E-Rechnung im Öffentlichen Beschaffungswesen

E-RechnungIm Juli diesen Jahres hat das Bundeskabinett den Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im Öffentlichen Auftragswesen verabschiedet. Mit dem vorliegenden Gesetzentwurf des Bundesministeriums des Inneren soll die EU-Richtlinie (2014/55/EU vom 16. April 2014) in nationales Recht umgesetzt werden. Öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen werden nach diesen EU-Vorgaben künftig zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet.

Wie bei vielen Neuerungen auf dem Weg zur Digitalisierung bleiben zunächst eine Reihe von Fragen offen. So wird z.B. im Internet immer häufiger das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen diskutiert. Für uns ist dies und die thematische Nähe zur E-Vergabe Anlass genug, hierüber unseren Partner und zugleich Experten auf dem Gebiet der E-Rechnung, die MACH AG, um einen Einstieg in das Thema zu bitten.


Die Vorteile, die sich durch die nunmehr sukzessiv auch pflichtige Umsetzung der elektronischen Kommunikation bei Vergabeverfahren ergeben, liegen auf der Hand. Die mit der Digitalisierung einhergehenden Effizienzpotentiale lassen sich allerdings nur dann vollumfänglich ausschöpfen, wenn der Gesamtprozess der Beschaffung von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung berücksichtigt wird. In diesem Sinne haben bislang sowohl die EU – etwa im Rahmen der Forschungsprojekte wie e-Sens – als auch das Bundesministerium des Innern das Thema Public eProcurement weitaus breiter betrachtet, als die Prozesse, die im Zuge der Vergaberechtsreform zur Digitalisierung anstehen.

Neben der langfristigen Einführung und Umsetzung der E-Akte im Zuge der E-Government-Gesetze des Bundes und der Länder rückt angesichts der Umsetzungsfristen das Thema E-Rechnung zunehmend in den Mittelpunkt.

Eine integrierte Betrachtung der Beschaffungsprozesse bedeutet beispielsweise, dass für die Durchführung von Vergabeverfahren zahlreiche Beschaffungsdaten in elektronischer Form vorhanden und automatisiert an die E-Vergabe übergebbar sein sollten. Daher lohnt es bereits jetzt, sich über die Einführung einer elektronischen Beschaffungslösung als Ergänzung zur E-Vergabe oder einer E-Vergabeakte Gedanken zu machen. Dabei endet der Prozess nicht mit dem Wareneingang, der optimalerweise in der integrierten Warenwirtschaft eines ERP-Systems kontrolliert und verbucht wird, sondern mit der Zahlung. Warum also nicht auch gleich den verbleibenden Teilprozess der Rechnungsbearbeitung digitalisieren, indem die Daten aus dem vorangegangenen Beschaffungsvorgang weitergenutzt werden, um auch hier den manuellen Erfassungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren? Der Gesetzgeber verfolgt aufgrund der Einsparpotentiale das Ziel, das Thema E-Rechnung voranzutreiben und sorgt mit dem E-Rechnungsgesetz, dessen Kabinettsentwurf am 08. Juli von der Bundesregierung beschlossen wurde, für den notwendigen rechtlichen Rahmen.

Die Begriffsdefinition der E-Rechnung im Rahmen der EU-Richtlinie wird im E-Rechnungsgesetz übernommen, darin heißt es: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Eine reine Bilddatei in digitaler Form stellt hiernach beispielsweise keine E-Rechnung dar. Entscheidend ist insoweit die Möglichkeit der automatischen und elektronischen Verarbeitung der Daten.

E-Rechnung wird Pflicht

Was zunächst als „Kür“ für die Digitalisierung und Optimierung der Beschaffungsprozesse wirkt, bekommt – vergleichbar der E-Vergabe – einen gesetzlichen Rahmen wie auch eine verbindliche Umsetzungsfrist, innerhalb derer öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und elektronisch verarbeiten müssen. Während bei der E-Vergabe für den Bereich der Unterschwellenvergabe die aktuellen Entwürfe (etwa der Unterschwellenvergabeverordnung – UVgO) noch deutlich längere „Schonfristen“ für den digitalen Weg vorsehen, ist eine vergleichbare Differenzierung für die E-Rechnung nicht geplant.

Daher gilt sowohl für den Bereich von Aufträgen in der Oberschwelle als auch für die „nationalen“ Ausschreibungen, dass ab dem 27. November 2018 Bundesbehörden in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Frist für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber tritt 12 Monate später, also zum 27. November 2019, in Kraft.

Bereits seit 2013 setzt sich die MACH AG als einer der führenden Lösungsanbieter für den Öffentlichen Sektor auch verstärkt mit dem Thema E-Rechnung auseinander. Um eine Lösung zu entwickeln, die den Besonderheiten der Öffentlichen Verwaltung Rechnung trägt, wurde eine Entwicklungspartnerschaft mit dem Bundesverwaltungsamt (BVA) vereinbart. Das BVA setzt bereits seit 2009 einen elektronischen Beschaffungsprozess inkl. Rechnungsbearbeitung ein. Diese Lösung wurde im Rahmen der Entwicklungspartnerschaft durch den Baustein E-Rechnung der MACH AG ergänzt. Im Zuge dieses Projektes nahm die Verbreitung und Akzeptanz des Formats ZUGFeRD (Zentraler User Guide elektronische Rechnung Deutschlands) in der Wirtschaft aber auch in der Öffentlichen Verwaltung immer stärker zu, sodass sich dieses Format als Standard für die Bundesverwaltung herausgebildet hat. Die MACH E-Rechnung unterstützt das Format ZUGFeRD und wird den zukünftigen Standard der EU, der im Frühjahr 2017 definiert sein soll, ebenfalls unterstützen. Wie dieses Format im Detail aussehen wird, wird aktuell im Rahmen eines europaweiten Normierungsprozesses beim European Committee for Standardization (CEN) in Brüssel erarbeitet. Zeitgleich zum Pilotprojekt beim BVA hat das BMI einen Leitfaden Elektronische Rechnung veröffentlicht, der anderen öffentlichen Verwaltungseinrichtungen als Hilfestellung zu diesem Thema dienen soll.

Seit Juli 2015 befindet sich die E-Rechnung beim BVA erfolgreich im Echtbetrieb – die Ergebnisse können sich sehen lassen: Die Ersparnisse in den Arbeitsschritten von der Validierung der Rechnung bis zur Übergabe des Belegs zur Mitzeichnung betragen 40 % (Reduktion von 3,5 auf 2 Minuten), dies entspricht bei 50.000 Belegen pro Jahr 1.250 Stunden (156 Arbeitstage).

Die ersten Erfahrungen des BVA verdeutlichen aber auch, dass E-Rechnungsprojekte wie die Einführung der E-Vergabe und die weitere Unterstützung der internen Prozesse auch und vor allem Organisationsprojekte sind. Wesentlichen Herausforderungen liegen überwiegend nicht in der technischen Umsetzung, sondern beispielsweise in der Berücksichtigung aller am Prozess Beteiligten einer Organisation. Es ist daher ratsam, das Thema nicht auf die lange Bank zu schieben. Die Motivation sollte nicht nur die gesetzliche Verpflichtung sein, sondern auch das erhebliche Einsparpotential sowie die Chance, eingefahrene Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und ggfs. zu optimieren. Die MACH AG als innovativer Lösungspartner der Öffentlichen Verwaltung befasst sich seit über 30 Jahren erfolgreich mit dem Thema Verwaltungsmodernisierung. Das Software- und Beratungsunternehmen unterhält neben seinem Stammsitz in Lübeck Standorte in Berlin, Düsseldorf, Schwerin und München mit insgesamt 230 Mitarbeitern.

Durch die Zusammenarbeit mit cosinex kann die E-Vergabe umfassend in die ERP-Landschaft eingebunden und so der gesamte Prozess vollständig und integriert unterstützt werden.

Weitergehende Informationen wie z. B. die Möglichkeit der Teilnahme an einem Webinar zum Thema E-Rechnung oder ein Video mit einem Erfahrungsbericht des BVA finden Sie auf der Website der MACH AG.

Über die MACH AG

MAcH AG PartnerschaftDie MACH AG ist der Lösungspartner für den öffentlichen Bereich. Kernstück der Lösungen ist die integrierte MACH ERP-Software für ein effizientes Verwaltungsmanagement in den Bereichen Finanzen, Personal, ECM und Business Intelligence. Darüber hinaus unterstützt das Unternehmen die Kunden bei der Planung, Implementierung, Integration und dem Betrieb ihrer Systeme.

Damit ist die MACH AG in Deutschland einer der führenden Anbieter von Software, Beratung und Betrieb für Verwaltungsmanagement und E-Government. Das Unternehmen hat sich mit seinen Lösungen vollständig auf den Public Sector und Non-Profit-Organisationen spezialisiert und verfügt über jahrzehntelange Erfahrung in der Branche.

Zum Autor

sku-sven-kuckSven Kuck ist seit 2 ½ Jahren im Bereich Vertrieb für Landesverwaltungen bei der MACH AG tätig. Mit seiner mittlerweile 8-jährigen Erfahrung in der Betreuung von Kunden der Öffentlichen Verwaltung nimmt er zusätzlich die Funktion des Experten für das Thema E-Rechnung bei der MACH AG wahr.

Beitrag empfehlen

Verwandte Beiträge

Besuchen Sie uns auch auf

Ein Gedanke zu “E-Rechnung im Öffentlichen Beschaffungswesen

  1. Zusammenarbeit in Europa und europäische Standardisierung
    Das Forum elektronische Rechnung und Le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) in Frankreich haben in enger Kooperation verabredet, dass ab 2017 die Datenmodelle der elektronischen Rechnung, also ZUGFeRD und seine französische Entsprechung völlig identisch sein wird und selbstverständlich die Anforderungen der europäischen Norm, die voraussichtlich in 2017 veröffentlicht werden wird, erfüllt..

    Beide Foren nutzen die Gelegenheit im Rahmen der notwendigen Anpassung an die zu erwartende europäische Norm noch einen Schritt weiterzugehen. Danach wird es in Frankreich und Deutschland nur noch eine einheitliche elektronische Rechnung geben. Auch Erweiterungen der Rechnung, die von der Wirtschaft gewünscht werden und über die europäische Norm hinausgehen, wenden gemeinsam entwickelten und eingesetzt werden. Frankreich wird zukünftig die Daten ebenfalls in eine pdf-Datei einbinden.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Formularschutz