Modernes Vergabemanagement bei der Stadt Marl

Immer komplexer werdende vergaberechtliche Regeln, länderspezifische Vorgaben in Form von Tariftreue- und Vergabegesetzen, die Berücksichtigung sozialer sowie nachhaltiger Aspekte, Berücksichtigung regionaler Unternehmen – und natürlich bitte immer schön wirtschaftlich…

Die autonome Durchführung von Vergabeverfahren durch die Fachämter (als dezentrale Bedarfsträger) und Beschaffungsstellen stellt insbesondere für Kommunen eine immer größer werdende Herausforderung dar, die ohne Mithilfe entsprechend qualifizierter externer Projektanten oder bestenfalls zentraler Vergabestellen oder des Rechtsamts insbesondere bei EU-weiten Vergabeverfahren kaum noch zu bewältigen ist. Ein seit vielen Jahren propagierter Ansatz ist die Bündelung der Vergabeaktivitäten in sog. zentralen Vergabestellen.

Erste Ansätze in der Praxis verfolgten eine umfassende Zentralisierung aller Phasen eines Vergabeverfahrens. Häufig zeigte sich, dass es insbesondere für kleine und mittelgroße, zum Teil sogar für große Behörden und Organisationen kaum möglich war, das für eine Leistungsbeschreibung oder die Angebotswertung erforderliche Know-how – bezogen auf alle Aspekte einer zu beschaffenden Leistung – in einer Vergabestelle zu bündeln. Moderne Ansätze wie die der Stadt Marl verfolgen einen gemischt zentral/dezentralen Ansatz: Phasen des Vergabeverfahrens, die ein spezifisches Know-how im Hinblick auf die zu beschaffende Leistung verlangen, wie etwa die Beschreibung der Leistung, Anforderungen an die Bieter bzw. deren Eignung sowie die konkrete „Angebotswertung“ und Preisprüfung bezogen auf die Erfüllung der Anforderungen, verbleiben bei den fachlich zuständigen Beschaffungsstellen und Bedarfsträgern. Die Phasen des Vergabeverfahrens, die insb. formale Anforderungen an den Vergabeprozess abbilden, werden einheitlich durch eine zentrale Vergabestelle durchgeführt. Diesen Weg ging auch die Stadt Marl mit der Einrichtung einer zentralen Vergabestelle, die alle Vergaben der Stadt bündelt und durchführt. Ab 1968 zunächst nur für den Baubereich eingerichtet, führt die Zentrale Vergabestelle der Stadt Marl inzwischen die Vergaben gemäß der VOB und VOL für die gesamte Verwaltung durch.

Eine weitere wichtige Aufgabe besteht in dem Management einer zentralen Bewerberdatenbank, die strukturiert alle Unternehmen erfasst, die für die Angebotsaufforderung bei beschränkten Ausschreibungen oder freihändigen Vergaben aufgrund entsprechender Eigenerklärungen in Frage kommen. Über einen strukturierten Firmenprofilbogen werden wesentliche Angaben eines Unternehmens erfasst, die bei der Beurteilung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit helfen. Umfasst sind hierbei die wesentlichen Eigenerklärungen (Aussagen zur Insolvenz, Begleichung von Steuern und Abgaben etc.). Diese Bieterdatei soll den Fachbereichen in naher Zukunft zur Verfügung gestellt werden.

Wenn die Organisation steht, gelingt der Start in die E-Vergabe meist in wenigen Tagen

Ursprünglich sollte in Marl zeitnah mit dem Start der zentralen Vergabestelle mit der E-Vergabe begonnen werden, d.h. mit der elektronischen Unterstützung der Kommunikation zwischen der zentralen Vergabestelle und den Bietern.

„Nach einer Markterkundung und Praxistests war klar, dass wir gleich über die bloße E‑Vergabe hinausgehen und auch unsere internen Prozesse elektronisch unterstützen wollten“, erklärt Brigitte Heermann, Leiterin der Abteilung Verwaltungsservice. „Mit dem cosinex Vergabemanagementsystem haben wir eine Lösung gefunden, die sich ohne Projektrisiken oder langfristige Vertragsbindungen direkt von uns einsetzen ließ.“

Die Möglichkeit, zunächst mit einer Software als Service-Modell zu starten und später, z. B. bei Einbindung der Fachämter, den Betrieb auch selbst übernehmen zu können, war ein weiterer Grund für die Entscheidung.

Das Vergabemanagementsystem übernimmt bei der Stadt Marl die Führung der elektronischen Vergabeakte und unterstützt die Erstellung der wichtigsten Formulare. Plausibilitätsprüfungen unterstützen die Mitarbeiter darüber hinaus bei der Dokumentation. In der zentralen Bewerberdatenbank des Systems werden die Unternehmen verwaltet, die für die Aufforderung zur Angebotsabgabe in Frage kommen, zudem werden die abgegebenen Eigenerklärungen verwaltet.

Über die Stadt Marl

Mit rund 5.1 Millionen Einwohnern ist die Metropole Ruhr der größte Ballungsraum in Deutschland und gehört zu den fünf größten Verdichtungsregionen in Europa. Teil der Metropole Ruhr – am nördlichen Rand zum Münsterland gelegen – ist mit fast schon beschaulichen 85.000 Einwohnern die Stadt Marl; zweitgrößte Kommune des Kreises Recklinghausen und nach Maßstäben der meisten Bundesländer damit fast eine Großstadt.