Einsatz von E-Mails in Vergabeverfahren nicht empfehlenswert!

E-Mails in Vergabeverfahren: Wie die Vergabekammer des Bundes in einer aktuellen Entscheidung herausstellt (VK Bund, Beschluss v. 03.02.2014 – VK 2-1/14), ist die Kommunikation mit den Bewerbern bzw. Bietern per E-Mail riskant.

Die Kommunikation per E-Mail mit Bietern bzw. Bewerbern im Rahmen laufender Vergabeverfahren ist insbesondere für Vergabestellen „verlockend“, die für die elektronische Kommunikation noch nicht auf E-Vergabeplattformen setzen. Die damit verbundenen Risiken und potentiellen Problemen sind bekannt und haben nun auch Einzug in die Rechtsprechung gefunden.

Der zu entscheidende Fall der VK Bund

In dem durch die Vergabestelle zu entscheidenden Sachverhalt ging die Vergabestelle zunächst im „analogen Verfahren“ vor und versandte alle Unterlagen einschließlich der Leistungsbeschreibung auf CD-ROM per Post. Sie gab hierbei keine eigene E-Mail-Adresse an, sondern nur die postalische Anschrift, Telefon- und Faxnummer der Vergabestelle an. Ergänzende Auskünfte bzw. Nachsendungen auf eingegangene Bieterfragen wurden jedoch ab dann per E-Mail und zwar ausschließlich an E‑Mail-Adressen versandt, die aus den Briefköpfen der interessierten Bewerber zusammengestellt wurden.

Auf Eingangsbestätigungen verzichtete die Vergabestelle und nutzte weder die Lesebestätigungsfunktion ihres E-Mail-Programms noch versicherte sie sich sonst wie über den erfolgreichen Eingang der E-Mails. Von den insgesamt drei Nachsendungen per E-Mail war in dem vorliegenden Fall die zweite Nachsendung entscheidend: Sie enthielt u.a. ein überarbeitetes Leistungsverzeichnis, welches die Bieter ihrem Angebot zwingend zugrunde legen sollten.

Ein Bieter gab ein Angebot auf Basis des „alten“ Leistungsverzeichnisses ab. Obwohl dieses preislich auf dem 1. Platz lag, wurde es von der Vergabestelle ausgeschlossen, da das Angebot nicht auf dem vorgegebenen (aktualisierten) Leistungsverzeichnis beruhte.

Was folgte, war absehbar: Der Bieter, dessen Angebot ausgeschlossen wurde, gab an, die E-Mail nicht erhalten zu haben. Die Vergabekammer des Bundes folgte dem Ansinnen des Bieters in der Weise, dass sie den Erhalt des überarbeiteten Leistungsverzeichnisses durch den Bieter nicht als erwiesen ansah.

Im Leitsatz wird daher durch die VK Bund empfohlen: „Um sicherzustellen, dass sie (die E-Mail) den Adressaten erreicht hat, trifft den Versender die Obliegenheit, über die Optionsverwaltung seines E-Mail-Programms die Möglichkeit zu nutzen, eine Lesebestätigung vom Empfänger anzufordern.“

Technisch ist allgemein bekannt, dass die Lesebestätigung sowohl durch den Empfänger generell als auch im Einzelfall sogar auf dem E-Mail-Server (für ein ganzes Unternehmen) ausgeschaltet werden kann, was die E-Mail damit zu einem untauglichen Medium für eine rechtssichere Kommunikation im Hinblick auf einen unkomplizierten Erhalt eines Zugangsbeweises macht.

Fazit zum Einsatz von E-Mails in Vergabeverfahren

Die Entscheidung belegt eindrucksvoll die Unzulänglichkeit der E-Mail als Kommunikationsmittel bei förmlichen Vergabeverfahren und die damit verbundenen Risiken. Die Fälle, in denen eine „nicht erhaltene“ E-Mail zu einem relevanten Wettbewerbsnachteil führt oder eine Vergabestelle den Zugang der E-Mail wie hier nicht nachweisen kann, sind über den konkret vorliegenden Fall fast beliebig erweiterbar.

Weitere Informationen

Eine umfassende Besprechung der Entscheidung von Fr. RA Dr. Valeska Pfarr findet sich in einem aktuellen Beitrag im Vergabeblog.