Aktuelles zu den neuen EU-Formularen und SIMAP

EU_Publications_Office_LogoWie bereits an verschiedenen Stellen auch in diesem Blog berichtet, haben sich bei den Verfahrensangaben im Rahmen der EU-weiten Veröffentlichungen durch die neuen Vorgaben wesentliche Änderungen ergeben. So sind nun deutlich mehr Pflichtfelder vorgesehen als bislang und auch bei der Validierung der Daten gibt es Änderungen: Einzelne Eingaben (bzw. diese auch untereinander) werden noch strikter als bislang auf eine nach den Vorgaben des Amts für Veröffentlichungen „korrekte“ Eingabe geprüft. Erklärtes Ziel dieser Verschärfung ist die Erhöhung der Datenqualität sowie die Möglichkeit zur Erstellung entsprechender Auswertungen bzw. Statistiken durch die EU.

Mit weit mehr als 100 EU-weiten Bekanntmachungen in den letzten Tagen, die über unsere Lösungen an das Amt für Veröffentlichungen der EU übermittelt wurden, konnten wir bereits umfangreiche Erfahrungen sammeln. Alle Verfahren wurden für den Datenversand an die EU erfolgreich (d.h. valide im Sinne der Datenstrukturen der EU) übermittelt, die meisten sind schon veröffentlicht. Auf Grundlage dieser Erfahrungen sowie einer Reihe von Nachfragen und Rückmeldungen einzelner Nutzer konnten wir in der letzten Woche einige Anregungen an das zuständige Team des Amtsblatts der EU übermitteln. Kaum inkraft getreten, gibt es nun schon erste Änderungen – und aus unserer Sicht auch Verbesserungen – an der Schnittstellenspezifikation und den Vorgaben zur Dateneingabe. Im Rahmen dieses Beitrags möchte ich auf Basis der häufigsten Rückfragen, die unser Support-Team in den letzten Tagen erreicht haben, einen Überblick über den aktuellen Stand geben.

Neues Pflichtfeld „Auftragswert“

Die am meisten nachgefragte Änderung betrifft die nunmehr (bzw. eigentlich schon nicht mehr) pflichtige Angabe des geschätzten Auftragswertes (EU-Formular Nr. 2 / Auftragsbekanntmachung (bzw. EU-Formular Nr. 5 für Sektorenauftraggeber), hier Punkt II.2.6. der Maske bei SIMAP), die sowohl in der Definition der EU-Schnittstelle als Pflichtfeld definiert ist (bzw. war), als auch bei der direkten Erfassung einer Veröffentlichung in SIMAP.

EU-Verfahrensangaben SIMAP

Abb. Pflichtige Angabe des Auftragswerts bei eNotices

Für die Nutzer der cosinex-Lösungen ist kurzfristig Besserung in Sicht bzw. steht zum Teil schon produktiv zur Verfügung: Am gestrigen Mittwochvormittag wurde durch die EU eine überarbeitete Version der Schnittstellendefinition bereitgestellt, in der diese Angabe nicht mehr als Pflichtfeld definiert ist. Hierauf haben wir unmittelbar reagiert und gestern Abend eine neue Version des Vergabemarktplatz bereitgestellt, in der dieser Anpassung gefolgt wird. Die neue Version steht allen Nutzern unmittelbar nach Installation des Updates durch die jeweiligen Betreiber zur Verfügung. Viele Installationen sind auf die neue Version umgestellt.

Für das Vergabemanagementsystem befindet sich eine entsprechende Anpassung in Vorbereitung. Bis dahin sollte – wenn der Auftragswert nicht freiwillig veröffentlicht werden soll – geprüft werden, ob mit einer evident nicht plausiblen Angabe (z.B. 0,01 Euro) und einem Hinweis in den Verfahrensangaben (..“der erwartete Auftragswert wird nicht veröffentlicht, die Angabe unter … dient nur als Platzhalter„, o.ä.) die Veröffentlichung umgangen werden kann.

Bei der direkten Erfassung der Ausschreibungen in SIMAP ist diese Angabe, Stand heute, unverändert pflichtig. Für Vergabestellen, die noch nicht mit unseren Lösungen arbeiten, vielleicht ein weiterer Grund, sich mit diesen auseinanderzusetzen.

Zeichenvalidierung und -begrenzung bei Textfeldern

Strikter als bislang fällt zudem die Validierung von (Sonder-)Zeichen wie auch die Begrenzung der Anzahl möglicher Zeichen in den jeweiligen Freitextfeldern aus. So wird von der EU bei allen Datenfeldern eine maximale Anzahl an Zeichen vorgegeben. Diese Vorgaben wurden von uns in den Lösungen 1:1 berücksichtigt. In den Installationen der E-Vergabeplattformen auf Basis unseres Vergabemarktplatz werden Nutzer über einen „Zähler“ über den Stand der Zeicheneingabe informiert; ebenso, wenn durch die Eingabe nicht gültiger Zeichen beim Kopieren bestimmte Angaben nicht übernommen werden konnten. Diese Ausfüllhilfen sollen zukünftig ebenfalls im VMS bereitgestellt werden.

Validierung der EU-Verfahrensangaben

Abb. Neue Validierung bei der Erfassung der Verfahrensangaben

Kürzere Verfahrensangaben – dafür direkter Zugriff auf Vergabeunterlagen?

Bei der Beschränkung der Eingabemöglichkeiten in einzelnen Feldern der Verfahrensangaben sollte berücksichtigt werden, dass durch die neugefasste Regelung zur Bereitstellung „vor Login“ (bzw. ohne Registrierung) die Vergabeunterlagen einfacher zugreifbar sind als bislang. Damit müssen interessierte Unternehmen nunmehr nicht nur auf Grundlage der Bekanntmachung entscheiden, ob sie am Vergabeverfahren teilnehmen möchten, sondern können hierfür direkt auf die „Auftragsunterlagen“ (also nach EU-Verständnis die Bekanntmachung sowie die Vergabeunterlagen inkl. etwaiger Aufklärungsfragen oder Nachsendungen) zugreifen.

Um einen möglichst breiten Kreis von Anbietern zu erreichen und damit ein möglichst wirtschaftliches Ausschreibungsergebnis zu erzielen, ist es neben einer präzisen und umfassenden Beschreibung des geplanten Auftrags – je nach Leistung – mindestens ebenso wichtig, dass marktgängige Begriffe und ggf. Synonyme verwendet und möglichst mehrere und präzise CPV-Codes verwendet werden. Hierfür bietet die CPV-Code-Suchmaschine allen Vergabestellen eine gute Unterstützung.

Nachtrag der Redaktion (vom 29. April)
DVNWIm Fachausschuss Recht des Deutschen Vergabenetzwerks (kurz DVNW) gibt es bereits eine Diskussion zum Thema Zeichenbeschränkung in EU-Formularen

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