Anforderung an das Scannen bei elektronischen (Vergabe-)Akten

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Nicht nur durch das E-Government-Gesetz haben die Bemühungen um ein „papierloses“ Büro und die elektronische Aktenführung in vielen öffentlichen Einrichtungen aber auch bei Versicherungen und anderen Unternehmen in den letzten Jahren erheblichen Aufwind erfahren. Auch eine Reihe von Vergabestellen, die unser Vergabemanagementsystem im Einsatz haben, nutzen interne Systeme heute bereits für das Führen einer ganz – oder zumindest überwiegend – elektronisch vorgehaltenen Vergabeakte (E-Vergabeakte).

Aber gerade dann, wenn E-Vergabeakten nicht hybrid (also teilweise elektronisch und teilweise in Papierform), sondern vollständig elektronisch geführt werden, ergibt sich häufig die Notwendigkeit des Scannens einzelner Unterlagen, die aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht elektronisch vorliegen. Gute Beispiele sind u.a. schriftlich eingereichte Angebote – wenn noch keine ausschließlich elektronische Angebotsabgabe vorgesehen ist – oder externe Vermerke. Der Weg, auch diese Dokumente der E-Vergabeakte hinzuzufügen, führt im Regelfall über das Scannen der Unterlagen. Moderne und inzwischen verhältnismäßig günstige Hochleistungsscanner machen es heute einfach, auch umfassende Dokumente ohne größeren Aufwand zu digitalisieren.

Mit der Veröffentlichung eines Fehlers in der Lösung eines namhaften Herstellers durch den deutschen Informatiker David Kriesel vor rund zwei Jahren, wurde aber deutlich, dass auch an die Technik für das Scannen von Dokumenten im Hinblick auf eine rechtssichere elektronische Aktenführung hohe Anforderungen zu stellen sind: Im konkreten Fall führte der Fehler u.a. dazu, dass Zahlen geändert oder verdreht wurden und dies im Scan kaum erkennbar war. Nicht nur bei schriftlich eingegangenen Angeboten wird klar, welche Folgen ein solch „falscher“ Scan haben kann.

Da kein Gesetz verbindlich regelt, wie Akten elektronisch geführt werden müssen und welche Anforderungen an das Scannen gestellt werden, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Richtlinien erarbeitet: Bereits vor zwei Jahren veröffentlichte das BSI eine erste technische Richtlinie zum sog. „ersetzenden Scannen“, die grundlegende IT-Sicherheitsstandards definiert. Unter ersetzendem Scannen wird das rechtssichere Einlesen von Dokumenten unter Vernichtung der Originale verstanden. Im Frühjahr folgten nun drei weitere Richtlinien, die das Bildkompressionsverfahren, welches zur fehlerhaften Verarbeitung der Daten geführt hatte, für ein rechtssicheres ersetzendes Scannen als nicht zulässig bestimmen.

Unser Praxistipp

Vergabestellen, die vollelektronische E-Vergabeakten führen und diesen elektronische Dokumente über das ersetzende Scannen hinzufügen, sollten bei der Auswahl von Geräten sowie der entsprechenden Scan-Software darauf achten, dass die angesprochenen Richtlinien des BSI durch die Technik eingehalten werden. Befinden sich bereits Scanner und eine entsprechende Software im Einsatz, sollte (falls noch nicht geschehen) durch die IT-Abteilung bzw. den IT-Dienstleister geprüft werden, ob die eingesetzte Lösung von dem Fehler betroffen sein könnte.

Weitere Informationen zum Thema

  • Die Richtlinien und weitere Informationen des BSI finden Sie unter diesem Link.
  • Einen Beitrag zur Vorstellung des Fehlers mit anschaulichen Beispielen finden Sie im Blog von David Kriesel.
  • Eine Besprechung eines in diesem Zusammenhang interessanten Urteils des Verwaltungsgerichts Wiesbaden zum Scannen im Hinblick auf eine elektronische Ausländerakte finden Sie unter diesem Link.
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