Leitfaden und Hinweise zur EEE veröffentlicht

EU FlaggenDas Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) hat einen Leitfaden für das Ausfüllen der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erstellt. Der Leitfaden erläutert Funktion, Inhalt und Handhabung der elektronischen EEE und die einzelnen Abschnitte des Online-Formulars. Dabei werden auch die Bezüge zwischen den Regelungen des deutschen Vergaberechts und dem für alle EU-Mitgliedstaaten und Bewerber einheitlichem EEE-Formular aufgezeigt.

Für die aktuelle Diskussion rund um die Frage, ob die EEE vom Auftraggeber bereitgestellt muss, stellt das BMWi sein Verständnis klar: Ein Bewerber kann hiernach freiwillig eine EEE vorlegen und zwar auch dann, wenn der öffentliche Auftraggeber keine vorausgefüllte EEE zur Verfügung gestellt hat. Die Vergabestelle ist in diesem Fall verpflichtet, die vorgelegte EEE als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen zu akzeptieren (gem. §§ 48 Abs. 3, 50 VgV, § 6b EU Abs. 1 Satz 2 VOB/A, Art. 59 Richtlinie 2014/24/EU). Eine Verwendungspflicht für Bieter besteht nur dann, wenn ein öffentlicher Auftraggeber die Verwendung der EEE vorschreibt, was ihm aber freisteht. Der öffentliche Auftraggeber wiederum ist nach Ansicht des BMWi nicht verpflichtet, eine vorausgefüllte EEE im Rahmen der Vergabeunterlagen bereitzustellen, gleichwohl er damit den Bewerbern das Ausfüllen der EEE erleichtern würde.

In Summe machen die Erläuterungen bereits einige Probleme deutlich, die bei der Anwendung der EEE in der Praxis entstehen dürften: So wird beispielsweise öffentlichen Auftraggebern, wenn sie die EEE ausfüllen und in den Vergabeunterlagen bereitstellen möchten, der Dienst der Europäischen Kommission und das entsprechende Online-Formular empfohlen. In diesem wird bei Anlegen einer EEE als erstes vom Auftraggeber die Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S abgefragt, die die Vergabestelle bei der Übermittlung der Bekanntmachung an TED erhalten hat. Zu beachten ist, dass in der Bekanntmachung selbst ein Link zu den Vergabeunterlagen angegeben werden muss, unter dem mit Veröffentlichung der Bekanntmachung diese bereitstehen müssen.

Wenn die Identifikationsnummer von TED bzw. SIMAP zur Vorbereitung der EEE benötigt wird, die Vergabestelle diese aber erst mit Übermittlung an TED erhält und die EEE als Teil der Vergabeunterlagen damit faktisch vorliegen muss, bevor die Bekanntmachung an die EU übermittelt wird, kann es zeitlich (ohne Zeitmaschine) schwierig werden, die empfohlenen Prozesse in der richtigen Reihenfolge in der Praxis einzuhalten.

Angebote mit Textform, EEE mit Signatur?

Während sich aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung die elektronische Textform nach § 126b BGB anschickt, auch für den Bereich der Unterschwellenvergabe zum Standard für die Angebotsabgabe zu werden, sieht die Durchführungsverordnung der EU (EU 2016/7) grundsätzlich eine Unterzeichnung der EEE als Eigenerklärung vor. Als Ausnahme wird genannt : „Auf eine Unterzeichnung der EEE kann unter Umständen verzichtet werden, wenn die EEE als Teil eines Pakets von Unterlagen übermittelt wird, deren Authentizität und Integrität mit der im Rahmen der Übermittlung verlangten Autorisierung gewährleistet wird.“ In einer erläuternden Fußnote wird hierzu weiter ausgeführt: „Wenn z.B. das Angebot und die beigefügte EEE im Rahmen eines offenen Verfahrens (elektronisch), versehen mit der vorgeschriebenen elektronischen Signatur, übermittelt wird, kann eine zusätzliche Unterzeichnung des EEE entbehrlich sein.

Also: Die Angebote können mit einer Textform nach § 126b BGB versehen werden, der Einsatz einer elektronischen EEE hingegen bedarf einer elektronischen Signatur?

Der Leitfaden befasst sich auch mit diesem Aspekten. Unter Punkt XI (Wie soll die elektronische EEE unterschrieben und ausgedruckt werden?) wird ausgeführt: „Eine Unterschrift des Unternehmensvertreters unter das elektronische EEE-Formular in Form einer elektronischen Signatur ist (nur) dann erforderlich, wenn der öffentliche Auftraggeber sie verlangt hat. In diesem Fall sollte zuerst die XML-Datei heruntergeladen und dann die elektronische Signatur benutzt werden. Ansonsten kann die elektronische EEE auch ausgedruckt und das ausgefüllte EEE-Formular handschriftlich unterschrieben werden.“

Kann die dann eigenhändig unterschriebene EEE wieder eingescannt und elektronisch übermittelt werden (dies würde zwar den Anforderungen des § 126b BGB nicht jedoch denen an eine (qualifizierte oder fortgeschrittene) elektronische Signatur genügen), oder darf die so unterschriebene EEE nur für postalische Angebote verwendet werden? Bedarf es in elektronischer Form gar keiner „Unterschrift“ oder Form mehr – auch keiner die der Textform nach § 126b BGB entsprechen würde?

Die Hinweise des BMWi im Leitfaden zur Abschlusserklärung (ein elektronisches Signieren speziell der elektronischen EEE ist nur dann erforderlich, wenn der Auftraggeber dies verlangt. In diesem Fall sollte zuerst die XML-Datei heruntergeladen und dann die elektronische Signatur benutzt werden) sprechen dafür, dass im Ergebnis an die EEE bezüglich der Autorisierung und Authentifizierung zumindest keine höheren Anforderungen zu stellen sind, als an die Angebote selbst.

Bei Einsatz einer E-Vergabeplattform auf Basis der cosinex-Technologie kommt hinzu, dass durch Nutzung der bewährten PKI-Infrastruktur Governikus und der sog. Container-Signatur wie der Zusammenfassung aller Bestandteile eines Angebotes (einschließlich weiterer Dateien, Eigenerklärungen etc.) zu einem Angebots-Containers auch die Anforderungen der Durchführungsverordnung erfüllt werden (zur Container-Signatur und der Frage nach der Unterzeichnung einzelner Formulare/Dateien vgl. auch diesen Blog-Beitrag). Gerade in diesem Vorgehen wird eine EEE (auch als XML-Datei) als Teil eines Pakets von Unterlagen übermittelt, deren Authentizität und Integrität mit der im Rahmen der Übermittlung verlangten Autorisierung durch das eingesetzte Vorgehen gewährleistet wird.

Weitere Informationen

Den Leitfaden als PDF-Download finden Sie hier. Die Durchführungsverordnung der EU unter diesem Link.

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