine Überprüfung zu ermöglichen, wird nun ab der Version 6.6.2 der Umfang der Dateneingaben direkt während der Eingabe geprüft und die verbleibende Anzahl der Zeichen je Eingabefeld angezeigt. Soweit mehr Daten als von der EU vorgegeben in einem Datenfeld erfasst wurden, wird dies am betroffenen Dateneingabefeld angezeigt.

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Erweiterung der Textvorlagen

Die oben für den Vergabemarktplatz beschriebene Erweiterung der Textvorlagen steht gleicherweise auch Nutzern des Vergabemanagementsystems zur Verfügung. So können nicht nur unterschiedliche Textvorlagen je Feld hinterlegt werden, sondern auch einzelne Textbausteine, die miteinander kombiniert werden können.

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Multi-Mandanten-Login

Das technisch anspruchsvollste Highlight des Release ist das sog. Multi-Mandanten-Login.

Das Vergabemanagementsystem ist „Multi-Mandantenfähig“. Dies beschreibt die Möglichkeit, dass in einer Installation verschiedene Vergabestellen oder auch Beschaffungsbereiche als eigenständige Mandanten in getrennten Konfigurationen, Rollen und Rechten oder Workflows im System eingerichtet werden könne.

Durch die immer weitere Verbreitung des VMS kommt es gerade bei großen, z.B. landesweiten, Installationen zunehmend häufiger vor, dass einzelne Nutzer wie etwa Controller bzw. Prüfer, Nutzer mit Genehmigungsfunktionen aber auch Projektanten wie Rechtsanwälte oder Bauingenieure in mehreren Mandanten bzw. Vergabestellen in E-Vergabeakten mitarbeiten.

Dies war bislang möglich, indem die Nutzer mehrfach (z.T. mit verschiedenen E-Mail-Adressen) im System angelegt wurden. Das neue Multi-Mandaten-Login erlaubt es, dass ein Nutzer auch mandantenübergreifend im System arbeiten kann.

Weitere Anpassungen betreffen u.a. Aktualisierungen und Erweiterungen an Formularsätzen.

Weitere Informationen

Die vollständigen Release-Notes mit allen wichtigen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Service- und Support-Center unter http://support.cosinex.de.

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