Keine Kosten für elektronische Vergabeunterlagen!

Falls Vergabeunterlagen noch in nicht-elektronischer Form bereitgestellt werden, gilt, dass im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung / des offenen Verfahrens bei direkter wie postalischer Übermittlung für deren Vervielfältigung Kostenersatz gefordert werden darf. Hierbei ist es nach einhelliger Meinung dem Auftraggeber nicht erlaubt, seine insgesamt mit der Ausschreibung zusammenhängenden Kosten umzulegen. Dies gilt insbesondere für die internen wie auch etwaige externe Kosten der Erstellung von Vergabeunterlagen.

Sollen Vergabeunterlagen (kostenpflichtig) auf nicht-elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden, sind deren Bereitstellungskosten in der Bekanntmachung anzugeben. Diese bemessen sich nach den Selbstkosten der Vergabestelle für die Vervielfältigung.

Hierzu zählen insbesondere Materialkosten (Papier, Druckfarbe, Verbrauch für elektr. Energie), Abschreibung, Instandhaltung und Instandsetzung der Vervielfältigungsgeräte sowie Umsatzsteuer (soweit der Auftraggeber umsatzsteuerpflichtig ist). Portokosten hingegen zählen nach der VOL/A nicht zu den erstattungsfähigen Kosten, anders bei Vergabeverfahren nach VOB/A.

Die selben Grundsätze gelten auch dann, wenn ein Dritter die Unterlagen für die Vergabestelle erstellt und vervielfältigt. Zudem können durch einen Dritten Kosten nur dann geltend gemacht werden, wenn der Auftraggeber den ihm zustehenden Anspruch abgetreten hat.

Bei elektronischer Bereitstellung der Vergabeunterlagen über eine E-Vergabeplattform ist ein Kostenersatz nicht vorgesehen und aus den oben genannten Grundsätzen zur Kostenermittlung somit auch nicht möglich.

Quelle: Auftragsberatungszentraum Bayern (http://www.abz-bayern.de/)

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