Mit Hilfe des CPV-Codes die richtigen Aufträge finden

CPV-CodeWie finde ich als Unternehmen den passenden Auftrag? Was können Öffentliche Auftraggeber tun, damit ihre Ausschreibungen viele Unternehmen erreicht?

Bei Beiträgen zur E-Vergabe und der Nutzung von E-Vergabeplattformen geht es meist um Fragen zur elektronischen Teilnahme an Vergabeverfahren. Aus Sicht vieler Unternehmen ist die erste Hürde jedoch, passende Aufträge und Bekanntmachungen zu recherchieren. Umgekehrt sollten Vergabestellen darauf achten, die eigenen Ausschreibungen für Unternehmen auch „gut auffindbar“ zu machen. Ein europaweit einheitlicher Standard, der sog. CPV-Code, kann hierbei helfen.

Aufgrund des Interesses an unserem letzten Blog-Beitrag zum Thema CPV-Code im Kontext der Entscheidung der Vergabekammer des Bundes („VK Bund: Wie genau muss der CPV-Code sein?“), möchten wir mit diesem Beitrag Vergabestellen wie Unternehmen Hinweise und Tipps zum Einstellen von Ausschreibungen bzw. der Suche nach Aufträgen insbesondere für die E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Software Vergabemarktplatz (VMP) geben.

Der Einsatz von CPV-Codes in Vergabemarktplätzen

Der VMP ist eine Software zum Aufbau und Betrieb von E-Vergabeplattformen. Aufgrund seines Funktionsumfangs kann er nicht nur für die Durchführung elektronischer Vergabeverfahren, sondern auch als zentrale Veröffentlichungsplattform bzw. (amtliches) Veröffentlichungsorgan für elektronische Vergabebekanntmachungen verwendet werden.
Die Vielzahl der in einzelnen Installationen veröffentlichen Bekanntmachungen macht eine komfortable Suche für Unternehmen und umgekehrt ein einfaches „Einsortieren“ der Bekanntmachung durch die Vergabestellen erforderlich. E-Vergabeplattformen auf Basis des VMP verwenden hierfür bei EU-weiten wie nationalen Ausschreibungen den sog. CPV-Code. Dieser CPV (Common Procurement Vocabulary, zu Deutsch: Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge) ist der europaweite Standard für die Klassifizierung Öffentlicher Aufträge.

Verwendung des CPV-Katalogs durch öffentliche Auftraggeber

Für alle öffentliche Bekanntmachungen rund um Vergabeverfahren, d.h. von Teilnahmewettbewerben, Öffentlichen Ausschreibungen bis hin zu Ex ante- oder Ex post-Veröffentlichungen bietet der VMP die Möglichkeit, die Bekanntmachung einem oder mehreren CPV-Codes zuzuweisen. Bei einer entsprechenden Zuweisung sind diese Veröffentlichungen für Unternehmen dann in den entsprechenden Kategorien aufzufinden. Für die Suche nach dem richtigen CPV-Code bietet der VMP unterschiedliche Hilfen.

Zunächst bietet das System die Anzeige der „Baumstruktur“ des CPV-Codes, in der von den Oberkategorien auf die jeweils darunter liegende Kategorie navigiert werden kann, um den passenden Code auszuwählen.

Produkte oder Leistungen stellen dabei die allerunterste Ebene dieser Hierarchie dar. Jeder Teil der CPV-Struktur, egal ob Kategorien, Unterkategorien oder die einzelnen Produkte oder Leistungen selbst, besitzt immer eine eindeutig zugeordnete CPV-Code-Nummer (Produkte bzw. Leistungen sind also „konkret“). So sind „Putzarbeiten“ eine konkrete Leistung, die ihrerseits Teil der Kategorie „Baufertigstellung“ ist. Diese Kategorie enthält aber nicht nur eine konkrete Leistung, sondern gleichzeitig auch weitere Kategorien, wie z.B. „Anstrich- und Verglasungsarbeiten“ oder „Bodenbelags- und Wandverkleidungsarbeiten„.

CPV-Code Katalog

Darüber hinaus bietet das System eine Volltextsuche innerhalb der Kategorien selbst, mit der auch nach Wortbestandteilen gesucht werden kann. Eine Suche nach „Möbel“ findet so sowohl „Schulmöbel“ (CPV-Code 39160000) als auch die „Installation von Einbaumöbeln“ (45421153).

Tipps für Vergabestellen

  • Die (CPV-)Kategorie sollte im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung möglichst präzise, im Sinne des hierarchischen Kategoriebaums also „tief“, ausgewählt werden.
  • In Zweifelsfällen und insbesondere dann, wenn mehrere Fachlose ausgeschrieben werden sollen, sollten möglichst mehrere CPV-Codes ausgewählt werden. Es gilt die Faustregel: Lieber zu viele als zu wenige CPV-Codes verwenden.
  • Die im VMP ausgewählten CPV-Codes können bei EU-weiten Vergaben selbstverständlich auch im Rahmen der Übermittlung an SIMAP bzw. das Amt für Veröffentlichungen der EU über die bestehende Schnittstelle verwendet werden.
  • Neben einer Suche nach CPV-Codes bietet der VMP auch die Möglichkeit einer Volltextsuche über die Bekanntmachung selbst. Daher sollten trotz Angabe des CPV-Codes in der Beschreibung des Auftragsgegenstandes auch einschlägige Begriffe und Synonyme verwendet werden.

Hinweise zur Recherche nach Bekanntmachungen

Für die Recherche nach interessanten Ausschreibungen durch Unternehmen ist es wichtig zu wissen, dass ein Öffentlicher Auftraggeber (bei EU-weiten Ausschreibungen) lediglich verpflichtet ist, die Anforderungsspezifikationen in seiner Bekanntmachung ausreichend genau anzugeben.

Es ist nicht ausdrücklich festgelegt, was in welchem Fall ausreicht. Wenn der Auftraggeber bei den Anforderungsspezifikationen nicht allzu genau sein möchte, gibt er den CPV-Code einer Kategorie an; will er sehr genau sein, gibt er den CPV-Code einer konkreten Leistung bzw. eines Produkts an.

Als Unternehmen sollten Sie nicht nach einzelnen konkreten Leistung suchen, sondern lieber allgemeinere Kategorien auswählen, denn Sie können nicht wissen, wie genau der CPV-Code vom Auftraggeber angegeben wurde.

Hierzu sollten Sie beachten: Alle verfügbaren CPV-Codes, die in der Hierarchie oberhalb des von Ihnen gewählten CPV-Codes liegen, werden von der Suchfunktion ausgeschlossen. Wenn Sie allgemeinere Kategorien bei Ihrer Suche verwenden, werden interessante Ausschreibungen nicht systematisch vom Suchergebnis ausgeschlossen, weil die Suchkriterien ggf. zu eng eingegrenzt sind.

Im Hinblick auf die Suchprofile und den (E-Mail-)Benachrichtigungsdienst, der u.a. auch auf CPV-Codes abstellt, ist Folgendes zu beachten: Für jedes erstellte Suchprofil kann ein E-Mail-Benachrichtigungsdienst gesondert aktiviert bzw. deaktiviert werden. Je mehr Optionen im Suchprofil eingesetzt werden, desto genauer ist eingegrenzt, was die Vergabeplattform für das Suchergebnis herausfiltern soll.

Alle Suchoptionen, die im Fenster für die Bearbeitung eingestellt werden können, können auch kombiniert werden.

Unsere Tipps für Unternehmen / Bieter

Unsere Empfehlungen an Bieter lauten:

  • Bei der Auswahl der Kategorien sowohl in der manuellen Suche als auch bei der Einrichtung von Suchprofilen sollten eher übergeordnete Kategorien ausgewählt werden. Eine zu „tiefe“ Auswahl im Kategoriebaum kann dazu führen, dass Ausschreibungen übersehen werden, wenn die Vergabestelle die Ausschreibung nicht entsprechend präzise einsortiert hat.
  • Legen Sie verschiedene Suchprofile mit unterschiedlichen CPV-Codes an. Im Zweifel probieren Sie aus, über welches Suchprofil Sie die besten Treffer erhalten.
  • Verwenden Sie neben der Suche in den CPV-Codes immer auch die Möglichkeit der Volltextsuche und probieren Sie am besten auch mögliche Synonyme (Laptops, Notebooks, Tragbare Computer etc.).
  • Begriffe im Rahmen einer Volltextsuche in Kombination mit der Auswahl eines CPV-Codes innerhalb eines Suchprofils oder einer Suche sollten Sie nur im Ausnahmefall verwenden. Die Profile sind so gestaltet, dass beide Anforderungen vorliegen müssen, d.h., dass Sie die Ausschreibung nur finden, wenn in der ausgewählten Kategorie auch der Begriff vorkommt, nicht jedoch, wenn er in einer Bekanntmachung in einer anderen Kategorie vorkommt.

Anleitung des Deutschen Vergabeportals (DTVP)

Deutsches Vergabeportal (dtvp.de)Das Deutsche Vergabeportal (kurz DTVP) stellt seit kurzem einen Leitfaden für Unternehmen rund um CPV-Codes zur Verfügung, mit weitergehenden Tipps und Hinweisen. Die Anleitung finden Sie hier.

Ebenfalls auf Basis der cosinex Technologie VMP bietet das Deutsche Vergabeportal für Vergabestellen eine einfach nutzbare und wirtschaftliche E-Vergabeplattform in Form von „Software as a Service“. Für Unternehmen bietet das Portal nicht nur die kostenfreie Möglichkeit der Teilnahme an den über das Portal abgewickelten Ausschreibungen, sondern darüber hinaus Recherchemöglichkeiten in laufend über 12.000 deutschlandweiten Vergabebekanntmachungen.

Weitere Links

…rund um die rechtliche Bedeutung der Auswahl des „richtigen“ CPV-Codes bei EU-weiten Ausschreibungen

  • Eine Kommentierung der Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten bei fehlerhaften TED-Einträgen im Vergabeblog finden Sie hier.
  • Einen weiteren Beitrag im Vergabeblog zu falschen CPV-Codes bei EU-weiten Ausschreibungen finden Sie hier.
  • Den Leitfaden zum CPV-Code und zur Einrichtung von Suchprofilen für Unternehmen bei DTVP finden Sie hier.
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