Die aktuelle Entscheidung der Vergabekammer Südbayern vom 07. Juli diesen Jahres dürfte im Ergebnis nicht überraschen: Sie befand, dass Bieter bei verspätetem Zugang eines Teilnahmeantrags infolge einer ungewöhnlich langen Postlaufzeit diesen auch in Vergabeverfahren nach VOF mit der Folge eines zwingenden Ausschlusses zu vertreten hat.
Hiervon sei auch dann keine Ausnahme zu machen, wenn die Vergabestelle die Übermittlung auf dem Postweg vorgeschrieben habe und die Verspätung durch Verschulden des Postdienstleisters verursacht wurde. Darüber hinaus seien verspätet eingereichte Teilnahmeanträge nicht anders zu behandeln als verspätet eingereichte Angebote (Beschluss vom 07.07.2014 (Z3-3-3194-1-24-05/14)).
Zum vorliegenden Sachverhalt
In dem konkreten Fall beabsichtigte die Vergabestelle einen Auftrag nach Maßgabe der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) für die technische Ausrüstung, Elektro- und IT-Technik zum Neubau einer Verkehrs- und Betriebszentrale zu vergeben.
Der Auftrag sollte im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach VOF vergeben werden. In der Bekanntmachung legte die Vergabestelle u.a. fest, dass Teilnahmeanträge (auf dem Postweg) bis zum 08.04.2014, 10.00 Uhr, einzureichen seien. Der Teilnahmeantrag der späteren Antragstellerin ging verspätet ein. Mit Schreiben vom 08.04.2014 teilte die Vergabestelle der Antragstellerin mit, dass ihr Teilnahmeantrag am 08.04.2014 um 15.43 Uhr und somit verspätet eingegangen sei. Wegen des nicht fristgerechten Eingangs des Teilnahmeantrages könne sie für das weitere Verfahren nicht berücksichtigt werden.
Der Teilnahmeantrag wurde an die Antragstellerin zurückgesandt. Die Antragstellerin wies nach, dass der Teilnahmeantrag vier Tage vor Fristablauf (!) per DHL-Express-Sendung auf den Postweg gebracht wurde. Gegen ihre Nichtberücksichtigung strengte sie ein Nachprüfungsverfahren an: Der Postweg sei in der Bekanntmachung vorgeschrieben gewesen und sie habe alles ihr Mögliche getan habe, um eine rechtzeitige Übermittlung zu gewährleisten.
Der Nachprüfungsantrag blieb – im Ergebnis als unbegründet zurückgewiesen – ohne Erfolg. Das Übermittlungsrisiko verbleibt auch in solchen Konstellationen beim Bieter.
Vorteile der E-Vergabe auch für Verfahren nach VOF
Auch wenn die Entscheidung in vergaberechtlicher Hinsicht und unter Maßgabe allgemeiner zivilrechtlicher Grundsätze zu Zugang und Fristen keine Überraschung darstellt, macht der Fall doch eindrücklich die Vorteile der elektronischen Übermittlung auch für die solche Verfahrensarten deutlich, die nur bedingt (strukturiert) elektronisch unterstützbar sind.
Gerade das EU-weite Verhandlungsverfahren (VOF) wie auch z.B. der Wettbewerbliche Dialog zeichnen sich dadurch aus, dass der Vergabestelle ein deutlich größerer Gestaltungsspielraum bei der individuellen Ausgestaltung eingeräumt wird. Dies macht umgekehrt eine strukturierte, „workflow-basierte“ Unterstützung solcher, im Einzelfall unterschiedlicher, Verfahrensabläufe nur bedingt abbildbar. Dass aber zumindest die Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter sowie Grundzüge der Verfahrensdokumentation abbildbar sind und hieraus sowohl ein Mehrwert für die Vergabestelle, als auch für den Bieter entsteht, belegt der Sachverhalt deutlich.
Bei Einsatz der elektronischen Vergabe wäre dem Bieter eine zusätzliche Bearbeitungsdauer von fast vier Tagen möglich gewesen. Der fristgerechte Zugang hätte kurzfristig bewirkt werden können.
Moderne E-Vergabeplattformen bieten bereits heute nicht nur die Möglichkeit, „Standardverfahren“ (Öffentlich, Offenes Verfahren, etc.) strukturiert abzuwickeln, sondern darüber hinaus auch Verhandlungsverfahren oder Wettbewerbliche Dialoge im Hinblick auf die elektronische Kommunikation und Transaktion durchzuführen, deren Bekanntmachungen strukturiert zu erarbeiten und diese über zertifizierte OJS eSender-Schnittstellen an die EU zu übermitteln.
Vorteile für Bewerber
Da die vom Auftraggeber genutzte E-Vergabeplattform in nahezu jeder denkbaren Fallkonstellation zu dessen Risikosphäre gehört, liegt die Gefahr eines verspäteten Zugangs nicht mehr beim Bieter, sobald die Übertragung erfolgreich abgeschlossen wurde. Zeitgemäße Lösungen stellen dem Bieter als Nachweis nach Übermittlung ein qualifiziertes Sendeprotokoll zur Verfügung.
