Neue VMS-Schnittstelle zu Dokumentenmanagementsystemen

Logo Vergabemanagementsystem / schnittstelleMit der kommenden Version des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wird u.a. eine neue Schnittstelle zur Übergabe der im System geführten „E-Vergabeakten“ an Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglicht. Mit diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick über diese neue Schnittstelle geben, der auch im Hinblick auf das E-Government-Gesetz und die kommenden Grundsätze der elektronischen Aktenführung (kurz E-Akte) zukünftig in der Praxis eine zunehmend größere Bedeutung zu kommen wird.

Schnittstellen in Vergabemanagementsystemen

Moderne Vergabemanagementsysteme unterstützen nicht nur die internen Abläufe der Vergabestelle, sondern übernehmen insbesondere auch die revisionssichere Dokumentation der Vergabe im Rahmen einer elektronischen Vergabeakte (E-Vergabeakte). Mit diesen breiten und prozessunterstützenden Aufgaben stehen solche Systeme bei vielen Vergabestellen vor der Herausforderung, dass sie in bestehende Drittsysteme wie etwa ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme, Beschaffungsplattformen und natürlich auch E-Vergabeplattformen (für die sichere Kommunikation zwischen Vergabestelle und Unternehmen) einfach und mit wirtschaftlichem Aufwand integrierbar sein müssen.

Dieses Ziel gelingt nur, wenn solche Schnittstellen zu Drittsystemen möglichst bereits im Produktstandard des Vergabemanagementsystems enthalten sind und so konfigurierbar ausgelegt werden, dass sie ohne größeren Entwicklungsaufwand an Drittsysteme angebunden werden können. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Berücksichtigung von nationalen oder internationalen Standards, soweit diese vorhanden sind. Bei der Berücksichtigung solcher Vorgaben sollte es nicht nur um die verwendeten Technologien gehen, wie etwa die Nutzung sog. Webservices (über gängige Protokolle wie etwa SOAP oder REST). Im besten Fall existieren darüber hinaus auch fachliche Standards, die Schnittstellen beschreiben. Ein gutes Beispiel hierfür wäre der in Abstimmung befindliche XVergabe-Standard.

Unter anderem besteht für Dokumentenmanagementsysteme eine solche fachliche Vorgabe seit einigen Jahren in Form des sog. CMIS-Standards (Content Management Interoperability Services). Zu den Unternehmen, die bereits seit 2007 aktiv an den entsprechenden CMIS-Spezifikationen arbeiten, gehören IBM, EMC, Microsoft, Oracle, SAP und viele andere. Zu den Anwendungen, die CMIS unterstützen, gehören sowohl Open Source-basierte Dokumentenmanagementsysteme wie etwa „Alfresco“, aber auch die in öffentlichen Verwaltungen stärker vertretenen DMS-Lösungen wie OpenText oder Fabasoft.

Nutzen und Vorteile der neuen Schnittstelle

Während ein Vergabemanagementsystem ein Verwaltungsfachverfahren darstellt, bestehen in zunehmend mehr öffentlichen Einrichtungen sog. Dokumentenmanagementsysteme für die verfahrensübergreifende Verwaltung elektronischer Dokumente.

Die neue Schnittstelle ermöglicht nach Abschluss einer Vergabe im VMS die Übergabe der elektronischen Vergabeakte einschließlich aller zu der Vergabe gehörenden Dateien (z.B. elektronische Angebote) an ein Dokumentenmanagementsystem auf Basis des CMIS-Standards. Damit stehen die Vergabeakten in den z.T. bereits organisationsweit eingesetzten DMS zur Verfügung, können in die bestehenden Ablagestrukturen eingruppiert werden und sind hiernach entsprechend Berechtigungskonzept des DMS in diesem auffindbar.

Soweit im Rahmen des Einsatzes eines DMS eine Langzeitarchivierung umgesetzt oder geplant ist, kann damit auch die Archivierung elektronischer Vergabeakten erfolgen.

Einsatz der Schnittstelle

Die Schnittstelle wurde wie alle Weiterentwicklungen an unseren Lösungen in den Produktstandard übernommen und steht daher allen Nutzern des VMS zur Verfügung.

Wenn Sie Interesse am Einsatz der Schnittstelle haben, können Sie sich gerne an Ihren zuständigen Projektleiter oder unser Team Produktberatung wenden.

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