Wichtige Hinweise zum PQ-VOL Verzeichnis

Logo der PQ-VOL DatenbankDas sog. PQ-VOL-Verzeichnis gehört neben der PQ-VOB-Datenbank zu einem der beiden bundesweit anerkannten Präqualifikationsregister für Unternehmen, die sich auf öffentliche Aufträge bewerben. Beiden Registern kommt durch die Fortentwicklung der vergaberechtlichen Vorgaben der letzten Jahre, den Empfehlungen des BMWi sowie des Bundesrechnungshofs und insb. durch die Regelungen im Rahmen der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (§ 50 Abs. 3 VgV) für Bieter eine besondere Bedeutung zu.

Bereits vor einigen Jahren wurde daher in Abstimmung mit den Vertretern der ständigen Konferenz der Auftragsberatungsstellen (StKA) – als stellv. Trägerin des PQ-VOL-Verzeichnisses – in unserer Lösung Vergabemarktplatz die Möglichkeit aufgenommen, dass Bewerber bei der Registrierung ihres Unternehmens optional auch „ihre“ PQ-Nummern (nach Maßgabe der PQ-VOL und/oder der PQ-VOB) angeben können. Alle Mitarbeiter(innen) der Vergabestellen, die eine E-Vergabeplattform auf Basis des Vergabemarktplatz nutzen (bei der diese Funktion freigeschaltet ist), erhalten so Zugriff auf PQ-Nummern, wenn im Vergabemarktplatz nach Unternehmen bzw. Bewerbern recherchiert wird und diese eine individuelle PQ-Nummer dort eingetragen haben.

Im Fall des PQ-VOL-Verzeichnisses genügt bereits die Kenntnis der dort angegebenen PQ-Nummer, um ohne eine weitere Registrierung oder ein Login auf die dort hinterlegten Nachweise zugreifen zu können. Insbesondere bei sog. Einzelunternehmern können die Nachweise auch datenschutzrelevante Informationen enthalten.

Tipps für Bewerber

Allen im PQ-Verzeichnis gelisteten Bewerbern kann empfohlen werden, die dort hinterlegten Angaben auf datenschutzrechtlich relevante Aspekte zu untersuchen und bei Zweifelsfällen Kontakt mit der jeweils zuständigen Auftragsberatungsstelle aufzunehmen (einen Link auf die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Beitrags). Soweit Ihr Unternehmen noch nicht im PQ-VOL-Verzeichnis gelistet ist, sollten Sie eine Aufnahme in die Datenbank allerdings prüfen. Gerade Unternehmen, die sich regelmäßig auf Ausschreibungen im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen (außer Bau) bewerben, sollten bei der Frage nach einer Aufnahme in der PQ-VOL-Datenbank folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Eine der ursprünglichen Aufgaben der Auftragsberatungsstellen lag darin, Unternehmen insb. im Rahmen beschränkter Ausschreibungen und freihändiger Vergaben „zuzubenennen“. Diese sog. Zubenennung sollte sicherstellen, dass bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben grundsätzlich nur Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, die auch entsprechend geeignet sind.
  • Eine Reihe von Vergabestellen nutzen die PQ-Datenbanken der Auftragsberatungsstellen heute in entsprechender Weise, was für Unternehmen besonders attraktiv ist: Bei einer öffentlichen Ausschreibung sowie Teilnahmewettbewerben ist die Anzahl der (Mit-)Bewerber naturgemäß unbestimmt, während die Anzahl derjenigen, die im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung oder freihändigen Vergabe zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, bestimmbar und im Regelfall auch deutlich geringer ist, als bei öffentlichen Ausschreibungen. Im Ergebnis steigt damit die Chance auf einen Zuschlag.

Wenn Sie als Bewerber also regelmäßig im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen (außer Bau) an Vergaben öffentlicher Auftraggeber teilnehmen und Ausschreibungen eine besondere Bedeutung für Sie haben, kann eine Aufnahme im PQ-VOL-Register häufig sinnvoll sein. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass diese PQ-VOL-Nummer in den Installationen der E-Vergabeplattformen bzw. der Vergabemarktplätze auch in den Stammdaten Ihres Unternehmens-Accounts hinterlegt ist und somit von den Auftraggebern gefunden werden kann.

Aber Achtung: Einige Vergabestellen führen insb. zum Zweck der Aufforderung zur Angebotsabgabe bei beschränkten Ausschreibungen sowie freihändigen Vergaben eigene sog. Bewerberdatenbanken, Unternehmens- oder Bieterlisten, für die eine gesonderte Registrierung bzw. (An-)Meldung erforderlich ist. Soweit Sie also als Bewerber insb. bestimmte öffentliche Auftraggeber im Fokus haben, sollten Sie über eine Recherche auf den Seiten des jeweiligen Auftraggebers prüfen, ob nicht für die entsprechenden Auftraggeber und hier für die „nicht-öffentlichen“ Ausschreibungen gesonderte Datenbanken geführt werden bzw. dort eine gesonderte Registrierungsmöglichkeit besteht. Um nur einige Beispiele zu nennen:

  • die Stadt Köln führt eine eigene Unternehmerdatenbank (Link),
  • die Bieterdatenbank der Zentralen Vergabestelle des Rhein-Sieg-Kreises finden Sie hier,
  • die Bieterdatenbank in der Hansestadt Hamburg der dortigen AbSt. hier.
  • u.v.a.

Aufgrund der rechtlichen Vorgaben betrifft diese Zubenennung insb. Vergabeverfahren, deren Auftragswerte bei Liefer- und Dienstleistungen (außer Bau) regelmäßig unterhalb dem vorgegebenen EU-Schwellenwert von aktuell 207 T€ (netto) liegen.

Hinweise an Vergabestellen

Soweit Sie einen Vergabemarktplatz bzw. eine E-Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz nutzen, können Sie bei Öffentlichen Ausschreibungen und Teilnahmewettbewerben optional Unternehmen auswählen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung auf die Ausschreibung hingewiesen werden, um den Kreis der Bewerber zu erhöhen und insb. in „engen“ Märkten dafür zu sorgen, dass als qualifiziert bekannte Unternehmen eine Ausschreibung nicht übersehen. Ein solcher (bloßer) Hinweis ist nach überwiegender Ansicht auch zulässig, soweit hiergegen jedoch Bedenken bestehen, kann auf die Nutzung der Funktion verzichtet werden.

Bei beschränkten Ausschreibungen sowie freihändigen Vergaben kann in der Datenbank bereits registrierter Unternehmen nach unterschiedlichen Kriterien (z.B. Name, Ort oder weitere Angaben zur Adresse sowie nach angegebenen Gewerken gem. CPV-Code) recherchiert werden.

Unterschiedliche Funktionen wie eine Ähnlichkeitssuche und eine differenzierte Darstellung der Unternehmen nach Relevanzkriterien helfen dabei, auch in besonders großen Datenbeständen von zum Teil über 50.000 registrierten Unternehmen effizient die richtigen Bewerber zu finden.

Unter den jeweiligen Detailangaben zum ausgewählten Unternehmen können auch die von den Bewerbern eingegebenen PQ-Nummern eingesehen sowie nach bekannten PQ-Nummern gesucht werden.

Plausibilitätsprüfungen bei Eingabe durch die Unternehmen sorgen dafür, dass im Sinne der Vorgaben der StKA auch nur „valide“ PQ-Nummern eingegeben werden.

Hinweis an Betreiber von E-Vergabeplattformen

Auch wenn grundsätzlich alle so präqualifizierten Unternehmen die Funktionsweise der PQ-VOL-Datenbank kennen, wird in Abstimmung mit der StKA empfohlen, die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Installation des Vergabemarktplatz (höchst-)vorsorglich zu prüfen und im Einzelfall eventuell um einem Hinweis zu ergänzen, dass die Angabe der PQ-Nummer(n) bei der Registrierung freiwillig erfolgt, jederzeit nachträglich geändert / gelöscht werden kann sowie, dass die Angabe der Nummer und damit alle eingetragenen PQ-relevanten Daten des Unternehmens durch die Nutzer(innen) der Vergabestellen einsehbar sind – mithin die Kenntnis der Nummer einen Zugriff auf die im PQ-VOL-Verzeichnis hinterlegten Nachweise ermöglicht.

Über die PQ-VOL-Datenbank

In der Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich finden Sie Unternehmen, die ihre Eignung für öffentliche Aufträge gegenüber Industrie- und Handelskammern bzw. den von ihnen getragenen Auftragsberatungsstellen nachgewiesen haben. Je nach Einzelfall sparen Unternehmen hierdurch erhebliche Kosten und Zeit. Öffentliche Auftraggeber können sicher sein, dass die Überprüfung durch die benannten Auftragsberatungsstellen seriös erfolgte und dass gute Angebote nicht wegen fehlerhafter Eignungsnachweise ausgeschlossen werden müssen.

Aufgrund der neuen Rechtslage gewinnt das Präqualifizierungssystem noch mehr an Attraktivität: Immer mehr öffentliche Auftraggeber akzeptieren die Vorlage des Zertifikats als Ersatz für die Einzelnachweise. Damit wird das System für noch mehr Unternehmen interessant.

 

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