Neue „Vergaberechts-Versionen“ unserer Lösungen im Überblick

Deutscher Bundestag / ReichstagMit den neuen Versionen 6.5 des Vergabemanagementsystems (VMS) bzw. der Version 6.8 des Vergabemarktplatz (VMP) wurden die wesentlichen Vorgaben der Vergaberechtsreform umgesetzt. Die neuen Versionen wurden in der letzten Woche bereitgestellt. Bereits am Freitagabend begann dann für uns und die ersten Betreiber der „Update-Marathon“ der wohl umfangreichsten Änderung an unseren Lösungen im Bereich der E-Vergabe seit fast zehn Jahren. Mit viel Engagement aller Beteiligten konnten trotz zum Teil parallel erfolgter Systemumstellungen in wenigen Tagen alle E-Vergabeplattformen und Vergabemanagementsysteme nahezu synchron auf die neue Version umgestellt werden, letzte Nacharbeiten und Abstimmungen sollen bis Ende dieser Woche abgeschlossen sein.

Die wichtigsten Änderungen möchten wir Ihnen im Rahmen dieses Beitrags im Überblick vorstellen. Hierbei werden sowohl die Änderungen für Nutzer von E-Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz aufgezeigt als auch die Änderungen, die sich an der ergänzenden Lösung Vergabemanagementsystem ergeben haben.

Weitergehende Release Notes stehen wie gewohnt in unserem Service- und Support-Center (hier im Bereich für Vergabestellen) zur Verfügung. Seit letzter Woche bieten wir zudem kostenfreie Webinare an, in denen wir die wesentlichen Änderungen in den Systemen in einer Online-Präsentation vorstellen. Aufgrund der großen Nachfrage haben wir weitere Termine geplant. Anmeldemöglichkeiten finden Sie hier.

Neue Aufgliederung der Verfahrensarten und Vergabeordnungen

Mit den neuen Versionen werden die durch das Gesetz zur Modernisierung des Vergaberechts (VergModG) notwendigen Anpassungen an der Strukturierung der Verfahrensarten umgesetzt. Dies betrifft VOL/A Ausschreibungen oberhalb der EU-Schwellenwerte sowie VOF-Verfahren (jetzt VgV, siehe nachfolgende Tabelle), die nunmehr zugunsten der Verfahren nach der neuen VgV entfallen. Ebenfalls berücksichtigt wurden der neugefasste vierte Teil des GWB sowie die neugefasste VOB/A.

Die Verfahren nach Maßgabe der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) sowie der SektVO bleiben im Hinblick auf die Struktur der Verfahrensarten unverändert. Die folgende Tabelle verdeutlicht die Neustrukturierung der Verfahrensarten:

VOL/A VOF (entfällt) VgV VOB/A
Lieferleistungen / Dienstleistungen Bauleistungen
Offenes Verfahren> Offenes Verfahren Offenes Verfahren
Nichtoffenes Verfahren > Nichtoffenes Verfahren Nichtoffenes Verfahren
Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb > Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb > Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb
Verhandlungsverfahren > Verhandlungsverfahren > Verhandlungsverfahren Verhandlungsverfahren
Öffentliche Ausschreibung Öffentliche Ausschreibung
Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb
Beschränkte Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung
Freihändige Vergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb
Freihändige Vergabe (formal) Freihändige Vergabe (formal)
Freihändige Vergabe Freihändige Vergabe
Direktkauf Direktkauf

Folgender Screenshot visualisiert die Anpassungen an der Strukturierung der Verfahrensarten im Vergabemarktplatz (VMP) national sowie EU-weit:

Projektanlage_Collage.png
Abb. Anpassungen im Assistenten zur Neu-Anlage von Projekten/Vergaben am Beispiel des Vergabemarktplatz

Neue Verfahrensangaben für EU-Bekanntmachungen und aktualisierte SIMAP-Schnittstelle

Die im Rahmen der Vergaberechtsreform pflichtig zu nutzende neue Bekanntmachungsstruktur der EU wurde mit den Versionen vollständig in den Eingabemasken für Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte berücksichtigt. Hierdurch waren eine Neuentwicklung des Moduls Verfahrensangaben sowie der Schnittstelle zum Amt für Veröffentlichungen der EU erforderlich. Änderungen aus Nutzersicht sind neben erweiterten Angaben u.a., dass aufgrund der Vorgaben der EU deutlich mehr Pflichtfelder als bislang erforderlich werden und zudem eine strengere Validierung auf eine korrekte Erfassung der eingegebenen Daten nach Maßgabe der Vorgaben erfolgt. Dies betrifft beispielsweise die eindeutige Schreibweise von Internet-Adressen (URLs), Telefonnummern, die Einhaltung einer bestimmten Anzahl von Zeichen, die Nichteingabe bestimmter Sonderzeichen u.v.m.

Um die Nutzer hierbei zu unterstützen, wurden zahlreiche Validierungen eingebaut, die die erfassten Daten zum Teil bereits bei der Eingabe (maximale Anzahl an Zeichen, Verwendung gültiger Zeichen etc.) oder im jeweiligen Verfahrensschritt (wie bei Pflichtfeldern, bestimmten Schreibweisen etc.), spätestens aber vor Übermittlung an die EU verifizieren.

Validierung der EU-Verfahrensangaben

Abb. Neue Validierung bei der Erfassung der Verfahrensangaben

Für Nutzer des VMS bzw. aus Sicht der elektronischen Vergabeakte erfolgt die Kommunikation „nach außen“ sowie die Datenübertragung an die EU unverändert über die angebundene E-Vergabeplattform. Der hierfür am häufigsten eingesetzte Vergabemarktplatz (in den Installationen wie z.B. in Brandenburg, Rheinland-Pfalz, vergabe.NRW, vergabe.Niedersachsen, DTVP etc.) wurde in der parallel zum VMS veröffentlichten VMP-Version 6.8 für die neue EU-Bekanntmachungsschnittstelle rezertifiziert und übernimmt nun die vollständig automatisierte Veröffentlichung der Bekanntmachungen auf TED (vgl. hierzu auch unseren Blog-Beitrag „cosinex EU-Schnittstelle erfolgreich rezertifiziert“).

6.5_Lose_neue_Angaben_EDIT.png

Abb. Beispiel der neuen Verfahrensangaben anhand der erweiterten Eingabemöglichkeiten für Lose.

Neuer Veröffentlichungsprozess für EU-Verfahren

Bislang konnten die Bekanntmachungen am Tag der Absendung an die EU zeitgleich auch national veröffentlicht werden. Durch die Vergaberechtsreform dürfen diese nunmehr erst dann national veröffentlicht werden, wenn die Bekanntmachung auch EU-weit veröffentlicht wurde, spätestens aber 48 Stunden nach der Bestätigung über den Eingang der Bekanntmachung bei SIMAP. Um den neuen Prozess für die Nutzer unserer Lösungen möglichst komfortabel und einfach zu gestalten, wurde eine neue Schnittstelle zur EU implementiert, über die der Vergabemarktplatz automatisch informiert wird, wenn die Bekanntmachung bei TED veröffentlicht wurde. Erhält der Vergabemarktplatz nicht binnen 48 Stunden eine Rückmeldung von der EU, erfolgt die Veröffentlichung national (einschließlich etwaiger Weiterleitungen) automatisiert.

EU_Weiterleitung_neuerStatus_neueInfos.pngAbb. Darstellung zu Details einer EU-Weiterleitung mit neuem Status „Wartefrist EU“

Zugriff auf Vergabeunterlagen und Nachsendungen

Öffentliche Vergabeverfahren können mit den neuen Versionen des Vergabemanagementsystems und des Vergabemarktplatz nun auch so veröffentlicht werden, dass Unternehmen anonym – also ohne vorherige Registrierung oder Login – Vergabeunterlagen und die Bieterkommunikation einsehen können. Bei der so angezeigten Bieterkommunikation handelt es sich ausschließlich um Nachrichten, die von der Vergabestelle an alle Bewerber des jeweiligen Verfahrens gesendet wurden (z.B. Nachsendungen oder Antworten auf Fragen der Bewerber). Nachrichten, die nur an einzelne Bewerber oder eine Auswahl von Bewerbern gesendet werden (etwa für Absage- oder Zusagemitteilungen o.ä.) sind weiterhin nur für die Bewerber einsehbar, an welche die Nachricht gesendet wurde.

Abweichend hiervon können Vergabestellen entscheiden und in der Lösung auswählen, dass bei EU-weiten Verfahren im Ausnahmefall (wie etwa bei Verfahren nach Maßgabe der VSVgV) ohne Login bzw. vorherige Registrierung unverändert nur die Bekanntmachung eingesehen werden kann. Ein Zugriff auf weitere Informationen ist dann nur nach Anmeldung an der E-Vergabeplattform mit einem bestehenden Unternehmens-Account oder entsprechender Registrierung möglich. Dieser Freigabeprozess und die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten wurden auch für Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte realisiert, sodass Vergabestellen – ggf. abhängig von individuellen Erlasslagen oder internen Vorgaben – entscheiden können, ob sie „unterhalb der Schwelle“ den gleichen Prozess wählen wie er bei EU-weiten Vergaben nun vorgegeben wurde.

In beiden Fällen wird den Unternehmen in den E-Vergabeplattformen auf Basis des Vergabemarktplatz die Möglichkeit angeboten, am Verfahren „teilzunehmen“. Die Teilnahme muss bestätigt werden, wenn Nachrichten an die Vergabestelle gesendet oder elektronische Teilnahmeanträge und Angebote abgegeben werden sollen. Ein weiterer Vorteil für die Bewerber bei einer frühzeitigen Bestätigung ihrer Teilnahme ist, dass sie hiernach wie gewohnt auch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert werden.

Nach einer Bestätigung der Teilnahme werden die Unternehmen zudem in die gewohnten Bewerberlisten der Vergabeplattform bzw. im Rahmen der E-Vergabeakte im VMS aufgenommen.

6.5_Einstellung_Anonymer_Zugriff_EDIT.png

Abb. Einstellungen zum anonymen Zugang zu den Vergabeunterlagen im Bereich „Synchronisierung“ am Beispiel des VMS

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Abb. Neue Darstellung des Projektraums für Unternehmen mit den Hinweisen zur Teilnahme (am Beispiel des cosinex Testsystems)

Elektronische Textform nach § 126b BGB

Vergabestellen wird mit den neuen Versionen des Vergabemanagementsystems und des Vergabemarktplatz als zusätzliche Option für erlaubte elektronische Angebotsformen die „Textform“ nach § 126b BGB angeboten. Diese Auswahloption steht für nationale wie EU-weite Vergabeverfahren zur Verfügung.

Wenn elektronische Angebote in Textform erlaubt werden, können Unternehmen ohne fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur Angebote über das cosinex Bietertool abgeben. Von den Unternehmen muss lediglich ein neues Textfeld mit den notwendigen Angaben im Sinne des § 126b BGB befüllt werden, welches nach dem Öffnen im VMS sowie auf dem Vergabemarktplatz angezeigt wird.

Elektronische Angebote in Textform werden, wie alle anderen Arten von elektronischen Angeboten, weiterhin über die Sicherheitsinfrastruktur eines Governikus-Intermediärs bis zur Angebotsöffnung verschlüsselt vorgehalten und transportiert. Dies gewährleistet, dass alle Vorteile im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit bei Einsatz einer PKI-Infrastruktur unverändert bestehen bleiben (vgl. hierzu auch den Blog Beitrag „Datensicherheit und E-Vergabe„).

Für weitere Informationen zu den rechtlichen Grundlagen empfehlen wir den aktuellen Beitrag in unserem Blog unter „Die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren | Teil 4

6.5_VA-Angebote_Textform_EDIT.png

Abb. Neue Option „Elektronisch in Textform“ unter „Verfahrensangaben – Angebote/Teilnahmeanträge“

6.5_Angebote_Übersicht_EDIT.png

Abb. Ein während der Angebotsöffnung importiertes elektronisches Angebot in Textform

Weitere Änderungen im Überblick

  • Protokollierung: Die Protokollierung (im Sinne des § 10 Abs. 1  Nr. 7 VgV) wurde erweitert und ist für Mandantenadministratoren im Vergabemarktplatz zudem (anonymisiert) unter „Protokollierung“ aufrufbar.
  • Erweiterte Validierungsregeln für Verfahrensangaben
  • Anpassung in den Admin-Bereichen der Systeme
  • Aktualisierung des cosinex-Formularsatzes

Die Vergaberechtsreform wurde im Vergabemanagementsystem in den elektronischen Vergabeakten an div. weiteren Stellen berücksichtigt, wodurch es z.B. bei den mandantenspezifischen Konfigurationsmöglichkeiten (die zur kundenindividuellen Ausprägung des Systems verwendet werden können) zu zahlreichen Anpassungen gekommen ist. Hierzu gehören u.a.:

  • der Assistent zur Auswahl der Verfahrensart
  • Ausnahmetatbestände bei der Abweichung vom Regelverfahren
  • Wertgrenzenkonfigurationen
  • Fristen und Ausnahmetatbestände für Fristverkürzungen
  • Prüfungs- und Wertungsfragen
  • die Aufhebung von Verfahren
  • mandantenspezifische Vorlagen
  • usw.

Ausblick weitere Anpassungen

Eine Reihe von Vorlagen bzw. Vordrucken verschiedener Vergabehandbücher, die im Produktstandard zum Teil landesspezifisch eingebunden sind, konnten in den jüngsten Versionen noch nicht bereitgestellt werden, da diese nicht rechtzeitig für eine Umsetzung vorlagen und zum Teil bis heute nicht vorliegen. Zudem wurden einige Komfortfunktionen und Ausfüllhilfen bei EU-weiten Verfahren, wie etwa der Assistent für die Auswahl eines NUTS-Codes, in den neuen Modulen zu den EU-Verfahrensangaben noch nicht berücksichtigt.

Die neuen Formulare sowie die bekannten Komfortfunktionen werden daher über Zwischenversionen in den kommenden Wochen sukzessive bereitgestellt.

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