Neue Funktionen im Vergabemanagementsystem

Logo VergabemanagementsystemIn den vergangenen Wochen wurde den Nutzern des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) in der Cloud Edition sowie Betreibern der Enterprise Edition die neue Version 6.6 bereitgestellt.

Schwerpunkte der neuen Version betreffen insb. den neuen VMS-Connector, mit dem die Anbindung von unterschiedlichen Drittsystemen vereinfacht und standardisiert wird, Erweiterungen der im System abgebildeten Vergabeordnungen und Verfahrensarten (wie der Sektorenverordnung (SektVO) oder der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV)) sowie die Möglichkeit der Dokumentation von Vergabeverfahren und Beschaffungsmaßnahmen, die nicht nach Maßgabe des deutschen Vergaberechts durchgeführt wurden.

Neuer VMS Connector und Erweiterung um eine Standard-ERP-Schnittstelle

Bei vielen Vergabestellen bestehen rund um die Vergabe öffentlicher Aufträge bereits zahlreiche Drittsysteme, um die unterschiedlichen komplementären Prozesse und Aufgaben zu verwalten. Gerade Vergabemanagementsysteme sollten sich daher möglichst flexibel und kosteneffizient in die bestehende IT-Landschaft der Organisation integrieren lassen. Die Anforderungen und eingesetzten IT-Lösungen sind dabei so unterschiedlich, wie die Vergabestellen selbst. Sei es durch den Einsatz verschiedener Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme, die Nutzung von ERP-Systemen wie MACH oder SAP, Beschaffungs- bzw. GAEB-Lösungen wie myFutura oder die Nutzung unterschiedlichster E-Vergabeplattformen für die Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bietern.

Daher wurde bei der Entwicklung von Schnittstellen bislang großer Wert auf anerkannte Techniken, Standards wie etwa CMIS (für den Bereich Dokumentenmanagement- und Archivsysteme) und eine hohe Übertragbarkeit der Schnittstellen durch verschiedenste Konfigurationsmöglichkeiten gelegt.

Die im Produktstandard vorhandenen Schnittstellen, die bereits zur Anbindung unterschiedlicher Drittsysteme bestehen, wurden mit der neuen Version nun in einem neuen VMS Connector zusammengefasst und um eine standardisierte und konfigurierbare Standard-ERP-Schnittstelle erweitert. Diese ERP-Schnittstelle ermöglicht die Anbindung beliebiger Lösungen. Über die neue Schnittstelle können zu ERP-Systemen wie MACH oder SAP u.a. folgende Funktionen genutzt werden:

  • Übernahme von Basisdaten und Leistungen (z.B. aus einer Bedarfsanforderung oder einem Beschaffungsantrag) und Anlegen einer Vergabeakte aus dem ERP-System
  • Übernahme von beliebigen Dateianhängen, um diese im Rahmen der Vergabe z.B. als Ergänzung für Leistungsbeschreibungen oder zur Dokumentation der Vergabeakte zu verwenden
  • Übergabe von Aktualisierungen zu laufenden Vergabeverfahren
  • Übergabe des Ergebnisses eines Vergabeverfahrens (z.B. zur Generierung eines Auftrags im ERP-System)
  • u.v.m.

Wie alle wesentlichen Schnittstellen und Möglichkeiten zur individuellen Ausprägung des Systems können die Schnittstellen über den Administrationsbereich einfach aktiviert sowie konfiguriert und ohne weiteren Programmieraufwand eingesetzt werden.

VMS Connector

Erweiterung der Terminverwaltung zur Planung von Vergabeverfahren

Gerade bei umfangreichen Beschaffungsvorhaben sowie im Bereich größerer Baumaßnahmen kommt einer Terminplanung unter Berücksichtigung z.B. der Dauer der Angebotswertung und anderer Phasen im Vergabeverfahren häufig eine große Bedeutung zu.

Neben der bislang im VMS unterstützten Ermittlung der vergaberechtlich maßgeblichen (Mindest-)Fristen im Verfahren können in einem neuen Bereich „Terminplanung“ innerhalb der E-Vergabeakte nun weitere Termine bzw. Aufgaben erfasst, geplant und verwaltet werden. So können beliebige Termine als Zeitpunkte aber auch als Zeiträume (z.B. Ferien, voraussichtliche Dauer für die Angebotswertung, Vor-Ort-Besichtigungen o.ä.) angelegt und mit einer Beschreibung versehen werden. Die Terminplanung enthält zudem immer automatisch alle Fristen aus den Verfahrensangaben.

Die neue Version bietet zudem eine graphische Darstellung von Terminen aber auch Zeiträumen über ein sog. GANTT-Chart und ermöglicht einen Überblick über den Stand des Verfahrens sowie Wechselwirkungen zwischen Terminen, etwaigen Fristen und der zeitlichen Planung des Vergabeverfahrens.

Termine_01_Übersicht.png

Alle festgelegten Termine können im iCal-Format heruntergeladen und zum Import in eine Office-Anwendung bzw. ein Terminverwaltungsprogramm (z.B. Microsoft Outlook) verwendet werden.

Neue Verfahrensarten – SektVO, VSVgV und Sonstige Verfahren

Mit der neuen Version wurden auch im Bereich der Sektorenverordnung (SektVO) sowie der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) weitere Verfahrensarten eingeführt, deren Dokumentation im System nun strukturiert unterstützt wird. Zudem wurde die Möglichkeit eingeführt auch „Sonstige Verfahren“, die nicht nach Maßgabe vergaberechtlicher Vorgaben durchgeführt werden, zu dokumentieren. Für die sog. sonstigen Verfahren wurden unterschiedliche Verfahrenstypen bzw. -abläufe umgesetzt, die sich im Ablauf analog einer öffentlichen Ausschreibung, eines Teilnahmewettbewerbs oder einer beschränkten Ausschreibung gestalten.

Neue Verfahren_Assistent_01.png

Erweiterung der Textvorlagen

Seit der Version 6.0 können für zahlreiche Textfelder im Rahmen der Verfahrensangaben mandantenweite Textvorlagen hinterlegt und verwaltet werden. Auf vielfachen Wunsch wurde die Möglichkeit, Textvorlagen zu hinterlegen, nun auch auf weitere Eingabemöglichkeiten wie Begründungsfelder oder die Bieterkommunikation erweitert. So können hier etwa für die elektronische Übermittlung von Ab- oder Zusagemitteilungen über den Kommunikationsbereich – ergänzend zu den vom System aus den Vergabevordrucken generierten Anschreiben – entsprechende Textvorlagen hinterlegt werden.

Weitere Neuerungen und Anpassungen an der Schnittstelle zu SIMAP

Ein erwähnenswertes Highlight unter den sonstigen Neuerungen betrifft die Möglichkeit, mit bestimmten Rechten die Vergabeakte auch als XML-Datei herunterladen zu können, um diese bzw. Teile davon auszuwerten oder in anderen Systemen weiterzuverarbeiten.

Eine Reihe weiterer Verbesserungen sowie Neuerungen betreffen erweitere Dokumentations- sowie Konfigurationsmöglichkeiten, Änderungen an vom System generierten Formularen insb. im VHB VOB Bund sowie Punkte, die sich im Nachgang zur Vergaberechtsreform ergeben haben. So konnte aus der Angabe des Schätzwerts bei EU-weiten Verfahren nach einer Änderung in der Spezifikation der EU wieder eine optionale Verfahrensangabe gemacht werden.

Eine detaillierte Release-Note mit allen Änderungen zur neuen Version und weiteren Erläuterungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Support-Center unter http://support.cosinex.de.

Für alle Interessenten, die das cosinex Vergabemanagementsystem noch nicht im Einsatz haben, sich aber einen Eindruck über die Lösung verschaffen möchten, bieten wir regelmäßig kostenfreie Webinare an. Einen Überblick über alle Termine sowie Anmeldemöglichkeit zum VMS-Webinar finden Sie auf der cosinex Homepage.

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