Version 6 des cosinex Vergabemanagementsystems

Logo VergabemanagementsystemDas cosinex Vergabemanagementsystem (kurz VMS) ist eines unserer Kernmodule im Bereich der E-Vergabe und die Lösung zur Unterstützung der internen Vergabeprozesse sowie der Dokumentation von Vergabeverfahren im Rahmen elektronischer Vergabeakten (E-Vergabeakte).

Unser VMS-Team im Bereich des Produktmanagements  bzw. der Software-Entwicklung arbeitet laufend an der Weiterentwicklung der Lösung. Zur Pflege der Software gehört im Regelfall die Anpassung des Vergabemanagementsystems an Änderungen der unterstützten Vergabehandbücher, Formularvorlagen sowie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen – auch im Zuge richterlicher Rechtsfortbildung.

Neben dieser „Basis“-Pflegeleistungen hat unser Team in den vergangenen Monaten auch sukzessive an einem neuen „Major-Release“ des Vergabemanagementsystems gearbeitet, dass in den kommenden Wochen zur Verfügung gestellt wird.

Highlights der kommenden Version möchte ich Ihnen im Rahmen einer „Sneak Preview“ kurz vorstellen.

Neue Benutzeroberfläche / Frontend

Die bereits seit Langem vollständig webbasierte Benutzeroberfläche wurde nun umfassend überarbeitet und lehnt sich zunehmend an die neuesten Web- und Usability-Standards an. Besonders zum Ausdruck kommt dies in einer personalisierten Startseite, von der insbesondere sowohl solche Nutzer einer Behörde profitieren, die nicht täglich mit dem Vergabemanagementsystem arbeiten, wie etwa Genehmiger oder Mitarbeiter von Fachabteilungen, als auch solche, die laufend an vielen Vergabeverfahren parallel im System (mit-)arbeiten.

Personalisierte Startseite im Vergabemanagementsystem

Neue personalisierte Startseite des VergabemanagementsystemsDirekt nach der Anmeldung im VMS erhält jeder Nutzer nun eine personalisierte Startseite (entsprechend der im System für ihn hinterlegten Rechte und abhängig davon, auf welche Vergabeverfahren er Zugriff hat). Die Startseite zeigt aktuell anstehende Aufgaben und bietet einen schnellen Überblick über die laufenden Verfahren. Im Wesentlichen sind dies:

  • Zugriff auf die zuletzt geöffneten Vergabeakten
  • Übersicht der für heute anstehenden Termine
  • Übersicht der Termine der nächsten drei Monate
  • Verfahren mit neuen ungelesenen elektronischen Nachrichten
  • Für Genehmiger: Verfahren mit ausstehenden Genehmigungen
  • Verfahren, bei denen die Angebots- / Teilnahmeantragsöffnung gestartet werden kann
  • Verfahren mit unbearbeiteten Freischaltungsanträgen

Die Darstellung der Startseite kann an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. So wird die Auswahl von Filtern u.ä. nutzerabhängig gespeichert, so dass nach erneutem Login und Aufruf der Seite die vorher ausgewählten Informationen zur Verfügung stehen.

Textvorlagen für Freitextfelder der Verfahrensangaben

Auswahl einer VorlageEine weitere und wesentliche Weiterentwicklung betrifft die Möglichkeit, bei einer überwiegenden Anzahl der zahlreiche Freitextfelder insb. im Bereich der Verfahrensangaben mandantenweite Vorlagen zu hinterlegen, aus denen die Nutzer im Vergabemanagementsystem auswählen können. Hiermit wird die Zusammenstellung der notwendigen Verfahrensinformationen deutlich beschleunigt und die Einhaltung von Vorgaben der Vergabestelle auf einfache Art und Weise unterstützt.

Interne Akzeptanz- und Usability-Tests haben ergeben, dass bei umfassender Nutzung der Vorlagenfunktion ein „Zusammenklicken“ der grundlegenden für die Vergabestellen häufig statischen Verfahrensinformationen selbst bei einem EU-weiten Vergabeverfahren innerhalb weniger Minuten ermöglicht wird.

Weitere Neuerungen und Erweiterungen der Version 6 des VMS

  • Vor allem für Entscheider bzw. Genehmiger wird ein neuer Export bzw. Report zur Verfügung gestellt: Das „Management Summary“, mit dem ein schneller Überblick über die verfahrensrelevanten Informationen insb. vor Genehmigungen möglich wird. Da es als Dokument aus dem System (als PDF) exportierbar ist, können auch Personen einbezogen werden, die evtl. keinen Zugang zum VMS haben.
  • Zur Dokumentation von eingereichten Nachweisen sind Vereinheitlichungen und Komfortfunktionen in allen relevanten Verfahren eingefügt worden, so dass der Erfassungsaufwand hier deutlich reduziert werden konnte.
  • Zahlungsangaben im Verfahren – sofern benötigt – können jetzt im SEPA-Datenformat angegeben werden.
  • u.v.m…

Bereitstellung und Ausblick 2014

Alle oben genannten Funktionalitäten werden im Rahmen der neuen Verfahrensversion 6.0 den Betreibern (für die Enterprise Edition) bzw. im Rahmen der Cloud Edition zur Verfügung gestellt.

Eine detaillierte Release-Note wird mit Bereitstellung der Version allen Betreibern zur Verfügung gestellt und zeitgleich im Service- und Support-Center (Bereich Vergabestellen) veröffentlicht.

Im Zuge der Weiterentwicklung für 2014 ist u.a. die Bereitstellung einer Standard-Schnittstelle im VMS auf Basis des CMIS-Standards für die Archivierung bzw. Langzeitarchivierung geplant.

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